Trong hoạt động xuất nhập khẩu, việc hiểu rõ surrender bill là gì giúp các chủ shop chủ động hơn trong quá trình nhận hàng, tránh các chi phí phát sinh không đáng có. Đây là một loại vận đơn quan trọng giúp đẩy nhanh tốc độ giải phóng hàng hóa tại cảng. Mời bạn cùng tìm hiểu chi tiết về Surrender Bill và cách sử dụng hiệu quả trong bài viết sau đây.

1. Surrender Bill là gì? Ai phát hành?

Surrender Bill (hay Surrendered Bill of Lading - Vận đơn xuất trình) là một vận đơn đường biển mà người gửi hàng (shipper) yêu cầu hãng tàu phát hành để người nhận hàng (consignee) có thể nhận hàng tại cảng đích mà không cần xuất trình vận đơn gốc. Vận đơn này được đóng dấu "Surrendered" để xác nhận việc người gửi hàng đã từ bỏ quyền sở hữu lô hàng. Về cơ bản, đây là hình thức điện giao hàng (Telex Release) giúp quá trình nhận hàng diễn ra nhanh chóng và thuận tiện hơn.

Vậy surrender bill do ai phát hành? Surrender Bill được phát hành bởi hãng tàu hoặc công ty giao nhận vận tải (forwarder) theo yêu cầu của người gửi hàng. Sau khi người gửi hàng hoàn tất các nghĩa vụ thanh toán và trả lại bộ vận đơn gốc (Original Bill of Lading), hãng tàu sẽ tiến hành làm điện giao hàng (Telex Release) và gửi thông báo cho đại lý của họ tại cảng đến. Đại lý này sau đó sẽ giải phóng hàng cho người nhận mà không cần vận đơn gốc.

Xem thêm: Tiêu chí PSR là gì? Vai trò và những quy tắc cụ thể

Thường có dấu mộc đỏ "SURRENDERED" (vận đơn xuất trình) đóng trên bản sao vận đơn, xác nhận hãng tàu đã thu hồi bản gốc.

2. Lợi ích của Surrender Bill Of Lading là gì?

Surrender Bill mang lại nhiều lợi ích như giải phóng hàng nhanh chóng, tối ưu quy trình cho lô hàng lớn, tiết kiệm chi phí phụ phát sinh. Để biết chi tiết lợi ích của Surrender Bill là gì thì bạn hãy tham khảo chia sẻ dưới đây:

  • Giải phóng hàng nhanh chóng: Người mua có thể nhanh chóng nhận hàng và giảm thiểu chi phí lưu kho trong trường hợp hàng hóa đã đến cảng nhưng chưa có bộ chứng từ gốc để giải phóng hàng.
  • Tối ưu quy trình cho lô hàng lớn: Với những lô hàng lớn, việc xếp dỡ và hoàn tất các chứng từ mất rất nhiều thời gian, đặc biệt khi hàng cần được nhận gấp, Surrender Bill trở thành giải pháp lý tưởng.
  • Tiết kiệm chi phí phụ phát sinh: Để tránh tình trạng hàng đã được giải phóng nhưng tiền chưa nhận được, một số hãng tàu đã triển khai dịch vụ Seaway Bill miễn phí nhằm giảm thiểu chi phí cho khách hàng.

Tuy nhiên, loại bill này cũng có nhược điểm là tốn chi phí và chỉ nên áp dụng cho những đối tác thật sự tin tưởng, có phương thức thanh toán rõ ràng.

3. Khi nào nên sử dụng Surrender Bill Of Lading?

Surrender Bill of Lading được sử dụng trong trường hợp như người xuất khẩu chuẩn bị và gửi chứng từ chậm,  người nhập khẩu yêu cầu xuất trình Surrender Bill Of Lading ngay từ đầu, giao dịch gấp,... Dưới đây là những trường hợp cụ thể nên sử dụng Surrender Bill.

