Hóa đơn điện tử là gì? Điều kiện, cách đăng ký và sử dụng

Hóa đơn điện tử là giải pháp hiện đại thay thế hóa đơn giấy, mang lại sự tiện lợi và hiệu quả trong việc quản lý và lưu trữ giao dịch. Tuy nhiên, để hiểu rõ về các loại hóa đơn điện tử, cách đăng ký và sử dụng, cũng như các điều kiện cần thiết, bạn cần nắm rõ các bước và quy định liên quan. Hãy cùng khám phá các thông tin chi tiết về hệ thống hóa đơn điện tử trong bài viết dưới đây. 

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là một loại hóa đơn được lập và lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử, do tổ chức hoặc cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ tạo ra. Hóa đơn này ghi nhận thông tin về giao dịch bán hàng hoặc dịch vụ, được ký số hoặc ký điện tử theo quy định pháp luật, và được truyền tải đến người mua thông qua các phương tiện điện tử. Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp giảm thiểu việc in ấn giấy tờ, tăng tính bảo mật và thuận tiện trong quản lý, lưu trữ cũng như tra cứu thông tin.  

Hóa đơn điện tử góp phần hạn chế sử dụng giấy, nâng cao tính bảo mật và mang lại sự thuận tiện trong việc quản lý, lưu trữ và tra cứu thông tin.

2. Phân loại hệ thống hóa đơn điện tử

Các loại hóa đơn điện tử có những yêu cầu và quy định riêng. Tìm hiểu chi tiết về chúng sẽ giúp bạn chọn lựa hệ thống phù hợp với mô hình shop của mình.

• Hóa đơn giá trị gia tăng (VAT): Đây là loại hóa đơn áp dụng cho các tổ chức, cá nhân bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Hóa đơn này bao gồm cả các hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối và truyền dữ liệu điện tử trực tiếp đến cơ quan thuế.

• Hóa đơn bán hàng: Được sử dụng cho các đối tượng bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. Tương tự hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng cũng bao gồm các hóa đơn được tạo từ máy tính tiền có tích hợp chức năng kết nối và truyền dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế.

• Các loại hóa đơn khác: Bao gồm tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử, và các chứng từ điện tử khác. Các loại hóa đơn này phải tuân thủ nội dung được quy định tại Điều 6, Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2019 của Chính phủ.

3. Phân biệt hóa đơn điện tử gốc và bản thể hiện của hóa đơn điện tử

Hiểu rõ sự khác biệt giữa hóa đơn điện tử gốc và bản thể hiện của hóa đơn là điều cần thiết để đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch trong quá trình giao dịch và lưu trữ.

4. Điều kiện đăng ký hóa đơn điện tử và giấy tờ cần chuẩn bị

Để đăng ký hóa đơn điện tử, bạn cần đáp ứng đầy đủ những điều kiện và giấy tờ như sau: 

4.1 Điều kiện

Để việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được thuận lợi và nhanh chóng, chủ shop cần đáp ứng những điều kiện sau: 

• Đăng ký và sử dụng chữ ký số hợp pháp: Shop cần đảm bảo đăng ký và sử dụng phần mềm chữ ký số tuân thủ các quy định pháp luật. Chữ ký số phải còn hiệu lực tại thời điểm phát hành hóa đơn điện tử.  

• Trang bị thiết bị và kết nối internet: Cần có thiết bị kết nối internet với đường truyền ổn định, đủ khả năng thực hiện các tác vụ liên quan đến kê khai, phát hành, và lưu trữ hóa đơn điện tử.  

Để sử dụng hóa đơn điện tử, cần trang bị thiết bị kết nối internet với đường truyền ổn định.

• Đảm bảo khả năng lưu trữ dữ liệu: Shop cần xây dựng cơ sở dữ liệu đủ lớn để lưu trữ hóa đơn điện tử trong 10 năm theo quy định pháp luật. Hoặc lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín, có hệ thống lưu trữ trực tuyến hiện đại, được chứng nhận về độ an toàn và bảo mật.  

• Đào tạo nhân sự và hỗ trợ khách hàng: Cần đảm bảo nhân sự được đào tạo để sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử hiệu quả. Khi chọn nhà cung cấp phần mềm, cần ưu tiên đơn vị có dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7 để được giải quyết kịp thời khi gặp sự cố.  

• Sử dụng phần mềm tích hợp: Chủ shop cần có phần mềm bán hàng hóa hoặc dịch vụ tích hợp với phần mềm kế toán để dữ liệu hóa đơn điện tử được tự động chuyển vào hệ thống kế toán ngay khi lập hóa đơn. Tuy nhiên, nhiều cơ quan thuế không yêu cầu doanh nghiệp mới thành lập phải có phần mềm này trước khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Vì vậy, shop nên tham khảo ý kiến từ cơ quan thuế quản lý trước khi chuẩn bị.  

4.2 Giấy tờ

Bộ hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử bao gồm: 

• Thông báo phát hành hoá đơn điện tử.

• Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử.

• Hóa đơn điện tử mẫu (do nhà phân phối phần mềm hóa đơn điện tử cung cấp).

5. Hướng dẫn cách đăng ký hóa đơn điện tử hộ kinh doanh

Đăng ký hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh không quá phức tạp, nhưng cần tuân thủ các quy định và hướng dẫn chi tiết. Tùy vào khu vực và phương pháp kê khai thuế, các hộ kinh doanh có thể lựa chọn hình thức đăng ký phù hợp.

Xem thêm: Tra cứu mã ngành nghề kinh doanh Việt Nam đầy đủ, chính xác

5.1 Cách làm hóa đơn điện tử với hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai

Để đăng ký làm hóa đơn điện tử với hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai bạn cần đảm bảo những điều kiện và giấy tờ cơ bản như:.

Đối với hộ kinh doanh tại khu vực có điều kiện kinh tế khó khăn và đặc biệt khó khăn (nằm trong diện được miễn phí dịch vụ theo Khoản 1 Điều 14 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

• Truy cập vào Cổng thông tin Hệ thống hóa đơn điện tử tại địa chỉ https://hoadondientu.gdt.gov.vn/, chọn mục "Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử" và nhập đầy đủ thông tin theo hướng dẫn.

• Trong vòng 15 phút sau khi tờ khai được gửi, Cổng thông tin của Tổng cục Thuế sẽ gửi email thông báo đến người đăng ký, xác nhận đã tiếp nhận hoặc từ chối tờ khai. Nếu tờ khai được chấp nhận, hộ kinh doanh sẽ nhận được email cung cấp tài khoản và mật khẩu để đăng nhập vào hệ thống.

Đối với các trường hợp khác: Truy cập phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị cung cấp dịch vụ, chọn mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT theo Phụ lục IA của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và nhập các thông tin cần thiết để hoàn tất đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

5.2 Cách tạo hóa đơn điện tử với hộ kinh doanh kê khai thuế theo phương pháp khoán hoặc theo từng lần phát sinh

Việc đăng ký hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán hoặc theo từng lần phát sinh sẽ dựa trên địa điểm kinh doanh của hộ kinh doanh. Cụ thể như sau:

• Hộ kinh doanh có địa điểm kinh doanh cố định: Nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử tại Chi cục Thuế nơi đặt địa điểm kinh doanh.

• Hộ kinh doanh không có địa điểm kinh doanh cố định: Nộp hồ sơ đăng ký tại Chi cục Thuế nơi cư trú hoặc nơi đã đăng ký kinh doanh.

Nếu shop chọn đăng ký hóa đơn điện tử theo phương pháp khoán hoặc theo từng lần phát sinh thì cần nộp hồ sơ tại chi cục Thuế. 

6. Chi tiết cách sử dụng hóa đơn điện tử

Các bước sử dụng hóa đơn điện tử dễ dàng và hiệu quả nhất gồm: 

Bước 1: Triển khai hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử
Chủ shop có thể tự sử dụng hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử hoặc lựa chọn các đơn vị trung gian chuyên cung cấp giải pháp này.

Bước 2: Gửi hóa đơn điện tử đến người mua
Người bán có thể gửi hóa đơn điện tử đến khách hàng thông qua phần mềm hóa đơn hoặc thông qua dịch vụ của các đơn vị trung gian hỗ trợ giải pháp hóa đơn điện tử.

