Bộ chứng từ xuất nhập khẩu gồm những gì? Cập nhật mới nhất

Trong hoạt động kinh doanh quốc tế, việc chuẩn bị đầy đủ các loại chứng từ xuất nhập khẩu là bước không thể thiếu để đảm bảo lô hàng được thông quan suôn sẻ. Đây là tập hợp các văn bản, giấy tờ pháp lý ghi nhận thông tin về hàng hóa, quá trình vận chuyển và giao dịch giữa bên mua và bên bán. Nắm vững các loại giấy tờ cần thiết sẽ giúp các chủ shop tiết kiệm thời gian, chi phí và tránh được những rủi ro không đáng có.

1. Chứng từ xuất nhập khẩu là gì?

Chứng từ xuất nhập khẩu (hay chứng từ XNK) là tập hợp các loại giấy tờ, văn bản không thể tách rời của một lô hàng trong hoạt động thương mại quốc tế. Các chứng từ này cung cấp thông tin chi tiết về hàng hóa, nguồn gốc, số lượng, giá trị và các điều kiện giao dịch. Về cơ bản, chúng là bằng chứng pháp lý cho việc mua bán, vận chuyển hàng hóa qua biên giới và là cơ sở để cơ quan hải quan tiến hành thủ tục thông quan.

Xem thêm: Chứng từ kế toán là gì? Vai trò của chứng từ kế toán

Chứng từ XNK là giấy tờ giúp lô hàng lưu thông xuyên biên giới thuận lợi.

2. Lợi ích của chứng từ xuất nhập khẩu là gì?

Việc chuẩn bị một bộ chứng từ đầy đủ và chính xác mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp như thông quan nhanh chóng, tiết kiệm chi phí, đảm bảo nhận tiền hàng đúng hạn và là căn cứ để đòi bồi thường khi có sự cố. Để hiểu rõ hơn, các chủ shop hãy tham khảo chi tiết ngay bên dưới.

• Thông quan nhanh chóng, tiết kiệm chi phí: Một bộ chứng từ hợp lệ và đầy đủ giúp cơ quan hải quan dễ dàng xác minh thông tin lô hàng, từ đó đẩy nhanh quá trình thông quan. Điều này giúp doanh nghiệp tránh được các chi phí phát sinh không đáng có như phí lưu kho, lưu bãi (DEM/DET) do hàng hóa bị ách tắc.
• Đảm bảo nhận tiền hàng đúng hạn: Các chứng từ XNK như hóa đơn thương mại, vận đơn là bằng chứng xác nhận việc giao hàng đã hoàn tất theo thỏa thuận. Dựa vào đó, bên xuất khẩu có thể yêu cầu bên nhập khẩu thanh toán đúng hạn, đảm bảo dòng tiền cho doanh nghiệp.
• Căn cứ để đòi bồi thường khi có sự cố: Trong trường hợp hàng hóa bị hư hỏng, mất mát trong quá trình vận chuyển, các chứng từ như vận đơn, chứng từ bảo hiểm sẽ là cơ sở pháp lý vững chắc. Doanh nghiệp có thể dựa vào đây để yêu cầu đơn vị vận chuyển hoặc công ty bảo hiểm bồi thường thiệt hại.

3. Bộ chứng từ xuất nhập khẩu gồm những gì?

Một bộ hồ sơ xuất nhập khẩu hoàn chỉnh thường bao gồm hợp đồng thương mại, hóa đơn, phiếu đóng gói, vận đơn, tờ khai hải quan, giấy phép, hóa đơn chiếu lệ, tín dụng thư, chứng từ bảo hiểm, giấy chứng nhận xuất xứ và chứng thư kiểm dịch. Dưới đây là thông tin chi tiết về các loại giấy tờ trong bộ checklist xuất nhập khẩu được tổng hợp từ Luật số 36/2005/QH11: Luật Thương mại, Thông tư số 119/2014/TT-BTC và Nghị định số 91/2014/NĐ-CP. Tham khảo ngay

3.1 Hợp đồng thương mại

Theo khoản 1 Điều 3 Luật Thương mại 2005, hợp đồng thương mại (sales contract) là sự thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền và nghĩa vụ trong hoạt động thương mại. Đây là văn bản pháp lý quan trọng nhất, ghi nhận các cam kết về hàng hóa, giá cả, thanh toán và là căn cứ cốt lõi để giải quyết mọi tranh chấp phát sinh giữa người mua và người bán. (1)

• Hợp đồng xuất khẩu (Export Contract).
• Hợp đồng nhập khẩu (Import Contract).
• Hợp đồng gia công hàng hóa.

