Phần mềm SAP là gì? Hướng dẫn sử dụng phần mềm SAP ERP
- Ngày đăng:
- Tip bán hàng
Hiện nay nhiều shop áp dụng các phần mềm bán hàng, quản lý vận hành để hỗ trợ hoạt động kinh doanh diễn ra nhanh chóng, suôn sẻ hơn. Trong đó, phần mềm quản lý hoạt động kinh doanh toàn diện SAP ERP được rất nhiều chủ shop đánh giá cao. Vậy phần mềm SAP là gì, cách ứng dụng như thế nào? Cùng GHN tìm hiểu ngay trong bài viết sau đây!
1. SAP là phần mềm gì?
SAP (System Application Programing) là tên công ty cung cấp phần mềm tại Đức. Theo đó, SAP viết đầy đủ là SAP ERP (Enterprise Resource Planning) cũng chính là phần mềm hoạch định doanh nghiệp. Ra mắt năm 2006, SAP ERP giúp công ty/shop buôn bán quản lý toàn diện các hoạt động kinh doanh, từ quản lý khách hàng, tài chính đến hàng hóa.
Không ngừng cải tiến, SAP mang đến những phiên bản mới với tính năng vượt trội cùng các giải pháp tích hợp, giúp chủ shop tối ưu hóa quy trình vận hành. Ngày nay, SAP ERP là lựa chọn hàng đầu của nhiều doanh nghiệp toàn cầu, hỗ trợ nâng cao năng lực quản lý và phát triển bền vững.
SAP ERP là phần mềm hỗ trợ quản lý hoạt động kinh doanh với các công việc như quản lý tài chính, nhân sự,...
2. Lợi ích khi sử dụng phần mềm SAP
Phần mềm ERP SAP mang đến các lợi ích nổi bật:
Tối ưu hóa chi phí: SAP ERP giúp shop tính toán, xử lý và tổng hợp đơn hàng nhanh chóng, từ đó tiết kiệm chi phí vận hành và sử dụng nguồn lực hiệu quả hơn so với phương pháp quản lý truyền thống.
Nâng cao hiệu quả kinh doanh: Phần mềm cho phép tính toán giá bán nhanh chóng dựa trên dữ liệu đầu vào, hỗ trợ shop đưa ra quyết định kinh doanh chính xác và tăng lợi nhuận.
Cải thiện sự phối hợp: SAP ERP tạo ra một nền tảng tập trung, cho phép các nhân viên cập nhật, chia sẻ thông tin đồng bộ, nâng cao hiệu quả cộng tác.
Nâng cao năng suất làm việc: Sử dụng SAP ERP giúp shop xây dựng quy trình làm việc chuyên nghiệp, chính xác, linh hoạt và hiệu quả.
Quản lý nhân sự hiệu quả: Shop có thể tiết kiệm chi phí phân phối, vận chuyển và quản lý nhân sự nhờ khả năng theo dõi thông tin theo thời gian thực và phân công trách nhiệm rõ ràng.
Tự động hóa quy trình: SAP ERP tự động hóa và liên kết các quy trình giữa các hoạt động khác nhau, giúp shop giảm thiểu khối lượng công việc giấy tờ, hạn chế sai sót và sự trùng lặp.
3. Các ứng dụng của phần mềm ERP SAP trong kinh doanh
Phần mềm SAP ERP được ứng dụng trong các công việc phổ biến như:
3.1 Quản lý mua - bán hàng
SAP ERP hỗ trợ toàn diện quy trình mua bán hàng, từ việc tạo đơn đặt hàng, quản lý nhà cung cấp, theo dõi đơn hàng, quản lý giá bán, đến việc xử lý hóa đơn và thanh toán. Đồng thời SAP giúp theo dõi doanh thu, dự báo lợi nhuận, quản lý mối quan hệ với khách hàng,...
Hệ thống tự động hóa các quy trình, giảm thiểu sai sót và đảm bảo tính chính xác trong việc ghi nhận thông tin. Nhờ đó, chủ shop có thể kiểm soát tốt dòng hàng hóa, tối ưu hóa chi phí và lập kế hoạch kinh doanh hiệu quả theo các chỉ số báo cáo.
