Hướng dẫn cách ghi thông tin gửi hàng qua bưu điện mới nhất

Một phiếu gửi hàng được điền đầy đủ và chính xác giúp đơn hàng được giao nhanh chóng, giảm thiểu rủi ro thất lạc hoặc hoàn hàng không đáng có. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết shop kinh doanh cách ghi thông tin gửi hàng qua bưu điện chuẩn và chính xác nhất, mời bạn tham khảo ngay!

1. Có bao nhiêu loại phiếu thông tin gửi hàng?

Thiết kế phiếu gửi hàng có thể đa dạng tùy theo đơn vị vận chuyển, nhưng nhìn chung chúng có thể chia thành hai loại phổ biến là phiếu gửi hàng có thông tin và phiếu gửi hàng không có thông tin sẵn. Cụ thể:
- Phiếu gửi hàng có thông tin sẵn: Phiên bản phiếu gửi hàng này được chia thành 2 loại nhỏ gồm:

• Phiếu gửi hàng từ đơn vị vận chuyển: Đây là các phiếu do công ty vận chuyển cung cấp, thường được in ra từ hệ thống của họ. Shop sẽ cần nhập các thông tin liên quan đến người nhận vào hệ thống, sau đó có thể in phiếu gửi hàng đã có sẵn mã vận đơn và thông tin cơ bản của shop.
• Phiếu gửi hàng trên sàn thương mại điện tử: Loại phiếu này do các sàn thương mại điện tử lớn như Shopee, Lazada, Tik Tok Shop,... cung cấp. Phiếu được in trực tiếp từ hệ thống sau khi nhà bán hàng xác nhận đơn hàng đã được đặt trên gian hàng trực tuyến của mình.

- Phiếu gửi hàng không có thông tin sẵn: Đây là phiếu gửi hàng trống, phổ biến ở các bưu cục truyền thống. Người gửi sẽ tự điền các thông tin liên quan đến người gửi, người nhận như họ và tên, địa chỉ, số điện thoại,... một cách thủ công.

2. Ghi thông tin gửi hàng như thế nào? Cập nhật cách ghi thông tin gửi hàng qua bưu điện chi tiết mới nhất năm 2025

Để ghi thông tin gửi hàng đúng, bạn cần điền đầy đủ và chính xác các thông tin quan trọng. Điều này bao gồm thông tin người gửi và người nhận (tên, số điện thoại, địa chỉ), mã đơn hàng, thông tin về hàng hóa,... Tìm hiểu chi tiết ngay dưới đây:

2.1 Thông tin cần thiết trên phiếu gửi hàng

Dưới đây là những trường thông tin quan trọng nhất mà bạn cần đảm bảo có mặt trên phiếu gửi hàng để đảm bảo bưu kiện được vận chuyển suôn sẻ:

• Tên và địa chỉ người gửi: Đây là thông tin cần thiết để đơn vị vận chuyển biết được nguồn gốc của hàng hóa và có thể hoàn trả lại nếu không giao được. Bạn hãy điền đầy đủ họ tên, địa chỉ cụ thể bao gồm số nhà, tên đường, xã/phường, quận/huyện, tỉnh/thành phố mình cư trú. Ngoài ra, số điện thoại người gửi cũng cần được ghi rõ để dễ dàng liên lạc nếu có vấn đề phát sinh.
• Tên và địa chỉ người nhận: Bạn cần điền chính xác thông tin này vì nếu sai hoặc thiếu sót, hàng hóa có thể không được giao đến đúng người nhận hoặc bị chậm trễ. Bạn hãy chắc chắn rằng mình đã ghi chính xác tên, địa chỉ chi tiết (bao gồm cả mã bưu chính nếu có) và số điện thoại của người nhận đang hoạt động.
• Mã đơn hàng hoặc mã vận chuyển: Chú ý rằng mỗi đơn hàng thường có một mã số riêng để dễ dàng theo dõi trạng thái đơn hàng trên hệ thống của bưu cục hoặc đơn vị vận chuyển. Đây là thông tin vô cùng quan trọng để tra cứu và quản lý đơn hàng.
• Thông tin về hàng hóa: Một số đơn vị vận chuyển yêu cầu người gửi cung cấp thông tin về loại hàng hóa, số lượng, trọng lượng và giá trị của chúng. Việc cung cấp chi tiết thông tin hàng hóa như quần áo, đồ nội thất, điện tử,... giúp đơn vị dễ dàng phân biệt, phân loại và có phương pháp bảo quản phù hợp.
• Yêu cầu vận chuyển đặc biệt (nếu có): Đối với một số mặt hàng đặc biệt như dễ vỡ, hàng lạnh, hoặc hàng có giá trị cao, bạn cần ghi rõ yêu cầu vận chuyển đặc biệt để đơn vị vận chuyển có phương án xử lý phù hợp và tránh hư hỏng.