  • Trường hợp người xuất khẩu chậm chuẩn bị và gửi chứng từ: Khi người xuất khẩu không kịp hoàn tất và gửi bộ chứng từ gốc trước khi tàu đến cảng đích, việc sử dụng Surrender Bill giúp người nhập khẩu nhận hàng đúng hạn. Điều này giúp tránh được các chi phí lưu kho, lưu bãi phát sinh do phải chờ đợi chứng từ.
  • Người nhập khẩu yêu cầu xuất trình Surrender Bill Of Lading ngay từ đầu: Trong một số giao dịch, người nhập khẩu có thể yêu cầu sử dụng Surrender Bill ngay từ đầu để đơn giản hóa thủ tục và nhận hàng nhanh chóng. Điều này đặc biệt phổ biến với các tuyến vận chuyển ngắn ngày, nơi chứng từ gốc không thể đến kịp.
  • Giao dịch gấp hoặc đòi hỏi tính linh hoạt: Đối với những lô hàng cần được giao gấp hoặc các giao dịch đòi hỏi sự linh hoạt cao, Surrender Bill là lựa chọn lý tưởng. Nó cho phép giải phóng hàng hóa ngay lập tức mà không bị ràng buộc bởi các thủ tục giấy tờ phức tạp.
  • Hàng hóa có giá trị không quá lớn: Với các lô hàng có giá trị không cao, rủi ro trong thanh toán thường thấp hơn. Do đó, việc sử dụng Surrender Bill giúp cả hai bên tiết kiệm thời gian và chi phí mà không phải lo lắng nhiều về các vấn đề tài chính.
  • Đối tác làm ăn lâu, đáng tin cậy: Khi người mua và người bán đã có mối quan hệ kinh doanh lâu dài và tin tưởng lẫn nhau, việc sử dụng Surrender Bill trở nên an toàn hơn. Người bán có thể yên tâm rằng người mua sẽ hoàn thành nghĩa vụ thanh toán ngay cả khi đã nhận hàng.
  • Thỏa thuận giữa hai bên trong giao dịch: Cuối cùng, việc sử dụng Surrender Bill có thể đơn giản là do thỏa thuận giữa người mua và người bán. Nếu cả hai bên đều đồng ý rằng đây là phương thức thuận tiện và phù hợp nhất cho giao dịch của họ, họ có thể yêu cầu hãng tàu phát hành.
  • Tiết kiệm chi phí gửi vận đơn gốc: Việc gửi bộ vận đơn gốc qua dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế có thể tốn kém, đặc biệt là khi phải gửi đến nhiều địa điểm. Sử dụng Surrender Bill giúp loại bỏ hoàn toàn chi phí này, thay vào đó chỉ phải trả một khoản phí nhỏ cho Telex Release.

Bạn sử dụng Surrender Bill khi muốn tiết kiệm phí gửi chuyển phát nhanh bộ chứng từ gốc.

4. Nguyên tắc làm việc của hãng tàu khi phát hành Surrender Bill

Khi phát hành Surrender Bill, các hãng tàu tuân thủ những nguyên tắc làm việc nghiêm ngặt để đảm bảo tính hợp lệ và an toàn cho lô hàng. Các nguyên tắc này bao gồm quy định về phí, thủ tục thay đổi và các thỏa thuận cần thiết trước khi hàng được xếp lên tàu. Việc nắm rõ những quy tắc này giúp các bên liên quan phối hợp nhịp nhàng và tránh các tranh chấp không đáng có.

  • Thu phí sửa Surrender Bill Of Lading: Hãng tàu sẽ thu một khoản phí nhất định khi phát hành Surrender Bill, thường được gọi là phí Telex Release. Mức phí này dùng để bù đắp cho các chi phí hành chính và thông tin liên lạc giữa các đại lý ở cảng đi và cảng đến. Phí này thường do người gửi hàng (shipper) chi trả.
  • Quy định về thủ tục và mức phí thay đổi bill: Mỗi hãng tàu sẽ có quy định riêng về thủ tục và mức phí để thay đổi từ vận đơn gốc sang Surrender Bill. Người gửi hàng cần liên hệ trực tiếp với hãng tàu hoặc công ty giao nhận để biết chi tiết về các yêu cầu, giấy tờ cần thiết. Thông thường, shipper phải nộp lại bộ vận đơn gốc và điền vào đơn yêu cầu để được chấp thuận.
  • Thỏa thuận trước khi xếp hàng lên tàu: Để quá trình diễn ra suôn sẻ, người gửi hàng nên thỏa thuận và thông báo cho hãng tàu về ý định sử dụng Surrender Bill ngay từ đầu. Việc này nên được thực hiện trước khi hàng hóa được xếp lên tàu và trước khi vận đơn gốc được phát hành. Thỏa thuận trước giúp hãng tàu chuẩn bị và xử lý yêu cầu nhanh chóng hơn.
5. Quy trình làm Surrender Bill Of Lading như thế nào?