3.2 Hóa đơn thương mại

Theo khoản 4 Điều 16 Thông tư 219/2013/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 119/2014/TT-BTC), hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) là chứng từ do người bán lập để yêu cầu người mua thanh toán số tiền hàng theo hợp đồng. Tương tự như hợp đồng, hóa đơn thương mại giúp các bên xác định rõ trị giá lô hàng, hỗ trợ ngân hàng thực hiện thanh toán và giúp cơ quan hải quan tính thuế chính xác. (2)

• Hóa đơn thương mại chính thức.
• Hóa đơn tạm tính (Provisional Invoice).

3.3 Phiếu đóng gói hàng hóa

Phiếu đóng gói hàng hóa (packing list) là chứng từ liệt kê chi tiết cách thức đóng gói, trọng lượng, thể tích và nội dung của từng kiện hàng trong lô hàng. Chứng từ này hỗ trợ bên mua kiểm điểm số lượng hàng thực tế khi nhận và giúp nhân viên kho bãi bốc dỡ, sắp xếp hàng hóa một cách khoa học.

• Phiếu đóng gói chi tiết (Detailed Packing List).
• Phiếu đóng gói trung lập (Neutral Packing List).
• Bản kê trọng lượng (Weight List).

Phiếu đóng hàng là giấy tờ không thể thiếu trong các loại chứng từ xuất nhập khẩu

3.4 Vận đơn

Vận đơn (Bill of lading - B/L) là chứng từ vận chuyển do người chuyên chở (hãng tàu, hãng hàng không) cấp cho người gửi hàng, xác nhận việc nhận hàng để vận chuyển đến điểm đích. Vận đơn đóng vai trò là bằng chứng về hợp đồng vận tải, biên lai nhận hàng và là chứng từ sở hữu hàng hóa dùng để nhận hàng tại cảng.

• Vận đơn đường biển (Ocean Bill of Lading).
• Vận đơn hàng không (Airway Bill).
• Vận đơn đường bộ (Waybill).
• Vận đơn đa phương thức (Multimodal Transport B/L).

3.5 Tờ khai hải quan

Theo Luật Hải quan 2025, tờ khai hải quan (customs declaration) là văn bản mà chủ hàng dùng để kê khai thông tin chi tiết về lô hàng với cơ quan Hải quan khi thực hiện thủ tục xuất hoặc nhập khẩu. Việc kê khai đầy đủ và chính xác tờ khai giúp cơ quan chức năng kiểm soát dòng hàng hóa và là căn cứ để thông quan hàng hợp pháp. (3)

• Mã loại hình xuất nhập khẩu.
• Thông tin người xuất khẩu/nhập khẩu.
• Chi tiết hàng hóa (Tên hàng, mã HS Code, trị giá, thuế suất).

Xem thêm: Quy trình làm thủ tục hải quan xuất khẩu diễn ra như thế nào?

3.6 Giấy phép xuất khẩu/nhập khẩu

Giấy phép xuất khẩu/nhập khẩu (Export/Import License) là văn bản xác nhận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép doanh nghiệp đưa hàng hóa ra hoặc vào lãnh thổ Việt Nam. Chứng từ này đảm bảo hàng hóa thuộc diện quản lý chuyên ngành tuân thủ đúng các tiêu chuẩn và hạn ngạch quy định của pháp luật. (3)

• Số giấy phép và cơ quan cấp.
• Tên hàng và số lượng được phép xuất/nhập.
• Thời hạn hiệu lực của giấy phép.

3.7 Hóa đơn chiếu lệ

Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice) là bản thảo hóa đơn được người bán gửi cho người mua trước khi giao hàng chính thức để xác nhận các điều kiện thương mại sơ bộ. Lợi ích của nó là giúp người mua làm thủ tục xin giấy phép nhập khẩu, mở tín dụng thư (L/C) hoặc thực hiện các bước chuẩn bị tài chính cần thiết.

