Đồng kiểm là gì? Ship COD đồng kiểm cần lưu ý những gì?

Đồng kiểm hàng hóa khi giao nhận hàng đang là chính sách được không ít chủ shop online và người tiêu dùng quan tâm. Vậy gửi hàng đồng kiểm là gì? Cần lưu ý gì khi thực hiện? Hãy cùng Giao Hàng Nhanh (GHN) tìm câu trả lời trong bài viết dưới đây nhé!

1. Đồng kiểm là gì?

Đồng kiểm là quy trình nhân viên giao hàng và người mua cùng mở hộp, kiểm tra ngoại quan, số lượng và tình trạng hàng hóa ngay tại thời điểm nhận hàng. Hoạt động này giúp đảm bảo người mua nhận được đúng sản phẩm đã đặt, tránh rủi ro hàng giả, hàng hư hỏng.

Việc đồng kiểm hàng hóa được thực hiện khi giao hàng cho người mua.

2. Vì sao nên chọn đồng kiểm hàng hóa?

Đồng kiểm mang đến nhiều lợi ích như xác nhận đơn hàng an toàn, đảm bảo đúng chủng loại và số lượng, xử lý khiếu nại nhanh chóng nếu có,... Cụ thể như sau: 

• Xác nhận hàng hóa nguyên vẹn: Đồng kiểm giúp bạn phát hiện ngay các hư hỏng vật lý như móp méo, vỡ nát hoặc trầy xước phát sinh trong quá trình vận chuyển. Nếu nhận hàng xong mới mở ra và thấy hỏng hóc bạn sẽ tốn nhiều thời gian cho việc khiếu nại, hoàn trả hàng. 
• Đảm bảo đúng chủng loại và số lượng: Đồng kiểm cho phép bạn đối chiếu trực tiếp xem sản phẩm nhận được có đúng mẫu mã, màu sắc và kích thước như đã đặt hàng hay không. Điều này giúp tránh tình trạng giao thiếu số lượng hoặc gửi nhầm mặt hàng, gây mất thời gian chờ đợi đổi trả sau này.
• Kiểm tra tình trạng niêm phong và đóng gói: Khi kiểm tra cùng bưu tá, bạn có thể quan sát xem băng keo niêm phong của gói hàng có dấu hiệu bị xé rách hay dán đè lên hay không. Điều này cực kỳ quan trọng đối với các mặt hàng giá trị cao như điện thoại, laptop để loại trừ rủi ro hàng bị tráo đổi trước khi đến tay bạn.
• Xử lý khiếu nại và hoàn tiền nhanh chóng: Nếu có sai sót được phát hiện ngay khi đồng kiểm, bạn có quyền từ chối nhận hàng và yêu cầu bưu tá lập biên bản xác nhận tại chỗ. Biên bản này là bằng chứng giúp quy trình hoàn tiền hoặc gửi bù hàng mới diễn ra nhanh hơn.
• Giảm thiểu rủi ro lừa đảo đơn hàng giả: Hiện nay có nhiều trường hợp kẻ xấu gửi đơn hàng với thông tin giả mạo để thu tiền hộ (COD) mà bên trong là vật phẩm không giá trị. Đồng kiểm giúp bạn nhận diện ngay những kiện hàng giả mạo này trước khi thanh toán.

3. Giao Hàng Nhanh có áp dụng chính sách đồng kiểm không?

GHN có áp dụng chính sách đồng kiểm hàng hóa với các trường hợp ship COD. Cụ thể, khách hàng hợp tác với nhân viên GHN đồng kiểm hàng hóa trong trường hợp đơn hàng COD có giá trị từ 2.000.000đ trở lên. Ngoài ra, GHN còn cho phép đồng kiểm trong các trường hợp khác theo sự hướng dẫn của nhân viên giao hàng.

