Chứng từ kế toán là gì? Phân loại & quy định mới nhất 2026

Trong quá trình kinh doanh, việc nắm vững các kiến thức về chứng từ kế toán là vô cùng quan trọng giúp người bán hàng quản lý dòng tiền minh bạch và tránh rủi ro pháp lý. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết các quy định mới nhất trong bài viết dưới đây để áp dụng ngay cho cửa hàng của mình nhé.

1. Khái niệm chứng từ kế toán là gì?

Theo Luật Kế toán số 56/2024/QH15, chứng từ về kế toán là các loại giấy tờ hoặc vật mang tin dùng để phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã thực hiện xong, phục vụ làm căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán. Những tài liệu này không chỉ đơn thuần là thủ tục hành chính mà còn là bằng chứng có giá trị pháp lý cao nhất (bao gồm hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, biên lai...), giúp minh bạch hóa mọi hoạt động giao dịch của cửa hàng. (1)

Xem thêm: Nội dung chứng từ bao gồm những gì?

Chứng từ về kế toán là cơ sở pháp lý quan trọng để ghi nhận sự chuyển dịch tài sản và nguồn vốn trong kinh doanh.

2. Vai trò của chứng từ kế toán

Các vai trò cốt lõi bao gồm xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ, hỗ trợ kế toán viên nhập số liệu, ghi nhận nghiệp vụ tài chính và xác định trách nhiệm pháp lý. (2) (3) Cụ thể:

• Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ: Việc lưu giữ đầy đủ giấy tờ giúp chủ kinh doanh dễ dàng theo dõi dòng tiền và tài sản của cửa hàng. Từ đó, bạn có thể xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ, ngăn ngừa gian lận hoặc thất thoát hàng hóa.
• Hỗ trợ kế toán viên nhập số liệu: Đây là cơ sở pháp lý và bằng chứng thực tế duy nhất để nhân viên kế toán tiến hành ghi chép vào sổ sách. Nếu thiếu các giấy tờ này, mọi số liệu tài chính đều trở nên vô nghĩa và không được pháp luật công nhận.
• Ghi nhận nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh: Mọi hoạt động mua bán, thu chi tiền bạc của cửa hàng đều được phản ánh một cách chân thực và đầy đủ qua các loại giấy tờ này. Nó giúp người bán hàng nhìn nhận lại toàn bộ lịch sử giao dịch kinh tế đã thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định.
• Ghi nhận các cá nhân, đơn vị chịu trách nhiệm pháp luật: Trên mỗi tờ chứng từ đều có đầy đủ chữ ký xác nhận của những người liên quan đến giao dịch đó. Điều này giúp xác định rõ ràng trách nhiệm pháp lý của từng cá nhân hay phòng ban khi có xảy ra sai sót hoặc tranh chấp.

3. Các loại chứng từ về kế toán phổ biến hiện nay

Chứng từ được phân chia dựa trên nhiều tiêu chí như công dụng, địa điểm lập, trình tự lập, số lần ghi, tính cấp bách và hình thức thể hiện. Cùng tìm hiểu chi tiết các loại chứng từ về kế toán phổ biến ngay dưới đây:

3.1. Dựa theo công dụng chứng từ

Dựa theo công dụng, chứng từ được chia thành các loại như chứng từ chấp hành, chứng từ liên hợp, chứng từ mệnh lệnh và chứng từ thủ tục. Cụ thể:

• Chứng từ chấp hành: Đây là loại giấy tờ chứng minh cho một lệnh nào đó đã được thực hiện xong, ví dụ như phiếu chi hoặc phiếu xuất kho. Nó dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế đã hoàn thành và làm căn cứ trực tiếp để ghi sổ.
• Chứng từ liên hợp: Loại giấy tờ này mang đặc điểm của cả chứng từ lệnh và chứng từ chấp hành nhằm rút gọn thủ tục hành chính. Một ví dụ điển hình mà các shop thường thấy là lệnh kiêm phiếu xuất kho hoặc phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
• Chứng từ mệnh lệnh: Đây là các văn bản do cấp trên ban hành để truyền đạt quyết định, lệnh cho các bộ phận cấp dưới thực hiện nhiệm vụ. Tuy nhiên, bạn không thể dùng loại giấy tờ này làm căn cứ trực tiếp để ghi vào sổ kế toán vì nghiệp vụ chưa thực sự diễn ra.
• Chứng từ thủ tục: Dạng chứng từ này thường được kế toán lập ra nhằm tổng hợp, phân loại các nghiệp vụ kinh tế theo những nhóm nhất định. Nó giúp thuận tiện hơn trong việc ghi chép sổ sách tài chính và kiểm tra đối chiếu số liệu sau này.

