Trong hoạt động xuất nhập khẩu, kiểm hóa hải quan là một khâu quan trọng trong quá trình làm thủ tục thông quan hàng hóa. Việc hiểu rõ kiểm hóa là gì, khi nào bị kiểm hóa, các hình thức, quy trình cũng như chi phí liên quan sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn, hạn chế rủi ro và đảm bảo quá trình xuất nhập khẩu diễn ra thuận lợi.

1. Kiểm hoá hải quan là gì?

Kiểm hoá là quá trình cơ quan hải quan kiểm tra thực tế hàng hóa nhằm đối chiếu với thông tin đã khai báo trên tờ khai hải quan và hồ sơ kèm theo. Hoạt động này được tiến hành theo quy định, có thể áp dụng đối với toàn bộ hoặc một phần lô hàng.

Quá trình kiểm soát có thể áp dụng với bất kỳ lô hàng nào trong quá trình thông quan.

2. Vì sao cần phải kiểm hóa?

Kiểm hóa được thực hiện nhằm đảm bảo chính chính xác thông tin khai báo, phòng chống gian lận, kiểm soát chính sách quản lý,... Tóm lại đây là bước cần thiết để kiểm soát hoạt động xuất nhập khẩu và hạn chế các rủi ro phát sinh trong quá trình thông quan.

- Xác minh tính chính xác: Kiểm hóa giúp đối chiếu thông tin khai báo với hàng hóa thực tế như tên hàng, số lượng, chủng loại, tình trạng hàng. Qua đó, phát hiện kịp thời các sai lệch hoặc nhầm lẫn trong hồ sơ khai hải quan.

- Phòng chống gian lận, buôn lậu: Thông qua việc kiểm tra thực tế, cơ quan chức năng có thể phát hiện các hành vi khai sai, che giấu hàng hóa, trà trộn hàng cấm hoặc hàng không đúng khai báo, góp phần hạn chế gian lận thương mại.

- Kiểm soát chính sách quản lý: Kiểm hóa giúp đảm bảo hàng hóa tuân thủ các quy định quản lý chuyên ngành, điều kiện xuất nhập khẩu, giấy phép hoặc kiểm tra chất lượng theo chính sách hiện hành.

- Đảm bảo minh bạch: Quá trình kiểm hóa tạo sự rõ ràng giữa các bên liên quan, giúp việc xử lý hàng hóa được thực hiện công khai, thống nhất và hạn chế tranh chấp trong quá trình thông quan.

- Giảm thiểu rủi ro pháp lý: Việc kiểm hóa kịp thời giúp phát hiện và xử lý sai sót ngay từ đầu, từ đó giảm nguy cơ bị xử phạt, truy thu thuế hoặc phát sinh vấn đề pháp lý cho doanh nghiệp.

Tham khảo: Quy trình logistics chi tiết cho shop 

3. Khi nào hàng hóa bị yêu cầu kiểm hóa?

Hàng hóa có thể bị kiểm hóa nếu thuộc luồng đỏ, nghi ngờ thông tin, hàng đặc biệt,... Việc kiểm tra thực tế nhằm đảm bảo sự phù hợp giữa hồ sơ khai báo và tình trạng hàng hóa trong quá trình làm thủ tục:

- Phân luồng đỏ: Hàng hóa bị phân vào luồng đỏ sẽ phải kiểm tra hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa. Đây là nhóm có mức độ rủi ro cao hoặc cần kiểm soát chặt chẽ theo quy định.

- Nghi ngờ thông tin: Trường hợp cơ quan hải quan nghi ngờ có sự không thống nhất giữa khai báo và chứng từ, hoặc thông tin khai chưa rõ ràng, hàng hóa có thể bị yêu cầu kiểm hóa để làm rõ.

- Hàng hóa đặc biệt: Một số loại hàng hóa thuộc diện quản lý đặc thù như hàng có điều kiện, hàng nhạy cảm, hàng mới hoặc chưa có tiền lệ xuất nhập khẩu có thể bị kiểm hóa theo yêu cầu.

- Có dấu hiệu vi phạm: Nếu phát hiện dấu hiệu bất thường như khai sai tên hàng, mã HS, số lượng, trị giá hoặc có dấu hiệu vi phạm quy định pháp luật, cơ quan hải quan sẽ tiến hành kiểm hóa để xác minh.

Nếu hàng hóa thuộc luồng đỏ, thuộc nhóm đặc biệt, có tính rủi ro,... tỷ lệ bị kiểm hóa là rất cao.

