Biên bản nghiệm thu là gì? 10 mẫu biên bản nghiệm thu mới nhất

Việc sử dụng biên bản nghiệm thu là một bước quan trọng để xác nhận chất lượng và khối lượng công việc, dịch vụ hoặc hàng hóa đã hoàn thành theo hợp đồng. Đối với shop online, việc này giúp đảm bảo quyền lợi khi làm việc với đối tác cung cấp hoặc vận chuyển. Cùng tìm hiểu chi tiết về loại văn bản này và một số mẫu thông dụng ngay dưới đây nhé!

1. Nghiệm thu là gì?

Nghiệm thu là quá trình kiểm tra, thu nhận và kiểm định sản phẩm, công trình hoặc dịch vụ sau khi đã hoàn thành để đánh giá chất lượng đạt yêu cầu đề ra hay không. Đây là cơ sở quan trọng tiến tới các bước tiếp theo như thanh toán, bàn giao và đưa vào sử dụng.

Nghiệm thu là gì? Đây là hoạt động đối chứng tình trạng hàng hóa, dịch vụ, công trình giữa các bên liên quan.

2. Biên bản nghiệm thu là gì?

Biên bản nghiệm thu là văn bản pháp lý lập ra ghi nhận kết quả của quá trình nghiệm thu công việc, sản phẩm hoặc dịch vụ giữa các bên liên quan. Văn bản này xác nhận rằng bên thực hiện đã hoàn thành các hạng mục theo đúng thỏa thuận trong hợp đồng.

Về vai trò, văn bản này là cơ sở pháp lý để bên nhận thanh toán chi phí cho bên thực hiện. Đồng thời, nó cũng là bằng chứng quan trọng giải quyết tranh chấp phát sinh sau này.

Xem thêm: Hồ sơ pháp lý dự án là gì? Danh mục hồ sơ chi tiết

3. Điều kiện để tiến hành lập biên bản nghiệm thu là gì?

Để tiến hành nghiệm thu, các bên liên quan cần đáp ứng đầy đủ điều kiện về hiệu quả công việc, hồ sơ,... Cụ thể như sau:

• Các công việc, hạng mục yêu cầu nghiệm thu phải được hoàn thành trên thực tế.
• Không còn tồn tại những thiếu sót lớn có thể ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, công trình hoặc khả năng chịu lực.
• Bên yêu cầu nghiệm thu phải chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, tài liệu liên quan.
• Chất lượng của đối tượng nghiệm thu phải được kiểm tra và đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn kỹ thuật và quy định của hợp đồng.

4. Thông tin cần có trong mẫu biên bản nghiệm thu

Một mẫu biên bản nghiệm thu chuẩn đảm bảo đầy đủ nội dung cốt lõi để có giá trị pháp lý và thể hiện rõ ràng kết quả công việc. Về cơ bản, biên bản gồm thông tin chung, thông tin các bên, nội dung nghiệm thu và phần kết luận.

• Thông tin chung: Phần này gồm Quốc hiệu, Tiêu ngữ, tên biên bản (ví dụ: BIÊN BẢN NGHIỆM THU VÀ BÀN GIAO), địa điểm và thời gian lập biên bản. Các thông tin này giúp xác định bối cảnh và tính chính danh của văn bản.
• Thông tin các bên tham gia: Cần ghi rõ thông tin chi tiết của bên giao và bên nhận, bao gồm tên công ty/cá nhân, địa chỉ, số điện thoại, người đại diện và chức vụ. Việc này giúp xác định rõ trách nhiệm và tư cách pháp nhân của những người tham gia ký kết.
• Căn cứ pháp lý nghiệm thu: Phần này liệt kê tài liệu làm cơ sở cho việc nghiệm thu, phổ biến nhất là hợp đồng kinh tế/dịch vụ đã ký kết giữa hai bên. Ngoài ra có thể gồm phụ lục hợp đồng hoặc các văn bản thỏa thuận khác có liên quan.
• Nội dung nghiệm thu: Đây là phần quan trọng nhất, mô tả chi tiết đối tượng được nghiệm thu như tên hàng hóa, dịch vụ, công trình, số lượng, chất lượng, tình trạng thực tế... Nội dung được ghi nhận một cách khách quan và chính xác.
• Kết luận và cam kết: Sau khi kiểm tra, các bên đưa ra kết luận cuối cùng, ví dụ như “đồng ý nghiệm thu” hoặc “nghiệm thu có điều kiện kèm theo các hạng mục cần khắc phục”. Cuối cùng có chữ ký và đóng dấu của đại diện các bên xác nhận giá trị pháp lý.