• Thông tin bên mua và bên bán.
• Mô tả sơ bộ về hàng hóa và giá dự kiến.
• Các điều kiện giao hàng và thanh toán dự thảo.

3.8 Tín dụng thư

Tín dụng thư (Letter of Credit - L/C) là thư cam kết của ngân hàng người mua sẽ trả tiền cho người bán sau khi người bán xuất trình bộ chứng từ hợp lệ. Hình thức này mang lại lợi ích to lớn trong việc bảo đảm an toàn thanh toán, giảm thiểu rủi ro cho cả người mua và người bán trong giao dịch quốc tế.

• L/C không thể hủy ngang (Irrevocable L/C).
• L/C xác nhận (Confirmed L/C).
• L/C chuyển nhượng (Transferable L/C).

Tín dụng thư là công cụ bảo đảm an toàn thanh toán tối ưu trong giao dịch quốc tế.

3.9 Chứng từ bảo hiểm

Chứng từ bảo hiểm (Insurance policy) là văn bản do công ty bảo hiểm cấp nhằm xác nhận việc hàng hóa đã được mua bảo hiểm cho quá trình vận chuyển. Trong trường hợp xảy ra rủi ro gây hư hại hoặc thất thoát hàng hóa, chứng từ này là căn cứ pháp lý để doanh nghiệp đòi bồi thường thiệt hại kinh tế.

• Đơn bảo hiểm (Insurance Policy).
• Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate).

3.10 Giấy chứng nhận xuất xứ

Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin - C/O) là chứng từ xác định nguồn gốc quốc gia của hàng hóa, do cơ quan có thẩm quyền hoặc nhà sản xuất cấp. Lợi ích quan trọng nhất của C/O là giúp người nhập khẩu được hưởng các ưu đãi thuế quan theo các hiệp định thương mại tự do (FTA).

• C/O mẫu D, mẫu E, mẫu AK, mẫu EUR.1 (tùy khu vực hiệp định).
• C/O không ưu đãi.

3.11 Chứng thư kiểm dịch

Chứng thư kiểm dịch (Phytosanitary/Health Certificate) là văn bản xác nhận hàng hóa (động thực vật) đã được kiểm dịch và đạt tiêu chuẩn an toàn, không mang mầm bệnh. Giấy tờ này giúp bảo vệ môi trường sinh thái trong nước và là điều kiện bắt buộc để thông quan các mặt hàng nông sản, thực phẩm.

• Tên và địa chỉ người gửi/người nhận.
• Tên hàng, số lượng và quy cách đóng gói.
• Kết quả kiểm dịch và dấu xác nhận của cơ quan hữu quan.

Xem thêm: Kiểm hoá hải quan là gì? Khi nào hàng hóa bị yêu cầu kiểm hóa?

Dưới đây là bảng tổng hợp ngắn gọn các giấy tờ trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu giúp bạn dễ dàng theo dõi:

4. Cách làm chứng từ xuất nhập khẩu chi tiết

Để hoàn thiện cách bộ chứng từ cho lô hàng xuất nhập khẩu, bạn cần thực hiện tuần tự các bước từ khâu chuẩn bị số liệu đến việc truyền dữ liệu lên hệ thống hải quan điện tử. Quy trình này đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối trong việc đối soát thông tin giữa các loại giấy tờ, vì vậy mời chủ shop tham khảo hướng dẫn chi tiết ngay bên dưới:

• Bước 1 - Chuẩn bị hồ sơ: Trước tiên, bạn cần tập hợp đầy đủ các chứng từ gốc như hợp đồng (Contract), hóa đơn (Invoice) và phiếu đóng gói (Packing List). Việc chuẩn bị sớm giúp bạn có đầy đủ thông tin về lô hàng để phục vụ cho các khâu kê khai và đối soát dữ liệu sau này.

Chuẩn bị bộ chứng từ gốc gồm hợp đồng, hóa đơn và phiếu đóng gói trước khi khai báo.