Xem thêm: Thẻ kho là gì? Hướng dẫn cách ghi thẻ kho đúng quy định

Phân loại theo công dụng giúp bộ phận kế toán xử lý chứng từ đúng quy trình và chức năng.

3.2. Dựa theo địa điểm lập chứng từ

Cách phân loại này dựa trên nguồn gốc phát sinh của tài liệu để xác định trách nhiệm kiểm soát. Các loại hình bao gồm chứng từ bên trong và chứng từ bên ngoài, chi tiết như sau:

• Chứng từ bên trong: Đây là các giấy tờ được lập ra và luân chuyển ngay trong nội bộ cửa hàng hoặc doanh nghiệp của bạn. Ví dụ phổ biến nhất đối với người bán hàng là phiếu thu, phiếu chi, biên bản kiểm kê quỹ hay bảng chấm công nhân viên.
• Chứng từ bên ngoài: Trái ngược với bên trong, đây là những giấy tờ được lập từ các đối tác, khách hàng hoặc cơ quan bên ngoài gửi đến cho shop. Điển hình cho loại này chính là hóa đơn mua hàng, giấy báo nợ, giấy báo có từ ngân hàng.

3.3. Dựa theo trình tự lập chứng từ

Việc phân chia theo trình tự giúp kế toán theo dõi được dữ liệu gốc và dữ liệu đã qua xử lý. Phân loại này gồm chứng từ ban đầu và chứng từ tổng hợp mà bạn có thể tìm hiểu ngay sau đây:

• Chứng từ ban đầu: Đây là bản gốc được lập ngay khi có một nghiệp vụ kinh tế hoặc tài chính phát sinh và hoàn thành tại cửa hàng. Chúng phản ánh trực tiếp sự việc xảy ra, ví dụ như hóa đơn bán hàng hay phiếu xuất kho vật tư.
• Chứng từ tổng hợp: Loại giấy tờ này được kế toán viên lập ra bằng cách tổng hợp số liệu từ nhiều chứng từ ban đầu có cùng tính chất. Mục đích của việc này là để giảm bớt khối lượng ghi chép lắt nhắt và giúp cho việc đối chiếu số liệu trở nên dễ dàng hơn.

3.4. Dựa theo số lần ghi trên chứng từ

Tiêu chí này phản ánh tần suất sử dụng của chứng từ trong một chu kỳ kế toán nhất định. Các loại hình bao gồm chứng từ một lần và chứng từ nhiều lần với những đặc điểm riêng biệt:

• Chứng từ một lần: Việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế lên loại giấy tờ này chỉ được thực hiện một lần duy nhất. Sau khi nghiệp vụ hoàn thành, chứng từ này sẽ được chuyển ngay vào sổ kế toán mà không sử dụng lại lần thứ hai.
• Chứng từ nhiều lần: Ngược lại, loại giấy tờ này cho phép ghi chép nhiều lần cho các nghiệp vụ kinh tế có tính chất lặp đi lặp lại. Một ví dụ quen thuộc với các cửa hàng chính là phiếu xuất vật tư theo hạn mức sử dụng trong tháng.

3.5. Dựa theo tính cấp bách của chứng từ

Dựa vào tính chất khẩn cấp, doanh nghiệp có thể ưu tiên xử lý các luồng thông tin tài chính quan trọng. Phân loại này bao gồm chứng từ bình thường và chứng từ báo động, cụ thể là:

• Chứng từ bình thường: Đây là những loại giấy tờ ghi nhận các giao dịch kinh tế diễn ra bình thường theo kế hoạch của cửa hàng. Chúng được xử lý, luân chuyển và lưu trữ theo một quy trình kế toán tiêu chuẩn mà không cần ưu tiên đặc biệt.
• Chứng từ báo động: Loại giấy tờ này xuất hiện khi có những nghiệp vụ kinh tế bất thường hoặc vi phạm định mức tiêu chuẩn đã đề ra. Thông thường, chúng được dùng để báo cáo gấp cho ban quản lý nhằm đưa ra các biện pháp xử lý kịp thời và ngăn chặn rủi ro.

3.6. Dựa theo hình thức chứng từ

Tùy vào hạ tầng công nghệ và quy trình vận hành, doanh nghiệp có thể lựa chọn lưu trữ hồ sơ dưới dạng vật lý hoặc dữ liệu số. Phân loại này bao gồm chứng từ giấy và chứng từ điện tử với các đặc điểm cụ thể như sau:

• Chứng từ giấy: Đây là hình thức truyền thống, được thể hiện bằng văn bản in trên giấy và có chữ ký tay trực tiếp của các bên liên quan. Hình thức này khá quen thuộc, dễ kiểm tra trực tiếp nhưng đòi hỏi không gian lưu trữ lớn và cần bảo quản cẩn thận để tránh thất lạc, hỏng hóc.
• Chứng từ điện tử: Đây là dạng dữ liệu được tạo lập, gửi và lưu trữ bằng các phương tiện điện tử. Chứng từ này vẫn đảm bảo đầy đủ các nội dung quy định, giúp các đơn vị kinh doanh dễ dàng tìm kiếm, truy xuất thông tin và tối ưu hóa diện tích kho lưu trữ hồ sơ.

Việc lựa chọn hình thức chứng từ phù hợp giúp doanh nghiệp quản lý hệ thống dữ liệu tài chính một cách khoa học và hiệu quả.

4. Quy định về chứng từ kế toán hiện hành

Theo Luật Kế toán số 56/2024/QH15, chủ shop cần chú ý các quy định chứng từ bao gồm nội dung chứng từ, lập và lưu trữ chứng từ, ký và xác nhận chứng từ cùng việc quản lý, sử dụng chứng từ. (1) Cùng tìm hiểu chi tiết từng hạng mục ngay dưới đây:

4.1. Nội dung chứng từ chứng minh kế toán

Mỗi chứng từ khi được lập ra phải đảm bảo đầy đủ các yếu tố cơ bản để có giá trị làm căn cứ ghi sổ, bao gồm:

• Tên gọi và số hiệu của chứng từ.
• Ngày, tháng, năm tiến hành lập chứng từ.
• Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ.
• Nội dung chi tiết của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
• Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế ghi bằng số (phải ghi bằng chữ đối với tổng số tiền dùng để thu, chi).
• Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến giao dịch.

4.2. Lập và lưu trữ chứng từ

Quy trình lập chứng từ phải đảm bảo tính duy nhất, chính xác và minh bạch theo các nguyên tắc sau:

• Mỗi một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh chỉ được phép lập một lần chứng từ về kế toán.
• Các nội dung trên chứng từ phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời và chính xác theo mẫu quy định.
• Tổng số tiền viết bằng chữ phải hoàn toàn khớp với số tiền viết bằng số.
• Chữ viết trên giấy tờ phải liên tục, không ngắt quãng, không viết tắt, tuyệt đối không tẩy xóa hay sửa chữa.
• Nếu chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa sẽ không có giá trị thanh toán và ghi sổ (chứng từ viết sai phải gạch chéo để hủy bỏ).

4.3. Ký và xác nhận chứng từ kế toán

Việc ký xác nhận chứng từ là căn cứ quan trọng để quy trách nhiệm và xác thực giao dịch, do đó cần thực hiện đúng quy chuẩn:

• Chứng từ bắt buộc phải có đủ chữ ký theo chức danh, ký bằng loại mực không phai, không dùng mực đỏ hoặc dấu chữ ký khắc sẵn.
• Người lập, người duyệt và những người trực tiếp ký tên phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ đó.
• Chữ ký trên văn bản phải do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền hợp lệ thực hiện.
• Đối với chứng từ chi tiền, phải do người có thẩm quyền duyệt chi và kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) ký trước khi xuất quỹ.

4.4. Quản lý, sử dụng chứng từ chứng minh kế toán

Doanh nghiệp có trách nhiệm bảo quản và chỉ cung cấp chứng từ cho các bên liên quan theo đúng thẩm quyền:

• Toàn bộ giấy tờ phải được sắp xếp khoa học theo nội dung kinh tế, trình tự thời gian và bảo quản an toàn để tránh hư hỏng.
• Chỉ có các cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới được phép ra lệnh thu giữ hoặc niêm phong chứng từ tài chính của đơn vị.
• Trong trường hợp chứng từ bị thu giữ hoặc niêm phong, doanh nghiệp phải tiến hành sao chụp lại và có chữ ký, dấu xác nhận của cơ quan có thẩm quyền.

5. Mẫu chứng từ kế toán mới nhất

Các bộ mẫu chứng từ phổ biến hiện nay được tạo dựa theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, mẫu chứng từ theo Thông tư 133/2016/TT-BTC và mẫu chứng từ theo Thông tư 200/2014/TT-BTC. Tùy vào quy mô và loại hình hoạt động mà chủ shop lựa chọn biểu mẫu phù hợp. Mời bạn tìm hiểu chi tiết đặc điểm của từng hệ thống mẫu ngay dưới đây:

5.1. Mẫu chứng từ chứng minh kế toán theo Thông tư 99/2025/TT-BTC

Mẫu chứng từ theo Thông tư 99/2025/TT-BTC được thiết kế đặc biệt nhằm đáp ứng nhu cầu ghi chép tài chính của các hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh. Đặc điểm nổi bật của các biểu mẫu này là sự tối giản, dễ hiểu và không đòi hỏi trình độ chuyên môn kế toán quá cao để thực hiện. Do đó, nó cực kỳ phù hợp với các cửa hàng tạp hóa, shop bán hàng online hoặc các cơ sở kinh doanh quy mô nhỏ lẻ trên thị trường.

5.2. Mẫu chứng từ về kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC

Thông tư 133/2016/TT-BTC cung cấp hệ thống chứng từ được tinh gọn hóa nhằm phục vụ riêng cho các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa (SME). Biểu mẫu này giúp doanh nghiệp giảm bớt đáng kể các thủ tục rườm rà, tập trung vào việc phản ánh những nghiệp vụ kinh tế cốt lõi nhất. Nếu shop của bạn đã thành lập công ty có quy mô nhân sự và doanh thu tầm trung, đây chắc chắn là chế độ kế toán tối ưu nhất để áp dụng.

5.3 Mẫu chứng từ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC

Hệ thống mẫu chứng từ theo Thông tư 200/2014/TT-BTC mang tính chất toàn diện và chi tiết nhất, bao quát mọi nghiệp vụ kinh tế phức tạp. Đặc điểm của chế độ này là sự chặt chẽ trong quản trị, rất phù hợp với các tập đoàn, tổng công ty hoặc doanh nghiệp có quy mô vô cùng lớn. Đối với các chủ shop online thông thường, việc áp dụng biểu mẫu này sẽ khá phức tạp và đòi hỏi phải có một đội ngũ nhân viên kế toán chuyên nghiệp. 

Xem thêm: Cập nhật mẫu phiếu nhập kho mới nhất hiện nay

6. Quy trình xử lý chứng từ chứng minh kế toán như thế nào?

Quy trình xử lý chứng từ bao gồm các bước: lập và tiếp nhận, dịch thuật chứng từ (nếu cần), kiểm tra tính hợp lệ, luân chuyển ghi sổ và cuối cùng là bảo quản, lưu trữ hoặc hủy chứng từ. Chi tiết quy trình như sau:

• Bước 1: Lập và tiếp nhận chứng từ về kế toán

Khi có bất kỳ nghiệp vụ kinh tế nào phát sinh như mua bán hàng hóa, kế toán viên sẽ tiến hành lập mới hoặc tiếp nhận giấy tờ từ đối tác. Ở bước này, bạn cần đảm bảo các thông tin trên chứng từ được ghi đầy đủ, rõ ràng và sử dụng đúng biểu mẫu quy định. Đây là khâu nền tảng vô cùng quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến tính chính xác của toàn bộ quy trình tài chính phía sau.

• Bước 2: Dịch chứng từ kế toán sang tiếng Việt (nếu cần)

Trong trường hợp cửa hàng của bạn nhập khẩu hàng hóa hoặc giao dịch với đối tác nước ngoài, giấy tờ gốc thường được viết bằng ngôn ngữ khác. Lúc này, kế toán bắt buộc phải dịch các thông tin quan trọng trên chứng từ đó sang tiếng Việt theo đúng quy định của pháp luật. Việc dịch thuật cần phải chuẩn xác, đính kèm với bản gốc để cơ quan thuế dễ dàng đối chiếu khi có đợt kiểm tra.

• Bước 3: Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ

Sau khi đã có đầy đủ hồ sơ, nhân viên kế toán tiến hành rà soát kỹ lưỡng các tiêu thức nội dung, chữ ký và con dấu trên đó. Mục đích của việc này là để phát hiện sớm các lỗi sai sót, tẩy xóa hoặc các giao dịch có dấu hiệu vi phạm pháp luật. Nếu phát hiện chứng từ không hợp lệ, người phụ trách có quyền từ chối thanh toán và yêu cầu lập lại bản mới ngay lập tức.