Quy trình làm Surrender Bill of Lading bắt đầu từ yêu cầu của người gửi hàng và kết thúc khi người nhận hàng nhận được hàng hóa tại cảng đích. Các bước bao gồm việc phát hành bill, xác nhận thông tin, xử lý phí và gửi thông báo cho các bên liên quan.

Dưới đây là chia sẻ chi tiết về quy trình làm Surrender Bill of Lading:

  • Bước 1 - Nhận yêu cầu từ shipper hoặc forwarder: Người gửi hàng (shipper) hoặc công ty giao nhận (forwarder) gửi yêu cầu phát hành Surrender Bill đến hãng tàu. Yêu cầu này thường đi kèm với việc nộp lại bộ vận đơn gốc (3 bản) nếu đã được phát hành trước đó. Đây là bước khởi đầu quan trọng để hãng tàu bắt đầu xử lý.
  • Bước 2 - Phát hành Surrendered Bill: Sau khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, hãng tàu sẽ tiến hành phát hành Surrender Bill. Họ sẽ đóng dấu "Surrendered" lên vận đơn và giữ lại các bản gốc. Một bản sao của Surrender Bill sẽ được gửi cho người gửi hàng để làm bằng chứng.
  • Bước 3 - Xác nhận thông tin lô hàng: Hãng tàu sẽ kiểm tra và xác nhận lại toàn bộ thông tin về lô hàng trên hệ thống. Các thông tin này bao gồm tên người gửi, người nhận, mô tả hàng hóa, số container, và cảng đến. Việc xác nhận này đảm bảo thông tin được truyền đi một cách chính xác.
  • Bước 4 - Xử lý phí telex release: Người gửi hàng phải thanh toán phí Telex Release cho hãng tàu theo quy định. Phí này là bắt buộc để hãng tàu thực hiện điện giao hàng cho đại lý tại cảng đích. Sau khi nhận được thanh toán, hãng tàu sẽ tiếp tục các bước tiếp theo.
  • Bước 5 - Xác nhận người nhận hàng: Hãng tàu tại cảng đi sẽ gửi thông báo điện giao hàng (Telex Release message) cho văn phòng đại lý của họ tại cảng đến. Thông báo này xác nhận rằng vận đơn gốc đã được thu hồi và chỉ định rõ người nhận hàng hợp pháp. Đại lý tại cảng đến sẽ dựa vào thông báo này để giải phóng hàng.
  • Bước 6 - Gửi Surrendered Bill cho người nhận hàng: Người gửi hàng sẽ gửi bản sao của Surrender Bill cho người nhận hàng. Người nhận hàng sẽ sử dụng bản sao này cùng với các giấy tờ cần thiết khác để làm thủ tục nhận hàng. Bản sao này đóng vai trò như một chứng từ thông báo.

Người gửi hàng sẽ gửi bản sao Surrender Bill cho người nhận hàng để làm các thủ tục cần thiết.

  • Bước 7 - Hoàn tất quá trình giao nhận hàng: Khi hàng đến cảng đích, người nhận hàng xuất trình giấy báo hàng đến và các giấy tờ tùy thân cho đại lý của hãng tàu. Đại lý sẽ đối chiếu thông tin với điện giao hàng đã nhận và tiến hành giải phóng hàng. Quá trình giao nhận hàng hóa được hoàn tất mà không cần vận đơn gốc.

6. Điểm khác nhau giữa Original Bill of Lading và Surrender Bill of Lading

Original Bill of Lading và Surrender Bill of Lading là hai loại chứng từ quan trọng nhưng có bản chất và chức năng hoàn toàn khác nhau. Vận đơn gốc có giá trị như một chứng từ sở hữu hàng hóa và có thể chuyển nhượng được. Trong khi đó, Surrender Bill chỉ đơn thuần là một xác nhận rằng vận đơn gốc đã được thu hồi, giúp giải phóng hàng nhanh hơn.