4. Có bao nhiêu hình thức kiểm hóa?

Có 5 hình thức kiểm hóa: kiểm hóa thủ công, kiểm tra bằng máy soi, kiểm hóa kết hợp. kiểm hóa 100% và kiểm hóa xác suất. Mỗi hình thức có phạm vi và cách thức thực hiện riêng, nhằm phục vụ việc kiểm tra thực tế hàng hóa trong quá trình làm thủ tục hải quan.

  • Kiểm hóa thủ công: Là hình thức mở kiện, thùng hoặc container để kiểm tra trực tiếp bằng mắt thường. Hình thức này thường áp dụng khi cần đối chiếu chi tiết hàng hóa với khai báo.

  • Kiểm tra bằng máy soi: Hàng hóa được đưa qua máy soi chiếu để kiểm tra hình ảnh bên trong mà không cần mở kiện, giúp tiết kiệm thời gian và hạn chế tác động trực tiếp đến hàng.

  • Kiểm hóa kết hợp: Là sự kết hợp giữa soi chiếu và kiểm tra thủ công, áp dụng khi kết quả soi chiếu chưa đủ cơ sở xác định hoặc cần kiểm tra thêm một phần hàng hóa.

  • Kiểm hóa 100%: Toàn bộ lô hàng được kiểm tra thực tế, thường áp dụng với các trường hợp có mức độ rủi ro cao hoặc theo yêu cầu kiểm soát đặc biệt.

  • Kiểm hóa xác suất: Chỉ kiểm tra một phần hàng hóa theo tỷ lệ nhất định, dựa trên phương pháp chọn mẫu, nhằm đánh giá tính phù hợp giữa khai báo và thực tế.

5. Phí kiểm hóa là gì?

Phí kiểm hóa là các khoản chi phí phát sinh khi hàng hóa bị yêu cầu kiểm tra thực tế trong quá trình làm thủ tục hải quan. Các chi phí này liên quan đến hoạt động kiểm tra, xử lý và hỗ trợ kỹ thuật phục vụ việc kiểm hóa theo quy định.

- Các khoản phí kiểm hóa thường gặp:

  • Chi phí kiểm tra thực tế: Khoản phí liên quan đến việc mở, kiểm tra hàng hóa theo yêu cầu kiểm hóa của cơ quan hải quan.

  • Chi phí bốc xếp/rút hàng: Chi phí phát sinh khi cần bốc dỡ, rút hàng ra khỏi container hoặc kiện hàng để phục vụ kiểm tra.

  • Chi phí soi chiếu: Áp dụng trong trường hợp hàng hóa được đưa qua hệ thống máy soi chiếu container hoặc kiện hàng theo chỉ định.

  • Chi phí dịch vụ khác: Bao gồm các chi phí hỗ trợ như niêm phong, đóng lại hàng hóa, lưu kho bãi hoặc dịch vụ của đơn vị logistics.

- Khi nào phải chịu phí kiểm hóa?

  • Tờ khai hải quan bị phân luồng đỏ: Hàng hóa thuộc luồng đỏ phải kiểm tra thực tế nên phát sinh các chi phí kiểm hóa liên quan.

  • Có nghi ngờ về khai báo: Khi thông tin khai báo chưa rõ ràng hoặc có dấu hiệu sai lệch, hàng hóa có thể bị kiểm hóa và phát sinh chi phí.

  • Hàng hóa không thuộc diện miễn kiểm tra: Các lô hàng không nằm trong diện miễn kiểm tra theo quy định sẽ phải thực hiện kiểm hóa và chịu các khoản phí tương ứng.

Nếu kinh doanh hàng xuất nhập khẩu, shop luôn phải dự phòng khoản phí kiểm hóa.

6. Quy trình kiểm hóa diễn ra như thế nào?

Quy trình kiểm hóa hải quan thường diễn ra với 4 bước: Khai báo hải quan và phân luồng, chuẩn bị hàng hóa, tiến hành kiểm hóa (thực tế) và kết luận và xử lý. Nội dung từng bước trong quy trình như sau:

Bước 1: Khai báo hải quan và phân luồng

Doanh nghiệp thực hiện khai báo thông tin lô hàng trên hệ thống hải quan điện tử. Căn cứ vào nội dung khai báo và mức độ rủi ro, hệ thống sẽ tự động phân luồng tờ khai. Trường hợp bị phân luồng đỏ, hàng hóa sẽ phải thực hiện kiểm hóa.