5. Cập nhật các mẫu biên bản nghiệm thu mới nhất

Tùy vào từng lĩnh vực và đối tượng công việc, biên bản nghiệm thu có những nội dung và cấu trúc khác nhau. Dưới đây là tổng hợp mẫu biên bản nghiệm thu thông dụng hiện nay chủ shop có thể tham khảo:

5.1 Mẫu biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành công việc

Đây là mẫu biên bản dùng xác nhận khối lượng công việc thực tế đã hoàn thành so với kế hoạch hoặc hợp đồng. Mẫu biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành này là căn cứ quan trọng để tiến hành thanh toán theo từng giai đoạn.

Biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành công việc

5.2 Mẫu biên bản nghiệm thu công trình

Biên bản nghiệm thu công trình được sử dụng trong lĩnh vực xây dựng xác nhận một hạng mục hoặc toàn bộ công trình đã hoàn thành theo đúng thiết kế và tiêu chuẩn kỹ thuật. Văn bản này là điều kiện cần thiết để đưa công trình vào sử dụng.

Mẫu biên bản nghiệm thu công trình chuẩn

5.3 Mẫu biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng

Mẫu biên bản này được lập khi tất cả các nghĩa vụ trong hợp đồng đã được hai bên hoàn thành, không còn vướng mắc hay khiếu nại. Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng chính thức chấm dứt hiệu lực của hợp đồng đã ký kết.

Mẫu biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng

5.4 Mẫu biên bản nghiệm thu hàng hóa

Đối với chủ shop, biên bản nghiệm thu hàng hoá là văn bản quen thuộc, dùng xác nhận việc giao nhận hàng đã hoàn tất về số lượng và chất lượng. Đây là cơ sở để bên mua thanh toán và bên bán hoàn thành nghĩa vụ giao hàng.

Mẫu biên bản nghiệm thu hàng hoá giao nhận thành công

5.5 Mẫu biên bản nghiệm thu dịch vụ

Tương tự như hàng hóa, biên bản nghiệm thu dịch vụ xác nhận rằng bên cung cấp đã hoàn thành dịch vụ theo đúng các điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng. Mẫu biên bản nghiệm thu dịch vụ thường được sử dụng trong các lĩnh vực marketing, tư vấn, sửa chữa,...

Mẫu biên bản nghiệm thu dịch vụ đã bàn giao

5.6 Mẫu biên bản bàn giao công việc

Mẫu biên bản này ghi nhận việc chuyển giao trách nhiệm, công việc, tài liệu và tài sản liên quan từ người này sang người khác. Biên bản thường được sử dụng khi có sự thay đổi nhân sự trong công ty hoặc kết thúc một dự án.

Mẫu biên bản nghiệm thu bàn giao công việc tài sản trước nghỉ việc

5.7 Mẫu biên bản nghiệm thu tư vấn giám sát

Trong xây dựng, biên bản này xác nhận đơn vị tư vấn giám sát đã hoàn thành vai trò kiểm tra, theo dõi và đảm bảo chất lượng thi công của nhà thầu. Đây là cơ sở để chủ đầu tư thanh toán chi phí tư vấn giám sát.

5.8 Mẫu biên bản nghiệm thu sau sửa chữa, bảo dưỡng, thay thế

Văn bản này được lập để xác nhận thiết bị, máy móc sau khi sửa chữa, bảo dưỡng đã hoạt động bình thường và đáp ứng yêu cầu kỹ thuật. Biên bản đảm bảo quyền lợi cho bên sử dụng dịch vụ và là cơ sở để thanh toán chi phí.

Mẫu biên bản nghiệm thu sau sửa chữa sản phẩm

5.9 Mẫu biên bản nghiệm thu chất lượng vật tư

Trước khi đưa vật tư, nguyên vật liệu vào sử dụng hoặc thi công, các bên lập biên bản để kiểm tra và xác nhận chất lượng đầu vào. Việc này giúp đảm bảo chất lượng chung của toàn bộ sản phẩm hoặc công trình.

Mẫu biên bản nghiệm thu mới nhất về chất lượng vật tư

5.10 Mẫu biên bản nghiệm thu lắp đặt máy móc

Biên bản này xác nhận việc lắp đặt máy móc, thiết bị đã hoàn tất, hoạt động ổn định và đúng theo các thông số kỹ thuật của nhà sản xuất. Đây là bước cuối cùng trước khi chính thức bàn giao thiết bị cho bên sử dụng.

Mẫu biên bản nghiệm thu máy móc thiết bị

6. Cần chuẩn bị gì để lập biên bản nghiệm thu?

Để quá trình nghiệm thu diễn ra thuận lợi và biên bản có đầy đủ căn cứ pháp lý, bên yêu cầu nghiệm thu cần chuẩn bị một bộ hồ sơ hoàn chỉnh gồm hợp đồng, phụ lục hợp đồng, hồ sơ, nhật ký thi công và hồ sơ hoàn công.

