Hướng dẫn cách gửi hàng qua bưu điện đơn giản, nhanh chóng

Hình thức gửi hàng qua bưu điện đã được phát triển từ khá lâu, khi mà các công ty vận chuyển chưa phát triển mạnh như hiện nay. Thế nhưng, không phải ai cũng biết gửi đồ qua bưu điện cần những gì, cách thực hiện như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết cách gửi hàng qua bưu điện trong bài viết sau đây nhé!

1. Gửi hàng qua bưu điện là gì, có ship COD không?

Đây là hình thức gửi hàng và thu tiền hộ (ship COD) qua bưu điện tiện lợi. Người mua có thể kiểm tra hàng trước khi thanh toán cho shipper, giúp tăng sự an tâm và tránh rủi ro khi mua hàng online. Theo đó, cách gửi đồ qua bưu điện và thu COD rất đơn giản là người bán gửi hàng qua bưu điện, shipper giao hàng và thu tiền hộ, sau đó bưu điện chuyển tiền về cho người bán.

Hình thức này phù hợp với nhiều loại hàng hóa và có mạng lưới giao nhận rộng khắp cả nước. Nhờ đó, cách gửi hàng bằng bưu điện đang là lựa chọn phổ biến của nhiều cá nhân, cửa hàng online và các sàn thương mại điện tử lớn.

Ship COD bưu điện là dịch vụ gửi hàng thu tiền hộ, cho phép người mua kiểm tra hàng trước khi thanh toán. 

2. Các hình thức gửi hàng qua bưu điện phổ biến 

Bên cạnh quan tâm gửi hàng bưu điện có ship COD không, hầu hết các shop đều muốn biết các cách gửi đồ bưu điện. Mỗi hình thức gửi hàng sẽ có mỗi mức phí khác nhau, phù hợp với nhu cầu của từng đối tượng. Cụ thể:

• Chuyển phát nhanh EMS: Hình thức chuyển phát nhanh EMS dùng để vận chuyển các loại hàng hoá cần được vận chuyển nhanh đến tay người nhận. Chuyển phát nhanh EMS có mã bưu kiện bắt đầu bằng chữ E.

• Bưu phẩm bảo đảm: Đây là cách gửi hàng ở bưu điện thường sử dụng để chuyển các công văn hay giấy tờ quan trọng. Bưu phẩm bảo đảm sẽ có mã bưu kiện bắt đầu bằng chữ R.

• Dịch vụ bưu kiện: Dịch vụ bưu kiện là hình thức gửi hàng hoá thông thường. Chi phí vận chuyển sẽ rẻ hơn chuyển phát nhanh và thời gian vận chuyển cũng sẽ lâu hơn. Mã bưu kiện của sản phẩm sẽ bắt đầu bằng chữ C.

• Bưu phẩm thường: Bưu phẩm thường là hình thức chuyển phát bưu phẩm đến địa chỉ nhận hàng qua mạng bưu chính công cộng.

Có thể bạn quan tâm: Giải đáp thắc mắc về bưu phẩm, bưu kiện, bưu gửi

3. Ưu và nhược điểm khi gửi hàng qua bưu điện là gì?

Cách ship COD qua bưu điện VNPost được đánh giá cao khi bảo vệ hàng hóa rất tốt và có thể vận chuyển hàng hóa khắp mọi miền nhờ hệ thống bưu cục rộng. Tuy vậy, hình thức này lại mất nhiều thời gian hoàn thành đơn hơn.

3.1. Ưu điểm

Cách gửi hàng qua bưu điện tại nhà mang đến các lợi ích như:

• Đảm bảo an toàn: Bưu điện có những chính sách bồi thường hàng hoá nếu trong quá trình vận chuyển xảy ra vấn đề hư hỏng, mất mát. Vì vậy, cách gửi hàng đi tỉnh qua bưu điện hay nội thành đều có độ an toàn cao. Không chỉ vậy, hình thức vận chuyển này cũng đảm bảo về độ bảo mật cũng như tính an toàn cho hàng hoá.

• Hệ thống bưu điện khắp toàn quốc: Ra đời từ rất lâu nên hệ thống bưu cục của các bưu điện hầu như phủ khắp cả nước, mỗi tỉnh thành, quận huyện gần như đều có đặt bưu điện. Chính vì vậy, việc gửi đồ qua bưu điện khá thuận tiện và dễ dàng.

Xem thêm: Bưu cục là gì? Bưu điện và bưu cục có khác nhau không?

3.2. Nhược điểm

 Bên cạnh đó, hình thức giao hàng bưu điện còn tồn tại một số hạn chế là: 

• Tốc độ vận chuyển chậm: Cách gửi bưu điện thường sẽ không có thời gian giao hàng cụ thể, hàng hóa có thể đến với người nhận chậm hơn so với dự kiến. Không chỉ vậy, khi gửi hàng qua bưu điện, các chủ shop còn gặp khó khăn vì không thể kiểm soát thời gian và khó theo dõi được lộ trình giao hàng.