Bước 2: Chuẩn bị hàng hóa

Sau khi nhận được yêu cầu kiểm hóa, doanh nghiệp hoặc đơn vị logistics (xuất nhập khẩu) tiến hành bố trí hàng hóa tại địa điểm kiểm tra theo hướng dẫn. Hàng hóa cần được sắp xếp, niêm phong và chuẩn bị đầy đủ điều kiện để phục vụ việc kiểm tra thực tế.

Bước 3: Tiến hành kiểm hóa (Thực tế)

Cơ quan hải quan thực hiện kiểm tra thực tế hàng hóa theo hình thức được chỉ định, có thể là kiểm tra thủ công, soi chiếu hoặc kết hợp. Quá trình này nhằm đối chiếu hàng hóa với nội dung khai báo trên hồ sơ.

Bước 4: Kết luận và xử lý

Sau khi kiểm hóa, cơ quan hải quan đưa ra kết luận. Nếu hàng hóa phù hợp với khai báo, thủ tục tiếp theo sẽ được thực hiện để thông quan. Trường hợp phát hiện sai lệch, các biện pháp xử lý sẽ được áp dụng theo quy định.

Tìm hiểu: Mã vạch hải quan là gì? Lợi ích, cách lấy và in

Quy trình có thể có sự khác biệt đối với phân loại hàng hóa và tình hình cụ thể tại thời điểm kiểm tra.

7. Nên làm gì khi bị kiểm hóa? Những lưu ý chung khi bị kiểm hóa

Khi hàng hóa bị yêu cầu kiểm hóa, doanh nghiệp cần chủ động phối hợp và chuẩn bị đầy đủ để quá trình diễn ra thuận lợi. Một số lưu ý và việc cần làm gồm:

  • Kiểm tra lại hồ sơ, chứng từ hải quan để đảm bảo thông tin khai báo thống nhất và đầy đủ.

  • Chuẩn bị hàng hóa đúng yêu cầu kiểm tra, sắp xếp gọn gàng, thuận tiện cho việc mở kiện, rút hàng.

  • Phối hợp với cán bộ hải quan và đơn vị kho bãi/logistics trong suốt quá trình kiểm hóa.

  • Có mặt hoặc cử người đại diện khi tiến hành kiểm hóa để xử lý kịp thời các phát sinh.

  • Theo dõi hình thức và tỷ lệ kiểm hóa (100% hay xác suất) để chuẩn bị phương án phù hợp.

  • Ghi nhận kết quả kiểm hóa và lưu lại biên bản, hình ảnh (nếu có) để làm căn cứ đối chiếu.

  • Xử lý ngay các sai sót nếu được yêu cầu bổ sung, điều chỉnh hồ sơ theo hướng dẫn.

  • Dự trù chi phí phát sinh như bốc xếp, soi chiếu, lưu kho để tránh bị động về thời gian và chi phí.

8. Cách hạn chế bị kiểm hóa hải quan

Để giảm khả năng hàng hóa bị yêu cầu kiểm hóa, doanh nghiệp có thể lưu ý thực hiện các biện pháp sau:

  • Khai báo hải quan chính xác, đầy đủ và thống nhất giữa tờ khai và bộ chứng từ liên quan.

  • Xác định đúng mã HS, tên hàng, chủng loại và xuất xứ để tránh nghi ngờ trong quá trình phân luồng.

  • Chuẩn bị hồ sơ, chứng từ hợp lệ như hợp đồng, hóa đơn, packing list, giấy phép (nếu có).

  • Tuân thủ đúng các quy định về chính sách quản lý, kiểm tra chuyên ngành đối với từng mặt hàng.

  • Hạn chế điều chỉnh, sửa đổi tờ khai nhiều lần sau khi đã khai báo.

  • Lưu giữ lịch sử tuân thủ tốt trong hoạt động xuất nhập khẩu để giảm mức độ rủi ro.

  • Phối hợp với đơn vị logistics hoặc đại lý hải quan uy tín để hạn chế sai sót nghiệp vụ.

  • Đóng gói, ghi nhãn hàng hóa rõ ràng, đúng với nội dung khai báo trên hồ sơ.

Xem thêm:

Để hạn chế nguy cơ bị kiểm hóa, gây chậm trễ trong việc giao nhận hàng hóa, bạn cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ kỹ lưỡng khi thông quan.