Ngoài đồng kiểm, GHN VN còn có dịch vụ Giao 1 phần - Trả 1 phần giúp người mua tận hưởng trải nghiệm mua sắm online tiện lợi với hình thức thử đồ tận nơi, đồng thời hỗ trợ chủ shop giảm bớt gánh nặng về cước phí hoàn hàng. 

Với dịch vụ này, GHN Express hỗ trợ mang nhiều kiểu dáng, kích thước của sản phẩm để người mua lựa chọn và chỉ tính phí như 1 lần giao hàng bình thường. Những sản phẩm còn lại sẽ được Công ty GHN hoàn trả về shop với mức phí 5,000 đồng/đơn nội tỉnh, 50% cước phí chiều giao/đơn cho các khu vực còn lại.

Dịch vụ “Giao 1 phần - trả 1 phần” của GHN hỗ trợ shop bán được nhiều đơn hàng, đồng thời giúp người mua hài lòng hơn về sản phẩm.

Theo đó, khi sử dụng dịch vụ “Giao 1 phần - trả 1 phần” chủ shop có thể nhận được nhiều lợi ích như:

• Tăng tỷ lệ giao thành công, shop bán được nhiều hàng hóa, góp phần cải thiện doanh thu hiệu quả.
• Giảm tỷ lệ hoàn trả hàng hóa, nhờ đó giảm thiểu tối đa khoản cước phí hoàn hàng.
• Khách hàng hài lòng về sản phẩm và dịch vụ từ shop, tăng cơ hội quay lại mua hàng vào những lần sau.

Hiện nay, Giao Hàng Nhanh chỉ áp dụng tính năng “Giao 1 phần - trả 1 phần” cho những shop thuộc ngành hàng thời trang. Với các shop thuộc các ngành hàng còn lại sẽ được cập nhật tính năng trong tương lai gần nhất.

> Xem chi tiết hướng dẫn sử dụng tính năng “Giao 1 phần - trả 1 phần” của GHN TẠI ĐÂY. 

4. Quy trình đồng kiểm hàng hóa của GHN

Các bước thực hiện đồng kiểm hàng của GHN Express như sau:

• Bước 1: Khi đến lấy hàng nhân viên GHN sẽ kiểm tra tình trạng đơn hàng và hướng dẫn chủ shop đóng gói hàng hóa theo đúng tiêu chuẩn niêm phong.
• Bước 2: Nhân viên GHN quay video hoặc chụp ảnh để xác nhận tình trạng hàng hóa sau khi niêm phong và trường hợp giao hàng không thành công cần hoàn về cho shop.
• Bước 3: Nếu trả hàng về cho shop thì sẽ thêm bước đồng kiểm và lập biên bản đồng kiểm có xác nhận của khách hàng và nhân viên GHN.

Lưu ý:

• Trong trường hợp người bán từ chối hoặc hàng hóa không thể điều chỉnh cách đóng gói, nhân viên GHN xin phép từ chối nhận hàng và xem như một lần lấy hàng không thành công.
• Nếu khách hàng không đồng ý cho nhân viên GHN quay video, chụp ảnh tình trạng hàng hóa thì mọi vấn đề khiếu nại về đơn hàng phát sinh sau đó sẽ không được giải quyết.

5. Những lưu ý khi đồng kiểm là gì? 

Khi đồng kiểm hàng hóa, người mua cần xác nhận quyền đồng kiểm, kiểm tra ngoại quan gói hàng, quay video làm bằng chứng,... Còn người bán nên đóng gói thông minh, niêm phong sản phẩm, ghi chú rõ ràng bên ngoài gói hàng,... Dưới đây là các lưu ý chi tiết: 

5.1. Đối với người mua

Xác nhận quyền đồng kiểm: Chỉ được kiểm tra hàng nếu người bán đã tích chọn dịch vụ "Đồng kiểm" trên hệ thống và có ghi chú "Được đồng kiểm" trên vận đơn. Nếu không có, shipper có quyền từ chối cho bạn mở hàng.