Xem thêm: 12 phần mềm bán hàng online tốt và dễ dùng nhất hiện nay
Phần mềm SAP ERP giúp chủ shop tối ưu các hoạt động bán hàng, kiểm soát doanh thu, từ đó phân tích và tìm ra cơ hội kinh doanh tiềm năng.
3.2 Quản lý tài chính
SAP ERP cung cấp cho shop một hệ thống quản lý tài chính bao gồm kế toán, kiểm soát ngân sách, quản lý tài sản và công nợ. Phần mềm giúp tự động hóa các quy trình kế toán, tạo báo cáo tài chính chính xác và kịp thời. Điều này giúp shop kiểm soát chặt chẽ dòng tiền, nâng cao hiệu quả quản lý nguồn vốn và đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt.
Xem thêm: Chia sẻ 10 phần mềm quản lý tài chính chính xác cho bán hàng online
3.3 Quản lý kho
SAP ERP hỗ trợ shop quản lý kho hiệu quả bằng cách theo dõi số lượng hàng hóa, vị trí lưu trữ, nhập xuất kho, in thẻ kho. Phần mềm cung cấp thông tin chi tiết về tình hình tồn kho, giúp shop dự đoán nhu cầu, tối ưu hóa lượng hàng tồn kho, giảm thiểu chi phí lưu trữ và hạn chế tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa hàng hóa.
Xem thêm: 12 phần mềm quản lý kho hàng chuẩn xác cho shop online
3.4 Bảo trì và Bảo hành Sản phẩm
SAP ERP cho phép theo dõi lịch sử bảo trì, quản lý thông tin bảo hành và xử lý yêu cầu bảo hành của khách hàng, đồng thời quản lý danh mục thiết bị, thông tin nhân viên, cảnh báo bảo trì,.... Điều này giúp shop nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng, bảo mật thông tin và bảo trì sản phẩm hiệu quả, tăng sự hài lòng của khách hàng và xây dựng uy tín thương hiệu.
4. Hướng dẫn sử dụng phần mềm SAP ERP cho người mới bắt đầu
Dưới đây là cách sử dụng SAP ERP đơn giản nếu chủ shop mới bắt đầu sử dụng:
4.1 Cách dùng danh mục dữ liệu
Danh mục dữ liệu củaSAP gồm danh mục hàng hóa, danh mục bán hàng, cụ thể:
Danh mục hàng hóa - Item Master Data: Đây là nơi bạn quản lý tất cả thông tin về sản phẩm như mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, giá bán, nhóm hàng, nhà cung cấp, hình ảnh... Bạn cần nhập đầy đủ và chính xác thông tin cho từng sản phẩm để phần mềm có thể theo dõi và quản lý hàng hóa hiệu quả. Ví dụ, khi tạo một sản phẩm mới, bạn cần nhập mã hàng, tên hàng, mô tả, đơn vị tính, giá bán, nhóm hàng…
Danh mục bán hàng/Nhà cung cấp - Business Partner Master Data: Đây là mục lưu trữ thông tin về khách hàng và nhà cung cấp của bạn như tên, địa chỉ, số điện thoại, email, lịch sử giao dịch... Việc quản lý thông tin khách hàng và nhà cung cấp tập trung giúp bạn dễ dàng theo dõi, chăm sóc khách hàng và hợp tác với nhà cung cấp hiệu quả hơn. Ví dụ, bạn có thể xem lịch sử mua hàng của một khách hàng cụ thể, hoặc xem danh sách các nhà cung cấp cung cấp một loại nguyên liệu nào đó.
Sử dụng danh mục bán hàng giúp chủ shop lưu trữ thông tin khách hàng, đối tác lâu dài, từ đó có thể tạo chương trình tri ân, xây dựng mối quan hệ tốt đẹp.