Tóm lại, kiểm hóa hải quan là một nội dung mà doanh nghiệp tham gia xuất nhập khẩu cần nắm rõ. Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, khai báo chính xác và tuân thủ đúng quy định không chỉ giúp quá trình kiểm hóa diễn ra nhanh chóng mà còn góp phần giảm thiểu chi phí và rủi ro phát sinh. Chủ động tìm hiểu và thực hiện đúng quy trình sẽ giúp hoạt động xuất nhập khẩu được thông suốt và hiệu quả hơn.

Bên cạnh hoạt động xuất khẩu, shop cũng không nên bỏ qua thị trường trong nước, nơi trải nghiệm giao hàng đóng vai trò quan trọng trong quyết định mua sắm. Giao hàng nhanh chóng, đúng hẹn là một trong những yếu tố giúp shop tạo ấn tượng tốt và nhận được đánh giá tích cực từ người mua.

GHN – Giao nhanh, đa dạng dịch vụ đi kèm

GHN (Giao Hàng Nhanh) là một trong những đơn vị vận chuyển hàng đầu tại Việt Nam, cung cấp dịch vụ giao hàng nhanh, ổn định với chi phí hợp lý. Sở hữu mạng lưới bưu cục rộng khắp cùng hệ thống công nghệ hiện đại, GHN giúp người bán quản lý đơn hàng dễ dàng, giao đúng hẹn và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

  • Bảng giá hợp lý: GHN xây dựng chính sách giá hấp dẫn phù hợp cho cả shop nhỏ lẫn doanh nghiệp lớn, giá chỉ từ 15.5K/ đơn hàng thường. Có bảng giá ưu đãi dành cho shop sở hữu lượng đơn hàng lớn thường xuyên. 
  • Mạng lưới bưu cục rộng lớn: Hệ thống bưu cục phủ khắp toàn quốc, hỗ trợ lấy - gửi hàng nhanh chóng ở cả khu vực nội thành lẫn ngoại tỉnh. 
  • Giao hàng siêu nhanh: GHN nổi bật với tốc độ giao hàng nhanh, đặc biệt ở các tuyến nội thành và liên tỉnh trọng điểm. Thời gian toàn trình tối đa 5 ngày, giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng và tăng tỷ lệ hoàn đơn thành công.
  • Nhiều tiện ích đi kèm: Dễ dàng cập nhật tình trạng đơn hàng trên website/app GHN, thu hộ COD, đối soát rõ ràng, tích hợp đa nền tảng bán hàng,… tất cả đều được thiết kế để hỗ trợ người bán quản lý đơn giản và hiệu quả hơn.

GHN giúp shop giao đơn hàng trên toàn quốc với bảng giá hợp lý và đa dạng dịch vụ đi kèm.

>> Đăng ký tài khoản ngay hôm nay để tận hưởng dịch vụ của GHN https://sso.ghn.vn/v2/ssoLogin

Tham khảo:

Bài viết liên quan: 

Câu hỏi thường gặp

Mặt hàng nào dễ bị kiểm hóa?
Những mặt hàng có mức độ rủi ro cao thường dễ bị kiểm hóa, bao gồm hàng hóa mới nhập khẩu lần đầu, hàng có giá trị cao, hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành hoặc cần giấy phép, kiểm tra chất lượng. Ngoài ra, các mặt hàng có tên gọi, mã HS dễ nhầm lẫn hoặc từng có lịch sử vi phạm cũng có khả năng bị yêu cầu kiểm hóa.
Kiểm hóa thường mất bao lâu?
Thời gian kiểm hóa phụ thuộc vào hình thức kiểm tra và thực tế lô hàng. Thông thường, kiểm hóa có thể kéo dài từ vài giờ đến 1–2 ngày làm việc. Trường hợp kiểm hóa 100%, hàng phức tạp hoặc phát sinh vấn đề cần xác minh thêm, thời gian có thể kéo dài hơn.
Lô hàng kiểm hóa không đạt chuẩn sẽ bị gì?
Nếu kết quả kiểm hóa cho thấy hàng hóa không phù hợp với khai báo hoặc vi phạm quy định, lô hàng có thể bị yêu cầu điều chỉnh hồ sơ, xử phạt vi phạm hành chính, truy thu thuế hoặc áp dụng biện pháp xử lý theo quy định. Trong một số trường hợp nghiêm trọng, hàng hóa có thể bị tạm giữ hoặc không được thông quan.