• Hợp đồng, phụ lục hợp đồng: Đây là tài liệu pháp lý quan trọng nhất, quy định rõ quyền và nghĩa vụ của các bên cũng như tiêu chuẩn về sản phẩm, dịch vụ cần đạt được. Mọi nội dung nghiệm thu đều phải đối chiếu dựa trên các điều khoản của hợp đồng.
• Hồ sơ thiết kế, bản vẽ thi công: Đối với lĩnh vực xây dựng hoặc sản xuất, đây là tài liệu mô tả chi tiết thông số kỹ thuật, quy cách của sản phẩm, công trình. Nó là cơ sở để kiểm tra và so sánh với kết quả thực tế.
• Nhật ký thi công: Nhật ký ghi lại toàn bộ quá trình thực hiện công việc hàng ngày, bao gồm các sự kiện, tiến độ, và các vấn đề phát sinh. Đây là nguồn thông tin xác thực để đối chiếu trong quá trình nghiệm thu.
• Hồ sơ hoàn công: Hồ sơ hoàn công là bản vẽ thể hiện chính xác công trình đã được thi công ngoài thực tế, bao gồm cả những thay đổi so với thiết kế ban đầu. Nó là cơ sở quan trọng để nghiệm thu và đưa công trình vào sử dụng.

Xem thêm: Nên chọn dịch vụ giao hợp đồng pháp lý nào uy tín?

7. Quy trình lập biên bản nghiệm thu như thế nào?

Lập biên bản nghiệm thu cần tuân theo một quy trình chặt chẽ để đảm bảo tính khách quan, minh bạch và đúng pháp luật. Bao gồm 4 bước là chuẩn bị hồ sơ, kiểm tra tình hình thực tế, lập và ký biên bản, xử lý các vấn đề tồn tại.

7.1 Chuẩn bị hồ sơ

Trước khi tiến hành nghiệm thu, bên thực hiện (nhà thầu, bên bán) tập hợp đầy đủ tài liệu liên quan như hợp đồng, bản vẽ thiết kế, nhật ký thi công và chứng chỉ chất lượng. Sau đó, bên thực hiện gửi văn bản yêu cầu nghiệm thu kèm theo bộ hồ sơ này cho bên giao (chủ đầu tư, bên mua). Các bên thống nhất thời gian và địa điểm cụ thể để tiến hành nghiệm thu.

Xem thêm: Bộ hồ sơ dự thầu gồm những gì?

7.2 Kiểm tra và đánh giá tình hình thực tế

Ở bước này, các bên cùng nhau kiểm tra trực tiếp tại hiện trường hoặc kiểm tra sản phẩm/dịch vụ thực tế. Quá trình này gồm đo đạc, so sánh với các tiêu chuẩn kỹ thuật, bản vẽ thiết kế và yêu cầu trong hợp đồng. Mọi sai sót hay điểm chưa đạt yêu cầu được ghi nhận lại một cách chi tiết để có phương án xử lý.

Trước khi lập biên bản nghiệm thu, các bên liên quan tiến hành xác minh thông tin cùng nhau.

7.3 Lập và ký biên bản nghiệm thu

Dựa trên kết quả kiểm tra thực tế, các bên tiến hành lập biên bản nghiệm thu với đầy đủ các nội dung theo quy định. Biên bản ghi rõ kết quả nghiệm thu (đạt hay không đạt), các tồn tại (nếu có) và thời hạn khắc phục. Sau khi tất cả các bên đã thống nhất nội dung, đại diện có thẩm quyền ký tên và đóng dấu để xác nhận.

7.4 Xử lý các vấn đề tồn tại sau nghiệm thu nếu có

Trong trường hợp kết quả nghiệm thu không đạt hoặc có một số điểm cần khắc phục, biên bản ghi rõ các nội dung này. Bên thực hiện có trách nhiệm sửa chữa, hoàn thiện các hạng mục còn thiếu sót trong thời hạn đã cam kết. Sau khi đã khắc phục xong, các bên tiến hành nghiệm thu lại trước khi đi đến ký kết cuối cùng.

8. Lưu ý gì khi tiến hành nghiệm thu?

Quá trình nghiệm thu quyết định đến việc thanh toán và thời gian kết thúc hợp đồng nên cần thực hiện một cách cẩn trọng. Để tránh rủi ro và tranh chấp không đáng có, bạn cần ghi nhớ một số lưu ý quan trọng về thời điểm lập biên bản, các bên tham gia nghiệm thu, thông tin nghiệm thu và các căn cứ liên quan.