• Bước 2 - Khai báo: Sau khi có bộ chứng từ gốc, bạn tiến hành nhập liệu các thông tin chi tiết của lô hàng vào phần mềm khai báo hải quan chuyên dụng. Hãy kiểm tra kỹ các thông số về mã HS Code, trị giá và số lượng để đảm bảo tính nhất quán trước khi thực hiện các bước tiếp theo.
• Bước 3 - Đăng ký kiểm tra chuyên ngành: Đối với những mặt hàng thuộc danh mục quản lý đặc biệt, chủ shop cần nộp hồ sơ đăng ký kiểm định chất lượng hoặc kiểm dịch tại các cơ quan chức năng có thẩm quyền. Đây là bước bắt buộc để chứng minh hàng hóa đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn kỹ thuật và an toàn thực phẩm trước khi được phép thông quan.
• Bước 4 - Khai và truyền tờ khai hải quan: Khi hồ sơ đã sẵn sàng, bạn thực hiện truyền tờ khai chính thức lên hệ thống VNACCS/VCIS để nhận kết quả phân luồng từ cơ quan Hải quan. Tùy vào kết quả luồng Xanh, Vàng hay Đỏ mà bạn sẽ chuẩn bị các thủ tục kiểm tra hồ sơ giấy hoặc kiểm hóa thực tế tương ứng.
• Bước 5 - Lấy lệnh giao hàng: Chủ hàng hoặc đơn vị dịch vụ cần mang vận đơn gốc đến văn phòng hãng tàu hoặc đại lý vận chuyển để nộp phí và nhận lệnh giao hàng (D/O). Lệnh giao hàng là chứng từ quan trọng giúp bạn có quyền hợp pháp để rút hàng ra khỏi cảng hoặc kho bãi.
• Bước 6 - Chuẩn bị hồ sơ hải quan: Bạn cần sắp xếp ngăn nắp bộ hồ sơ giấy bao gồm tờ khai đã thông quan, vận đơn, invoice, packing list và các chứng nhận chuyên ngành liên quan. Sự chuẩn bị kỹ lưỡng này giúp quá trình xuất trình hồ sơ cho cán bộ hải quan tại cửa khẩu diễn ra nhanh chóng và thuận lợi hơn.
• Bước 7 - Làm thủ tục: Cuối cùng, bạn mang bộ hồ sơ đến chi cục hải quan nơi mở tờ khai để thực hiện các bước kiểm tra cuối cùng và nộp thuế (nếu có). Sau khi cán bộ hải quan ký xác nhận thông quan trên hệ thống, lô hàng của bạn đã chính thức được phép xuất hoặc nhập khẩu hợp pháp.

Hoàn tất kiểm tra hồ sơ và nộp thuế là bước cuối cùng để lô hàng chính thức được thông quan.

5. Các lỗi thường gặp khi làm chứng từ xuất nhập khẩu là gì?

Ngay cả những người giàu kinh nghiệm cũng có thể mắc phải các sai sót khiến lô hàng bị đình trệ. Dưới đây là những lỗi phổ biến bạn cần tránh:

• Sai mã HS Code: Đây là lỗi nghiêm trọng nhất dẫn đến việc áp sai thuế suất và bị xử phạt hành chính. Doanh nghiệp cần tra cứu kỹ danh mục hàng hóa hoặc tham khảo ý kiến chuyên gia để áp mã chính xác.
• Sai tên hàng hóa: Thông tin trên hóa đơn và tờ khai không đồng nhất về mô tả sản phẩm sẽ khiến hải quan nghi ngờ gian lận. Mọi tên gọi phải được giữ nguyên mẫu và khớp nhau trên tất cả các loại chứng từ.
• Điền sai hoặc thiếu thông tin: Những lỗi nhỏ như sai số vận đơn, nhầm địa chỉ người nhận hay thiếu chữ ký đóng dấu cũng đủ để bộ chứng từ bị trả về. Hãy luôn có quy trình đối soát chéo trước khi truyền tờ khai chính thức.
• Sai sót về giá trị hàng hóa: Việc khai báo giá trị không khớp với giá thị trường hoặc nhầm lẫn giữa giá FOB và CIF sẽ làm thay đổi số thuế phải nộp. Điều này dễ dẫn đến việc bị bác bỏ trị giá khai báo và phải tham vấn giá.
• Lỗi về ngày tháng: Ngày phát hành hóa đơn, vận đơn và hợp đồng không logic (ví dụ ngày vận đơn có trước ngày hợp đồng) sẽ bị coi là chứng từ không hợp lệ.