4.2 Cách phân hệ mua hàng
Phân hệ mua hàng qua 2 phiếu báo giá và phiếu yêu cầu mua hàng:
Phiếu báo giá - Purchase Quotation: Bạn có thể tạo phiếu báo giá để gửi cho nhà cung cấp hoặc khách hàng. Trong phiếu báo giá, bạn cần ghi rõ thông tin về sản phẩm cần mua/bán, số lượng, yêu cầu về chất lượng, thời gian giao hàng…
Phiếu yêu cầu mua hàng - Purchase Request: Bộ phận thu mua có thể tạo phiếu yêu cầu mua hàng để chính thức đặt hàng. Phiếu yêu cầu mua hàng cần chứa đầy đủ thông tin về sản phẩm, số lượng, giá cả, điều khoản thanh toán...
5. Quy trình triển khai phần mềm ERP SAP cơ bản
Để triển khai phần mềm SAP ERP hiệu quả toàn diện cho shop, bạn có thể thực hiện theo quy trình 6 bước dưới đây:
Bước 1: Xác định nhu cầu
Trước tiên, shop cần xác định rõ những vấn đề đang gặp phải trong quản lý và kỳ vọng SAP ERP sẽ giải quyết những vấn đề đó như thế nào.
Bước 2: Thông báo và đào tạo
Chủ shop cần thông báo rõ ràng về việc triển khai SAP ERP cho toàn bộ nhân viên, đồng thời xây dựng kế hoạch đào tạo để mọi người hiểu rõ cách sử dụng phần mềm và vai trò của mình trong quá trình triển khai.
Bước 3: Thiết kế quy trình
Shop cần thiết kế lại quy trình làm việc sao cho phù hợp với hệ thống SAP ERP. Giai đoạn này cần có sự tham gia của các chuyên gia hỗ trợ và sự phối hợp chặt chẽ giữa các nhân viên để đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn.
Bước 4: Thử nghiệm
Trước khi triển khai chính thức, shop nên thử nghiệm SAP ERP ở một số hoạt động. Trong quá trình thử nghiệm, nhân viên sẽ sử dụng phần mềm, nhập liệu và kiểm tra hệ thống. Bạn hãy theo dõi sát sao để đánh giá hiệu quả và sự phù hợp của phần mềm, cũng như khả năng thích ứng của nhân viên.
Hướng dẫn nhân viên sử dụng phần mềm SAP ERP.
Bước 5: Triển khai toàn diện
Sau khi thử nghiệm thành công, shop sẽ triển khai SAP ERP cho tất cả nhân viên. Việc triển khai đồng bộ giúp đảm bảo dữ liệu được thống nhất và các hoạt động kinh doanh được liên kết chặt chẽ.
Bước 6: Đánh giá và cải tiến
Sau khi triển khai, shop cần theo dõi, đánh giá hiệu quả của hệ thống, ghi nhận những điểm mạnh, điểm yếu và đưa ra các điều chỉnh cần thiết để tối ưu hóa hiệu quả sử dụng.
Có thể thấy, phần mềm SAP quản lý hoạt động kinh doanh giúp shop tối ưu hóa quy trình vận hành, nâng cao hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Bên cạnh đó, shop cũng nên đầu tư thêm vào các kế hoạch marketing, nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ CSKH tận tâm và lựa chọn đơn vị vận chuyển uy tín.
Trong đó, đơn vị vận chuyển đóng vai trò quan trọng bởi vừa ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí vận hành, vừa là ‘bộ mặt’ đại diện shop mang đến dịch vụ chăm sóc khách hàng cuối cùng. Chính vì vậy, việc lựa chọn đơn vị vận chuyển uy tín, chuyên nghiệp là điều vô cùng quan trọng.
Giao Hàng Nhanh - Giao hàng mọi nơi nhanh chóng, trọn niềm tin Với mạng lưới giao hàng rộng khắp toàn quốc, dịch vụ đa dạng và chất lượng ổn định, GHN là một trong những lựa chọn hàng đầu hiện nay, giúp shop giao hàng nhanh chóng, an toàn và nâng cao sự hài lòng của khách hàng. Nổi bật với các ưu điểm:
GHN giao hàng mọi miền đất nước với tốc độ nhanh chóng, cước phí tiết kiệm. >> Đăng ký Giao Hàng Nhanh ngay để trải nghiệm dịch vụ giao nhận hàng đầu, hỗ trợ shop kinh doanh thành công! |
Xem thêm:
