Trong hoạt động thương mại quốc tế, Proforma invoice đóng vai trò như một bản cam kết sơ bộ giữa người bán và người mua. Tuy nhiên, nhiều người vẫn còn nhầm lẫn giữa loại hóa đơn này với Commercial invoice (hóa đơn thương mại). Vậy Proforma invoice là gì và làm thế nào để phân biệt chúng? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết ngay trong bài viết này nhé!

1. Proforma invoice là gì?

Proforma invoice (viết tắt là PI) hay còn gọi là hóa đơn chiếu lệ, là một loại chứng từ có hình thức tương tự hóa đơn thương mại nhưng không có giá trị pháp lý để thanh toán. Về bản chất, đây là một bản hóa đơn tạm thời, ghi lại các thỏa thuận ban đầu về hàng hóa, dịch vụ, giá cả và điều kiện giao dịch. Người bán phát hành PI nhằm mục đích cung cấp thông tin chi tiết về lô hàng cho người mua trước khi giao hàng và phát hành hóa đơn thương mại chính thức.

Xem thêm: Hóa đơn điện tử là gì? Phân loại hệ thống hóa đơn điện tử

2. Các trường hợp nên sử dụng hóa đơn chiếu lệ

Hóa đơn chiếu lệ được sử dụng trong nhiều giai đoạn của quá trình giao dịch quốc tế, chủ yếu mang tính chất xác nhận thông tin và làm cơ sở cho các thủ tục tiếp theo. Dưới đây là những trường hợp phổ biến mà các doanh nghiệp cần phát hành Proforma invoice:

  • Làm chứng từ khai quan: Tại một số quốc gia, cơ quan hải quan yêu cầu Proforma invoice để xác định giá trị lô hàng cho mục đích khai báo, đặc biệt là đối với hàng mẫu hoặc hàng viện trợ không thanh toán. Điều này giúp quá trình thông quan diễn ra thuận lợi hơn trước khi có hóa đơn thương mại.
  • Xin giấy phép xuất/nhập khẩu: Người mua có thể sử dụng hóa đơn chiếu lệ để nộp cho các cơ quan chức năng tại nước mình nhằm xin giấy phép nhập khẩu cần thiết. Chứng từ này cung cấp đầy đủ thông tin về lô hàng, giúp cơ quan quản lý đánh giá và cấp phép.
  • Làm cơ sở mở L/C: Proforma invoice là một trong những chứng từ quan trọng mà người mua cần cung cấp cho ngân hàng để yêu cầu mở Thư tín dụng (L/C). Ngân hàng sẽ dựa vào các thông tin trên PI để soạn thảo các điều khoản trong L/C.
  • Xác nhận đơn hàng: Sau khi hai bên đã thỏa thuận xong các điều khoản, người bán sẽ gửi PI cho người mua như một lời cam kết về việc sẽ cung cấp hàng hóa theo đúng thông tin đã thống nhất. Đây là bước quan trọng để người mua xác nhận lại lần cuối trước khi tiến hành đặt cọc hoặc thanh toán.

Bạn nên dùng hóa đơn chiếu lệ khi làm thủ tục hải quan, xin giấy phép xuất nhập khẩu, xác nhận đơn hàng,...

3. Nội dung chi tiết của Proforma invoice

Một mẫu Proforma invoice chuẩn sẽ bao gồm các thông tin chi tiết về giao dịch, tương tự như một hóa đơn thương mại. Cung cấp đầy đủ và chính xác các nội dung này giúp cả hai bên tránh được những hiểu lầm không đáng có trong quá trình thực hiện hợp đồng.

  • Seller/Exporter: Tên, địa chỉ, thông tin liên lạc của người bán/người xuất khẩu.
  • Buyer/Importer: Tên, địa chỉ, thông tin liên lạc của người mua/người nhập khẩu.
  • PI No. & Date: Số và ngày phát hành của hóa đơn chiếu lệ.
  • Description of Goods: Mô tả chi tiết hàng hóa (tên, quy cách, chất lượng, ký mã hiệu).
  • Quantity: Số lượng hàng hóa.
  • Unit Price: Đơn giá của một đơn vị sản phẩm.
  • Total Amount: Tổng giá trị của lô hàng, kèm theo điều kiện cơ sở giao hàng (Incoterms).
  • Payment terms: Các điều khoản thanh toán đã được hai bên thỏa thuận (ví dụ: T/T, L/C).
  • Port of Loading/Discharge: Cảng xếp hàng và cảng dỡ hàng.
  • Estimated shipping date: Ngày giao hàng dự kiến.
  • Banking details: Thông tin tài khoản ngân hàng của người bán để người mua thực hiện thanh toán.

4. Khi nào hóa đơn chiếu lệ được phát hành?

Hóa đơn chiếu lệ thường được người bán phát hành sau khi các điều khoản cơ bản của giao dịch đã được thỏa thuận nhưng trước khi hàng hóa được sản xuất hoặc vận chuyển. Đây là chứng từ khởi đầu cho quy trình mua bán hàng hóa quốc tế. Dưới đây là các thời điểm phát hành Proforma invoice chi tiết: 

  • Sau khi người bán gửi báo giá và người mua đồng ý với các điều khoản.
  • Trước khi hợp đồng mua bán chính thức được ký kết.
  • Khi người mua cần một chứng từ chính thức để làm thủ tục xin giấy phép nhập khẩu.
  • Khi người mua cần cung cấp cho ngân hàng để làm thủ tục mở L/C.
  • Khi chưa có đầy đủ thông tin chi tiết về lô hàng để phát hành hóa đơn thương mại.

5. Cập nhật mẫu Proforma invoice mới nhất

Sau đây là các mẫu hóa đơn chiếu lệ mới nhất cho bạn tham khảo:

Mẫu 1:

Proforma Invoice mẫu 1

Mẫu 2:

Proforma Invoice mẫu 2

6. Proforma invoice có gì khác với Commercial invoice?

Điểm khác biệt lớn nhất giữa Proforma invoice và Commercial invoice nằm ở tính pháp lý và mục đích sử dụng. Trong khi Proforma invoice là một cam kết tạm thời thì Commercial invoice là chứng từ thanh toán chính thức, có giá trị pháp lý.

Tiêu chí

Proforma Invoice (Hóa đơn chiếu lệ)

Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại)

Mục đích

Xác nhận cam kết, cung cấp thông tin sơ bộ về lô hàng.

Là chứng từ thanh toán chính thức, yêu cầu người mua trả tiền cho lô hàng, dùng để khai báo hải quan.

Thời điểm phát hành

Trước khi gửi hàng hoặc trước khi sản xuất hàng.

Sau khi hàng đã được xếp lên phương tiện vận tải và sẵn sàng giao cho người mua.

Tính pháp lý

Không có giá trị pháp lý để thanh toán.

Có giá trị pháp lý cao, là cơ sở để thanh toán và hạch toán doanh thu, công nợ.

Tính cam kết

Là một cam kết ban đầu, thông tin có thể được điều chỉnh sau đó.

Là hóa đơn cuối cùng, thông tin không thể thay đổi trừ khi có thỏa thuận lại.

7. Các lưu ý về hóa đơn chiếu lệ

Mặc dù không phải là chứng từ thanh toán, bạn vẫn cần cẩn trọng khi lập và sử dụng hóa đơn chiếu lệ để đảm bảo quyền lợi. Dưới đây là các lưu ý về Proforma invoice: 

  • Không có giá trị thanh toán: Tuyệt đối không sử dụng Proforma invoice để ghi nhận doanh thu hay công nợ phải thu trong sổ sách kế toán. Đây chỉ là chứng từ mang tính chất cung cấp thông tin và cam kết ban đầu.
  • Thông tin có thể thay đổi: Các thông tin chi tiết trên Proforma invoice mẫu có thể được sửa đổi và cập nhật trong quá trình đàm phán. Hóa đơn thương mại mới là bản cuối cùng.
  • Kiểm tra kỹ thông tin: Cả người bán và người mua cần kiểm tra cẩn thận các thông tin trên PI trước khi tiến hành các bước tiếp theo. Điều này giúp tránh những sai sót có thể ảnh hưởng đến việc mở L/C hoặc xin giấy phép.

Mong rằng qua bài viết bạn đã hiểu rõ proforma invoice là gì và vai trò quan trọng của nó trong các giao dịch xuất nhập khẩu. Sử dụng chính xác và hiệu quả hóa đơn chiếu lệ sẽ giúp quá trình mua bán quốc tế trở nên chuyên nghiệp và thuận lợi hơn. 

Sau khi hoàn tất xong các thủ tục và hàng được vận chuyển về cảng, bạn sẽ cần một đơn vị vận chuyển uy tín để chở hàng về kho hoặc giao hàng chặng cuối đến tay khách hàng. Hãy lựa chọn một đối tác giao hàng hiệu quả để không chỉ giúp tối ưu chi phí mà còn đảm bảo hàng hóa đến nơi an toàn, nhanh chóng. 

Giao Hàng Nhanh (GHN) tự hào là một trong những đơn vị vận chuyển nội địa hàng đầu, mang đến giải pháp giao hàng toàn diện với nhiều ưu điểm vượt trội như: 

GHN có giá cước cạnh tranh, phù hợp với đặc điểm từng shop. 

  • Bưu cục lớn, dễ theo dõi hành trình: Với hơn 2.000 bưu cục trên cả nước, việc gửi hàng và nhận hàng trở nên vô cùng thuận tiện. Hệ thống tracking 24/7 trên website và app GHN giúp bạn dễ dàng theo dõi hành trình đơn hàng mọi lúc mọi nơi.
  • Có nhiều tính năng hiện đại: GHN VN tích hợp nhiều tính năng hữu ích như Giao Thất Bại - Thu Tiền, Cảnh báo chống bom hàng, Giao 1 phần - Trả 1 phần. Các tính năng này giúp tăng tỷ lệ giao hàng thành công cho shop.
  • Chính sách bồi thưởng minh bạch: GHN có chính sách bồi thường rõ ràng trong trường hợp xảy ra sự cố mất mát hoặc hư hỏng hàng hóa. Đội ngũ chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp luôn sẵn sàng hỗ trợ giải quyết mọi vấn đề một cách nhanh chóng.

> Đăng ký trải nghiệm dịch vụ giao hàng chuyên nghiệp và hiệu quả của GHN ngay hôm nay tại https://sso.ghn.vn/register!

Nguồn tham khảo:

Troy Segal. What Is a Pro Forma Invoice? Required Information and Example. 22 06 2025. https://www.investopedia.com/terms/p/pro-forma-invoice.asp (truy cập 26 02 2026)

Bài viết liên quan:

Câu hỏi thường gặp

Proforma bill of lading là gì?
Tương tự như Proforma invoice, Proforma bill of lading là một bản nháp của vận đơn đường biển (Bill of Lading). Nó được hãng tàu hoặc forwarder phát hành để người gửi hàng kiểm tra lại các thông tin trước khi phát hành vận đơn chính thức.
Có thể dùng hóa đơn chiếu lệ thay thế hợp đồng không?
Proforma invoice không thể thay thế hoàn toàn cho hợp đồng. Mặc dù hóa đơn này có các điều khoản cơ bản của giao dịch, nhưng nó không có tính ràng buộc pháp lý như một bản hợp đồng đầy đủ. Tuy nhiên, trong một số trường hợp giao dịch nhỏ và đơn giản, hai bên có thể thỏa thuận sử dụng PI đã được xác nhận như một tài liệu ràng buộc thay thế.
Hóa đơn chiếu lệ có bắt buộc không?
Việc phát hành hóa đơn chiếu lệ không phải là yêu cầu bắt buộc trong mọi giao dịch thương mại quốc tế. Tuy nhiên, nó gần như là một thông lệ và thường được người mua yêu cầu để thực hiện các thủ tục cần thiết tại nước nhập khẩu. Vì vậy, việc chuẩn bị một mẫu proforma invoice chuyên nghiệp là điều cần thiết cho các nhà xuất khẩu.
Có thể dùng Proforma invoice làm thủ tục hải quan không?
Điều này tùy thuộc vào quy định của cơ quan hải quan mỗi quốc gia. Một số nước chấp nhận Proforma invoice cho việc khai báo sơ bộ hoặc đối với hàng hóa không mang tính thương mại (hàng mẫu, quà tặng). Tuy nhiên, để hoàn tất thủ tục thông quan và xác định mức thuế, hầu hết các quốc gia đều yêu cầu phải có Commercial Invoice.