Xem thêm:

• Hướng dẫn cách gói hàng gửi bưu điện
• Mã bưu chính TP.Hồ Chí Minh là gì?
• Mã ZIP Hà Nội là gì?

2.2 Mẫu phiếu thông tin gửi hàng

Để giúp shop online dễ dàng hình dung về cách ghi thông tin gửi hàng qua bưu điện, dưới đây là mẫu minh họa:

• Tên người gửi: SHOP HAHA
• Tên người nhận: Trần Thị B
• Số điện thoại: 0903XXXXXX
• Địa chỉ nhận hàng: S68/1B Hẻm 25 Đường Ngô Quyền, Xã Trường Tây, Thị xã Hòa Thành, Tây Ninh
• Số điện thoại: 096****566
• Mã đơn hàng: 567345234
• Loại hàng hóa: Quần áo
• Trọng lượng: 1kg
• Yêu cầu đặc biệt: Không
• Ghi chú: Láy về 1 áo

3. Lưu ý gì khi viết phiếu gửi hàng trên bưu kiện?

Khi ghi phiếu gửi hàng trên bưu kiện, bạn cần chú ý kiểm tra thông tin trước khi gửi, dùng chữ viết rõ ràng, đảm bảo phiếu không bị rách hay nhòe. Để biết chi tiết về các lưu ý này, bạn hãy tham khảo chia sẻ dưới đây:

• Kiểm tra thông tin trước khi gửi: Sau khi điền phiếu, bạn hãy rà soát kỹ lưỡng mọi thông tin, đặc biệt là địa chỉ và số điện thoại người nhận để phát hiện và chỉnh sửa sai sót kịp thời.
• Dùng chữ viết rõ ràng, dễ đọc: Ưu tiên viết bằng chữ in hoa hoặc chữ in đậm, rõ nét (nếu viết tay) để nhân viên bưu cục dễ dàng nhận diện thông tin và tránh nhầm lẫn.
• Đảm bảo phiếu không bị rách, nhòe: Chất lượng phiếu gửi hàng phải được giữ nguyên. Bạn hãy bảo vệ phiếu bằng cách dán băng keo hoặc đảm bảo mực in không bị nhòe để thông tin không bị mất đi trong quá trình vận chuyển.

4. Giao Hàng Nhanh - Shop lên đơn dễ dàng, giao hàng nhanh chóng, tiết kiệm

Thay vì phải điền tay thông tin gửi hàng phức tạp, Giao Hàng Nhanh (GHN) đã phát triển hệ thống website và ứng dụng tạo đơn online linh hoạt. Mọi thông tin người gửi, người nhận, và chi tiết đơn hàng đều được nhập liệu số hóa và tự động in ra phiếu gửi hàng. Điều này không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn loại bỏ hoàn toàn rủi ro sai sót khi ghi thông tin thủ công. Quy trình tạo đơn vận chuyển tại GHN rất đơn giản, chỉ cần một chiếc điện thoại hoặc máy tính ngay tại nhà.
Ngoài ra việc chọn lên đơn tại GHN, shop còn an tâm với các ưu điểm sau:

• Giao hàng nhanh, đúng hẹn: Với hệ thống phân loại tự động 100%, mạng lưới bưu cục GHN rộng khắp cả nước, GHN cam kết hoàn thành đơn trong 24 giờ (nội thành) và 1 - 2 ngày (HN - SG).
• Giá cả hợp lý: Bảng giá GHN VN cung cấp cước phí cạnh tranh giúp shop tiết kiệm chi phí vận hành một cách đáng kể. Giá tốt nhất chỉ từ 15.500 VNĐ/đơn (hàng thường) và 4.000 đồng/kg cho 20kg đầu tiên (hàng nặng)
• Nhiều tính năng hỗ trợ đặc biệt: GHN cung cấp nhiều chính sách hỗ trợ thiết thực như miễn phí giao lại 3 lần, miễn phí thu hộ COD cũng như các công cụ như Cảnh báo bom hàng, Giao thất bại - Thu tiền,... giúp giảm phí phát sinh do bom hàng/hoàn hàng.

>> Trải nghiệm quy trình giao hàng chuyên nghiệp của GHN ngay hôm nay bằng cách đăng ký tại đây!
Việc tìm hiểu và áp dụng cách ghi thông tin gửi hàng qua bưu điện chính xác là bước đầu tiên và quan trọng nhất để đảm bảo đơn hàng của bạn được giao đến tay khách hàng thành công. Hãy luôn kiểm tra kỹ lưỡng mọi thông tin trước khi gửi đi để tránh những rắc rối không đáng có!

Bài viết liên quan:

• Danh sách hàng cấm gửi qua bưu điện
• Thời gian chuyển phát nhanh của bưu điện
• Cách gửi hàng qua bưu điện đơn giản, nhanh chóng