• Mọi kết quả kiểm tra, dù đạt hay không, đều phải ghi nhận chính thức bằng văn bản và có chữ ký xác nhận của các bên..
• Nội dung trong biên bản nghiệm thu phải phản ánh đúng thực trạng công việc, sản phẩm tại thời điểm kiểm tra.
• Việc nghiệm thu cần được tiến hành đúng thời gian đã thỏa thuận trong hợp đồng hoặc theo thông báo.
• Người ký tên trên biên bản phải là đại diện hợp pháp của công ty hoặc người được ủy quyền hợp lệ.
• Nếu có bất kỳ sai sót hay hạng mục nào chưa hoàn thành, cần phải liệt kê chi tiết trong biên bản; đồng thời nêu rõ trách nhiệm và thời hạn khắc phục để làm cơ sở theo dõi.

Đối với chủ shop kinh doanh online, nếu đang liên kết với Giao Hàng Nhanh (GHN) thì có thể thuận tiện theo dõi hành trình đơn hàng theo thời gian thực. Sau mỗi đơn hàng hoàn thành đều có hóa đơn, biên nhận điện tử minh bạch để đối chứng dễ dàng nếu có vấn đề phát sinh.

Bên cạnh đó, công ty GHN còn mang đến nhiều ưu điểm vượt trội khác cho chủ shop:

• Cước phí tốt: Bảng giá Giao Hàng Nhanh cạnh tranh, chỉ từ 15.5K/đơn thông thường. Ngoài ra còn có cước phí siêu tốt cho shop có đơn nặng ký, giúp tối ưu chi phí vận hành.
• Giao hàng nhanh: Tốc độ là một lợi thế của GHN, với thời gian giao chỉ trong 24 giờ cho đơn nội thành. Các đơn liên tỉnh cũng được xử lý nhanh chóng, chỉ mất 1 - 2 ngày để đến tay người nhận.
• Đối soát COD linh hoạt:Công ty Giao Hàng Nhanh cung cấp nhiều phiên đối soát tiền thu hộ linh hoạt trong tuần. Điều này giúp shop xoay vòng vốn nhanh chóng và hiệu quả.
• Shipper chuyên nghiệp: Đội ngũ shipper GHN được đào tạo bài bản, có thái độ chuyên nghiệp và thân thiện. Điều này không chỉ đảm bảo hàng hóa được giao an toàn, mà còn góp phần tạo thiện cảm cho khách hàng về shop của bạn.

Giao Hàng Nhanh có quy trình xử lý đơn rõ ràng và đội tải chuyên nghiệp giúp nghiệm thu hàng hóa từ người bán tới người mua nhanh gọn.

Cùng với đó, Giao Hàng Nhanh đã phát triển Giao Hàng Doanh Nghiệp với mục đích phục vụ tốt hơn cho các đơn phải bảo mật, không thu hộ. Dịch vụ này vẫn đảm bảo những tiêu chí cơ bản như giao nhanh, độ chính xác cao, cước phí hợp lý và chính sách giao lại, bảo hành tốt. Đặc biệt, người bán thuận lợi lên kế hoạch ngày giờ lấy và giao hàng, đảm bảo khách hàng hài lòng nhất.

>> Hãy đăng ký trải nghiệm dịch vụ giao hàng chuyên nghiệp Giao Hàng Nhanh và tối ưu chi phí ngay hôm nay!

Tóm lại, biên bản nghiệm thu là văn bản không thể thiếu để đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm của các bên trong mọi giao dịch, từ xây dựng đến mua bán hàng hóa. Hy vọng bài viết đã cung cấp cho shop thông tin hữu ích và các mẫu biểu cần thiết để áp dụng vào công việc kinh doanh của mình.

Bài viết liên quan:

• Nên lựa chọn dịch vụ vận chuyển giấy tờ của công ty nào uy tín?
• Gợi ý mẫu biên bản giao nhận hàng hóa đơn giản
• Chứng từ bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu gồm những gì?

Tài liệu tham khảo:

1. Luật Việt Nam. Nghiệm thu là gì? Gợi ý 6 mẫu biên bản nghiệm thu mới nhất 2026. https://luatvietnam.vn/bieu-mau/nghiem-thu-la-gi-571-96471-article.html (đã truy cập 22 05 2026)
2. Thư viện Pháp luật. Mẫu biên bản nghiệm thu 2026 và hướng dẫn cách điền. https://thuvienphapluat.vn/phap-luat-doanh-nghiep/bai-viet/mau-bien-ban-nghiem-thu-2026-va-huong-dan-cach-dien-17664.html (đã truy cập 22 05 2026)