Dưới đây là bảng phân biệt Original Bill of Lading và Surrender Bill of Lading cho bạn tham khảo:

Tiêu chí

Original Bill of Lading (Bill gốc)

Surrender Bill of Lading

Định nghĩa

Tài liệu vận chuyển hàng hóa trên biển ban đầu.

Tài liệu thay thế cho Bill gốc khi hàng hóa đã được giao cho người nhận hàng và Bill gốc đã được trả về.

Giá trị

Tài liệu chứng nhận quyền sở hữu hàng hóa.

Tài liệu chỉ chứng nhận rằng Bill gốc đã được trả về và hàng hóa đã được giao cho người nhận hàng.

Sử dụng

Sử dụng để thực hiện các giao dịch thương mại và thanh toán.

Sử dụng khi hàng hóa đã được giao cho người nhận hàng và Bill gốc đã được trả về.

Quyền lợi

Chủ hàng hoặc người được ủy quyền có quyền sử dụng Bill gốc để yêu cầu vận chuyển, nhận hàng và thanh toán.

Chủ hàng hoặc người được ủy quyền không thể yêu cầu vận chuyển, nhận hàng hoặc thanh toán bằng SBL.

Phát hành

Phát hành bởi hãng tàu hoặc chủ hàng.

Chủ hàng hoặc người được ủy quyền có thể yêu cầu hãng tàu phát hành SBL khi Bill gốc đã được trả về.

Điều kiện sử dụng

Bill gốc cần phải được gửi đến người nhận hàng trước khi hàng hóa được giao.

SBL chỉ có giá trị khi Bill gốc đã được trả về.

Mất mát

Nếu Bill gốc bị mất hoặc bị hư hỏng, chủ hàng hoặc người được ủy quyền phải yêu cầu phát hành tài liệu thay thế.

Nếu SBL bị mất hoặc bị hư hỏng, chủ hàng hoặc người được ủy quyền phải yêu cầu hãng tàu phát hành tài liệu thay thế.

Tác động tới quyền sở hữu

Nếu Bill gốc được chuyển cho người khác, người đó có thể yêu cầu vận chuyển, nhận hàng và thanh toán.

SBL không có giá trị quyền sở hữu hàng hóa, do đó không thể được chuyển cho người khác để yêu cầu vận chuyển, nhận hàng và thanh toán.

7. Lưu ý gì khi sử dụng Surrender Bill?

Khi sử dụng Surrender Bill of Lading, bạn cần lưu ý các vấn đề pháp lý, giá trị chuyển nhượng, thanh toán, không xuất trình bản gốc khi nhận hàng… để đảm bảo an toàn trong giao dịch quốc tế:

  • Người xuất khẩu chỉ nên yêu cầu Surrender Bill sau khi đã nhận đầy đủ thanh toán từ người nhập khẩu để tránh rủi ro mất hàng mà không thu được tiền.
  • Khác với Bill gốc (Original B/L), Surrender Bill thường không có giá trị chuyển nhượng (Non-negotiable). Do đó, không thể dùng loại vận đơn này để mua bán lô hàng bằng cách ký hậu.
  • Người nhận chỉ cần xuất trình bản sao hoặc thông báo giải phóng hàng để lấy lệnh giao hàng (D/O) tại cảng đích. 
  • Không thể áp dụng thanh toán L/C, do đó shipper cần thu tiền trước khi gửi hàng để tránh những rủi ro không đáng có.Surrendered BL không có giá trị chuyển nhượng, do đó không thể sử dụng lô hàng để đặt cọc ngân hàng với mục đích lấy vốn xoay vòng.
  • Hiện nay một số hãng tàu có thể cung cấp Seaway bill không tốn phí, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.
  • Bạn chỉ nên dùng Surrender Bill khi người mua và người bán có mối quan hệ làm ăn lâu dài và tin tưởng tuyệt đối.
  • Chi phí phát hành Surrendered bill thường cao hơn so với vận đơn gốc vì đây là một dịch vụ gia tăng, bao gồm phí trả bill gốc và phí telex/release.

Chi phí phát hành Surrendered bill cao hơn so với chi phí phát hành bill gốc.

Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ Surrender Bill là gì và cách vận dụng hiệu quả vào hoạt động kinh doanh quốc tế của mình. Sau khi hàng đã cập bến và hoàn tất các thủ tục nhận hàng, nếu bạn cần phân phối hàng hóa đến tay khách nội địa một cách nhanh nhất, hãy chọn ngay dịch vụ của Giao Hàng Nhanh (GHN).

  • Tốc độ giao hàng siêu nhanh: Công ty Giao Hàng Nhanh sở hữu hệ thống phân loại tự động 100% giúp xử lý hơn 2 triệu đơn mỗi ngày. Nhờ đó, hàng của shop sẽ được giao đơn nội thành chỉ trong 24 giờ và đơn liên tỉnh (Hà Nội - Sài Gòn) chỉ từ 1 - 2 ngày.
  • Cước phí vận chuyển hợp lý: Bảng giá GHN cực kỳ tối ưu với mức đồng giá chỉ 15.5K/đơn. Đặc biệt, mức giá này luôn ổn định, không thay đổi dù là ngày thường hay các dịp lễ lớn.
  • Nhiều chính sách giao hàng miễn phí: Shop sẽ được hưởng hàng loạt đặc quyền như miễn phí giao lại 2 lần, miễn phí đối soát COD và khai báo giá trị hàng hóa dưới 1 triệu đồng. Tính năng Cảnh báo bom hàng cũng được cung cấp miễn phí để bảo vệ lợi nhuận cho shop.
  • Theo dõi đơn hàng 24/7: Hệ thống quản lý trực tuyến trên website và app GHN hoạt động 24/7. Cả shop và khách hàng đều có thể chủ động kiểm tra hành trình đơn hàng mọi lúc, mọi nơi chỉ với vài thao tác đơn giản.
  • Tính năng hỗ trợ shop kinh doanh tốt: GHN VN cung cấp các dịch vụ như Giao 1 phần - Trả 1 phần và Giao thất bại - Thu tiền. Những tính năng này giúp shop giảm tối đa chi phí phát sinh do đơn hàng bị hoàn, từ đó tối ưu hóa lợi nhuận kinh doanh.

Chiến binh Giao Hàng Nhanh vẫn giữ tốc độ để giao nhanh nhanh cho Shop!

>> Còn chần chờ gì nữa, các chủ shop hãy đăng ký tài khoản và trải nghiệm ngay dịch vụ giao hàng siêu tốc của GHN!

Bài viết liên quan:

Câu hỏi thường gặp

Điểm khác nhau giữa Telex Release và Surrender Bill là gì?
Surrendered Bill là trạng thái vận đơn đã bị thu hồi/đóng dấu, còn Telex Release là thông báo điện tử của hãng tàu để thả hàng. Cụ thể, Surrendered Bill là hành động pháp lý (trả lại vận đơn), còn Telex Release là phương thức truyền tin để báo cho cảng đích biết rằng Surrender đã được thực hiện. Cả hai đều dùng để nhận hàng không cần vận đơn gốc, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí, thường áp dụng khi tin tưởng nhau hoặc hàng đến sớm hơn chứng từ.
Sử dụng Surrender Bill có những rủi ro gì?
Rủi ro lớn nhất là việc người bán (shipper) mất quyền kiểm soát lô hàng ngay khi vận đơn được surrender. Nếu người mua chưa thanh toán tiền hàng nhưng đã lấy được hàng qua điện giao hàng, người bán sẽ rất khó đòi lại tài sản. Ngoài ra, việc sai sót trong thông tin người nhận hàng trên hệ thống cũng có thể khiến hàng bị giao nhầm người hoặc bị kẹt lại cảng.
Surrendered Bill có thể chuyển cho người khác không?
Câu trả lời là Không. Khác với vận đơn gốc (Original Bill) có thể chuyển nhượng bằng cách ký hậu, Surrender Bill chỉ ghi đích danh người nhận hàng và không có giá trị chuyển nhượng. Quyền nhận hàng chỉ thuộc về Consignee đã được xác định trên hệ thống điện tử của hãng tàu, do đó không thể dùng loại bill này để mua bán lại lô hàng khi đang trên đường vận chuyển.