• Bước 4: Luân chuyển và ghi sổ kế toán

Khi chứng từ đã được xác nhận là hoàn toàn hợp lệ, chúng sẽ được luân chuyển qua các phòng ban liên quan để tiến hành ký duyệt phê chuẩn. Tiếp theo, kế toán viên sẽ sử dụng những tờ giấy này làm căn cứ chính thức để tiến hành ghi chép số liệu vào sổ sách, phần mềm. Việc luân chuyển cần được thực hiện nhanh chóng, khoa học để không làm chậm trễ tiến độ thanh toán của toàn bộ hệ thống.

• Bước 5: Bảo quản, lưu trữ và hủy chứng từ chứng minh kế toán

Sau khi hoàn tất việc ghi sổ, toàn bộ chứng từ sẽ được sắp xếp gọn gàng theo từng loại, trình tự thời gian và đưa vào khu vực lưu trữ cẩn thận. Tùy thuộc vào từng loại giấy tờ mà thời hạn lưu trữ có thể kéo dài từ 5 năm, 10 năm hoặc vĩnh viễn theo đúng luật định. Khi đã hết thời hạn bảo quản, chủ doanh nghiệp sẽ thành lập hội đồng để tiến hành tiêu hủy hồ sơ theo đúng các thủ tục pháp lý.

Chứng từ về kế toán cần sắp xếp gọn gàng, lưu trữ cẩn thận trong 5 - 10 năm.

7. Lưu ý gì khi lập chứng từ kế toán?

Để tránh sai sót khi lập chứng từ chứng minh kế toán, bạn cần ghi nhớ các nguyên tắc về tính trung thực, số lượng liên phát hành, cách xử lý sai sót và bảo mật dữ liệu số. Để biết chi tiết các lưu ý khi lập chứng từ kế toán là gì, bạn hãy tham khảo ngay chia sẻ dưới đây:

• Mọi nội dung ghi chép phải phản ánh đúng bản chất thực tế của nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh, không được làm giả hoặc khai khống số liệu.
• Số lượng chứng từ lập ra phải đúng theo quy định cho từng loại giao dịch cụ thể nhằm phục vụ việc luân chuyển giữa các bộ phận và lưu trữ đối soát.
• Với chứng từ giấy, tuyệt đối không xé rời trang viết sai khỏi cuống. Bạn cần gạch chéo chữ "HỦY" lên trang đó và lưu trữ đầy đủ trong quyển để giải trình khi cần thiết.
• Luôn kiểm tra kỹ lưỡng sự khớp đúng giữa hai cách ghi này để tránh nhầm lẫn về giá trị thanh toán trước khi trình quản lý ký duyệt.
• Chủ shop cần đảm bảo an toàn tuyệt đối cho chữ ký số và thiết lập hệ thống lưu trữ dữ liệu dự phòng cẩn thận để tránh mất mát thông tin trên không gian mạng.

Hiểu rõ chứng từ kế toán là gì và cách vận hành quy chuẩn sẽ giúp chủ shop bảo vệ quyền lợi pháp lý cũng như tối ưu hóa lợi nhuận. Trong mọi giao dịch, bạn hãy luôn chú trọng tính trung thực, đảm bảo đầy đủ chữ ký xác nhận và lưu trữ khoa học để hệ thống tài chính luôn vững mạnh.

Bài viết liên quan:

• Dịch vụ vận chuyển chứng từ uy tín, giá tiết kiệm
• Hồ sơ dự thầu gồm những gì?
• Hồ sơ pháp lý dự án là gì?

Tài liệu tham khảo:

1. Cổng Thông tin điện tử Chính phủ. Văn bản hợp nhất số 25/VBHN-VPQH: Luật Kế toán. https://congbao.chinhphu.vn/van-ban/van-ban-hop-nhat-so-25-vbhn-vpqh-44457.htm. (Đã truy cập 07 05 2026)
2. Investopedia. Accounting Records: Definition, Types, and Examples. https://www.investopedia.com/terms/a/accounting-records.asp. (Đã truy cập 07 05 2026)
3. Siglaw. Accounting documents: Preparation, processing, inspection process. https://en.siglaw.com.vn/accounting-documents-preparation-processing-inspection-process.html. (Đã truy cập 07 05 2026)