6. Nên chọn đơn vị vận chuyển chứng từ xuất nhập khẩu nào uy tín?

Trong kinh doanh quốc tế, việc gửi chứng từ gốc đúng hạn và an toàn cho đối tác là yếu tố then chốt, vì vậy Giao Hàng Nhanh (GHN) chính là người đồng hành đáng tin cậy nhất. Với mạng lưới bưu cục rộng khắp và quy trình xử lý chuyên nghiệp, GHN cam kết mang lại sự an tâm tuyệt đối cho mọi giao dịch gửi hồ sơ của doanh nghiệp (Xem chi tiết tại đây).

Chủ shop nên ưu tiên chọn GHN để vận chuyển các loại chứng từ quan trọng nhờ những ưu điểm vượt trội sau:

• Lên đơn hàng GHN dễ dàng: GHN Express đã phát triển hệ thống website và ứng dụng tạo đơn online hiện đại, giúp khách hàng chủ động quản lý vận đơn mọi lúc mọi nơi. Thao tác gửi hàng tại web/app GHN VN cực kỳ đơn giản, bạn có thể hoàn tất việc tạo đơn chỉ với một chiếc điện thoại hoặc máy tính ngay tại văn phòng của mình.
• Giao nhận nhanh, niêm phong bảo mật: Dịch vụ cam kết thời gian giao nội thành siêu tốc trong 24 giờ và chỉ từ 1 - 2 ngày đối với các đơn hàng liên tỉnh giúp chứng từ của bạn luôn đúng hẹn. Đặc biệt, mọi kiện hàng đều được niêm phong bảo mật nghiêm ngặt, đảm bảo tính nguyên vẹn và tránh rò rỉ thông tin quan trọng của doanh nghiệp.
• Cước phí hợp lý: GHN Express cung cấp giải pháp vận chuyển chất lượng cao với mức giá cực kỳ cạnh tranh cho các shop vừa và nhỏ. Giá cước gửi chứng từ chỉ từ 15.5k/đơn hàng, giúp chủ shop tối ưu hóa chi phí vận hành hàng tháng mà vẫn đảm bảo hiệu quả công việc.
• Bồi thường nếu có rủi ro: Đơn vị cung cấp dịch vụ 'Khai báo giá trị hàng hóa' nhằm bảo vệ quyền lợi tài chính tối đa cho khách hàng trước những sự cố không mong muốn. Trong trường hợp có rủi ro, mức đền bù thiệt hại có thể lên đến 100% giá trị hàng hóa khai báo với hạn mức tối đa lên tới 5.000.000đ. Thông tin chi tiết chính sách bồi thường của GHN, shop theo dõi TẠI ĐÂY.

Giao Hang Nhanh giao chứng từ xuất nhập khẩu - Dù ở đâu vẫn sẽ giao siêu nhanh, an toàn.

>> Đăng ký tài khoản doanh nghiệp và trải nghiệm dịch vụ giao nhận chuyên nghiệp của GHN tại đây.

Nắm vững danh mục và quy trình chuẩn bị chứng từ xuất nhập khẩu là nền tảng giúp doanh nghiệp tự tin vận hành các hoạt động ngoại thương một cách suôn sẻ và hợp pháp. Hy vọng những chia sẻ chi tiết trên sẽ giúp các chủ shop tối ưu hóa thời gian thông quan hàng hóa và bảo vệ tối đa quyền lợi kinh doanh của mình.

Bài viết liên quan:

• Mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ mới nhất
• Proof Of Delivery là gì? Vai trò và cách lập phiếu POD
• Các mô hình của Chain of Custody

Tài liệu tham khảo:

1. Quốc hội. Luật số 36/2005/QH11: Luật Thương mại. https://datafiles.chinhphu.vn/cpp/files/vbpq/2006/07/15224_l36qh.rtf. (Đã truy cập 14 05 2026)
2. Bộ Tài chính. Thông tư số 119/2014/TT-BTC: Sửa đổi, bổ sung một số điều của 07 Thông tư để cải cách, đơn giản thủ tục hành chính về thuế. https://congbao.chinhphu.vn/van-ban/thong-tu-so-119-2014-tt-btc-8161.htm. (Đã truy cập 14 05 2026)
3. Chính phủ. Nghị định số 91/2014/NĐ-CP: Sửa đổi, bổ sung một số điều tại các Nghị định quy định về thuế. https://vanban.chinhphu.vn/?pageid=27160&docid=175358. (Đã truy cập 14 05 2026)