Bước 3: Xử lý khi hóa đơn điện tử có sai sót

• Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ:

  • Hóa đơn chỉ được phép hủy khi có sự đồng ý và xác nhận từ cả người bán và người mua.

  • Hóa đơn bị hủy cần được lưu trữ tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền để phục vụ cho việc tra cứu khi cần thiết.

• Trường hợp 2: Hóa đơn đã gửi, hàng hóa hoặc dịch vụ đã được giao và cả hai bên đã kê khai thuế trước khi phát hiện sai sót:

  • Hai bên cần lập văn bản thỏa thuận, có chữ ký điện tử, ghi rõ nội dung sai sót.

  • Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh, ghi rõ nội dung điều chỉnh như số lượng, giá trị hàng hóa, thuế suất VAT,…

  • Sau đó, cả hai bên thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định pháp luật về thuế và hóa đơn hiện hành.

7. Giá hóa đơn điện tử mới nhất là bao nhiêu?

Giá hóa đơn điện tử phụ thuộc vào từng gói cước và đơn vị thực hiện. Chẳng hạn gói New-300 có giá khoảng 300.000 - 400.000 VNĐ hoặc gói New-1000 có giá trong khoảng từ 700.000 - 800.000 VNĐ. Dựa vào nhu cầu và khả năng tài chính, chủ shop có thể lựa chọn những gói cước phù hợp nhất. 

8. Bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào?

Theo quy định tại khoản 2 Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

• Hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử phải được lưu trữ và bảo quản trên các phương tiện điện tử.

• Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có thể tự chọn và áp dụng phương thức lưu trữ, bảo quản hóa đơn và chứng từ điện tử phù hợp với tính chất hoạt động và khả năng sử dụng công nghệ của mình.

• Hóa đơn và chứng từ điện tử cần đảm bảo khả năng in ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

Cách lưu trữ hóa đơn điện tử được lựa chọn phù hợp với đặc điểm hoạt động, khả năng sử dụng công nghệ của từng tổ chức, cá nhân.

9. Cách chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy

Điều 7 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn hoặc chứng từ giấy:

• Điều kiện chuyển đổi: Hóa đơn và chứng từ điện tử hợp pháp được phép chuyển đổi thành bản giấy khi:

  • Có nhu cầu phát sinh liên quan đến hoạt động kinh tế, tài chính.

  • Có yêu cầu từ cơ quan thuế, cơ quan kiểm toán, hoặc các cơ quan thanh tra, kiểm tra, điều tra theo quy định pháp luật.

• Yêu cầu chuyển đổi: Nội dung trên hóa đơn và chứng từ giấy phải khớp hoàn toàn với nội dung gốc của hóa đơn và chứng từ điện tử sau khi chuyển đổi.

• Giá trị pháp lý: Hóa đơn, chứng từ giấy sau khi chuyển đổi chỉ được dùng để lưu trữ, ghi sổ, hoặc theo dõi, không được sử dụng cho mục đích giao dịch hay thanh toán. Trường hợp ngoại lệ là khi hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối trực tiếp để chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Hóa đơn và chứng từ điện tử có thể được in ra giấy khi cần.

10. Dùng phần mềm hóa đơn điện tử của thương hiệu nào là tốt nhất?

Nếu shop đang muốn tinh gọn quy trình chốt đơn, lưu trữ hóa đơn và tối ưu thời gian xử lý đơn hàng thì đừng bỏ qua danh sách các phần mềm hóa đơn điện tử sau đây: 

• MISA meInvoice

• E-Invoice

• Hilo

• EFY Việt Nam

• New-Invoice

• Vina

• Amnote

Việc sử dụng hóa đơn điện tử không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao tính chính xác và bảo mật trong các giao dịch. Hy vọng thông qua bài viết trên bạn sẽ có cái nhìn rõ hơn về các loại hóa đơn điện tử và cách thức sử dụng chúng. Đừng quên tham khảo các bước đăng ký và cách làm hóa đơn điện tử để tận dụng tối đa lợi ích mà công nghệ này mang lại.

Xem thêm: 

• 14 ứng dụng (app) chuyển tiền miễn phí, uy tín nhất hiện nay

• TOP 20 app kiếm tiền online uy tín, không cần vốn tại nhà

• Cách thức và phí chuyển tiền mặt vào tài khoản ngân hàng