• Kiểm tra ngoại quan trước: Trước khi mở, hãy kiểm tra tình trạng lớp vỏ bọc bên ngoài, mã vận đơn phải trùng khớp với thông tin đơn hàng trên ứng dụng/web.
• Giới hạn việc kiểm tra: Bạn được kiểm tra số lượng, màu sắc, kích cỡ, tình trạng vật lý (có móp méo, vỡ hỏng không) của sản phẩm. Đồng thời có thể thử quần áo, giày dép, phụ kiện,… nếu đã có thỏa thuận với người bán. Bạn không được dùng thử đồ lót, mỹ phẩm, thực phẩm,...
• Bằng chứng đối soát: Nên quay video quá trình mở gói hàng và đồng kiểm cùng shipper. Đây là bằng chứng quan trọng nhất nếu phát hiện hàng lỗi hoặc thiếu để yêu cầu hoàn hàng/bồi thường.
• Xử lý khi hàng không đạt: Nếu hàng lỗi/sai, hãy từ chối nhận ngay tại chỗ. Yêu cầu shipper lập biên bản đồng kiểm ghi rõ lý do và tình trạng hàng hóa để làm cơ sở cho việc hoàn trả.

Người mua cần kiểm tra kỹ sản phẩm khi đồng kiểm.

5.2. Đối với người bán

• Cần kích hoạt dịch vụ: Phải chủ động chọn mục "Cho đồng kiểm" khi tạo đơn hàng trên ứng dụng/hệ thống của đơn vị vận chuyển.
• Đóng gói thông minh: Nên sử dụng các loại bao bì dễ mở nhưng vẫn đảm bảo an toàn như túi zip hoặc hộp carton dán băng keo vừa đủ. Tránh quấn màng co hoặc băng keo quá chặt/dày khiến khách hàng khó mở và dễ làm hỏng sản phẩm bên trong khi dùng dao/kéo để cắt lớp bọc.
• Niêm phong sản phẩm: Với các mặt hàng giá trị cao hoặc mỹ phẩm/đồ điện tử, nên có tem niêm phong riêng của shop trên sản phẩm. Điều này giúp xác định khách đã mở seal sản phẩm hay chỉ mới mở hộp bảo vệ bên ngoài.
• Ghi chú rõ ràng: Ghi chú cụ thể các yêu cầu đặc biệt (nếu có) lên vận đơn như "Cho xem hàng, không thử", "Cho thử điện",....
• Chuẩn bị bằng chứng gửi hàng: Luôn chụp ảnh hoặc quay video quá trình đóng gói và tình trạng hàng trước khi bàn giao cho shipper. Hình ảnh phải rõ mã vận đơn và tình trạng nguyên vẹn của kiện hàng.
• Theo dõi và xử lý khiếu nại: Trường hợp khách từ chối nhận sau khi đồng kiểm, cần yêu cầu đơn vị vận chuyển cung cấp hình ảnh/biên bản đồng kiểm để đối soát xem hàng hóa có bị hư hại do lỗi vận chuyển hay do khách hàng làm hỏng trong quá trình kiểm tra.

Bài viết trên là giải đáp cho câu hỏi đồng kiểm là gì cùng các thông tin khách hàng cần lưu ý khi ship COD đồng kiểm. Nhìn chung, chính sách đồng kiểm mang lại nhiều lợi ích cho cả chủ shop và người mua. Đặc biệt, nếu sử dụng dịch vụ “Giao 1 phần - trả 1 phần” của công ty vận chuyển uy tín như GHN, người bán có thể tăng doanh thu hiệu quả.

Liên hệ ngay với GHN TẠI ĐÂY để được tư vấn chi tiết về các dịch vụ!

Xem thêm:

• Đối soát vận chuyển là gì?
• Giao hàng tiêu chuẩn là gì và lợi ích khi sử dụng
• Giao hàng chặng cuối là gì và cách tối ưu hiệu quả