• Quy trình gửi hàng với nhiều thủ tục: Để gửi được hàng, người gửi bắt buộc phải mang hàng ra bưu điện để làm thủ tục để gửi hàng. Cùng với đó là người gửi không thể chọn được thời gian sẽ giao hàng, nơi nhận hàng mà phải dựa vào quy định của gói vận chuyển của bưu điện. 

Gửi hàng qua bưu điện có độ an toàn cao nhưng cũng có một vài hạn chế. 

4. Hướng dẫn cách gửi hàng qua bưu điện thu tiền hộ

Không ít chủ shop băn khoăn cách gửi hàng bưu điện như thế nào, có khó không? Trên thực tế, cách ship COD bưu điện cũng khá đơn giản, gồm các bước sau:

4.1. Bước 1: Chuẩn bị hàng hóa/ bưu phẩm

Trước khi đến bưu điện gửi hàng, bạn cần đóng thùng hàng hóa cẩn thận để bảo quản sản phẩm tốt nhất, tránh hư hỏng do va chạm khi vận chuyển. Ngoài ra, phía ngoài thùng hàng bạn có thể dán tem hàng dễ vỡ hoặc ghi một vài thông tin như mã vận chuyển, tên người nhận, lưu ý,...

Người gửi cần đóng gói hàng cẩn thận và có thể dán tem hàng dễ vỡ để bảo vệ kiện hàng an toàn. 

4.2. Bước 2: Gửi hàng tới bưu cục gần nhất

Sau khi đóng gói cẩn thận, bạn mang kiện hàng đến bưu điện gần nhất. Nhân viên bưu điện sẽ giới thiệu các cách gửi chuyển phát nhanh bưu điện phù hợp với tính chất hàng hóa và mong muốn của người gửi. Dựa trên cách giao hàng, trọng lượng và kích thước kiện hàng mà nhân viên kiểm tra và báo giá chi phí chi tiết cho bạn. 

Đối với chủ shop có số lượng đơn lớn, cách ship hàng online qua bưu điện là hãy gọi đến số điện thoại của bưu cục gần nhất để đặt lịch hẹn lấy hàng tận nơi. Sau đó, bưu điện sẽ đến lấy hàng và bạn trả tiền phí vận chuyển. 

Hướng dẫn chi tiết cách gửi hàng qua bưu điện tại nhà Nếu bạn có lượng đơn lớn, không thể tự vận chuyển đến bưu cục thì hoàn toàn có thể thực hiện theo cách gửi hàng tại nhà đơn giản với các bước sau: Bước 1: Đóng gói bưu phẩm theo quy định của bưu điện. Bạn nên phân loại từng mặt hàng rõ ràng để nhân viên thuận tiện sắp xếp lên xe và bảo quản phù hợp. Bước 2: Nhập địa chỉ nhận hàng và bắt đầu tra cứu thông tin bưu cục gần nhất trên website VNPost hoặc app My Vietnam Post. Bước 3: Lựa chọn bưu cục thích hợp và chọn Đăng ký lấy hàng tận nơi. Bước 4: Điền lại thông tin người gửi và người nhận hàng (như tên, số điện thoại, địa chỉ, loại hàng hóa, kích thước, trọng lượng,...). Bước 5: Bàn giao hàng hóa theo lịch hẹn. Bước 6: Theo dõi vận đơn hàng hóa trên website hoặc app chính thức của VNPost.

Người gửi cần điền một số thông tin cần thiết khi chuyển hàng tại bưu điện.

4.3. Bước 3: Hoàn tất thủ tục gửi hàng bưu điện

Người gửi điền đầy đủ thông tin cá nhân (như tên, số điện thoại, địa chỉ gửi của người gửi và người nhận, loại hàng hóa,...) theo yêu cầu ở phiếu gửi hàng. Sau khi hoàn thiện, bạn hãy kiểm tra lại toàn bộ thông tin thật cẩn thận trước khi đưa cho nhân viên bưu điện. 

Lúc này, nhân viên sẽ tiến hành nhập dữ liệu lên hệ thống quản lý trực tuyến và gửi lại bản sao của phiếu để bạn thuận tiện lấy tiền bưu điện thu hộ (nếu có) hoặc đối chiếu khi có vấn đề xảy ra lúc giao hàng.
 

Hướng dẫn cách ghi thông tin gửi hàng bưu điện chính xác A - Z Bên dưới là quy định chi tiết về cách ghi thông tin gửi hàng qua bưu điện mà bạn nên nắm rõ: Chỉ được sử dụng ngôn ngữ chính thức của Việt Nam (chữ quốc ngữ) để điền tên, số điện thoại, địa chỉ,... thay vì các ký tự, ngôn ngữ đặc biệt. Ưu tiên ghi đầy đủ họ tên của người gửi và người nhận bằng ký tự in hoa giúp dễ dàng phân biệt với địa chỉ. Ghi rõ tất cả thông tin liên quan đến địa chỉ của người nhận như số nhà, tên đường, xã/phường, quận/huyện, tỉnh/thành phố và quốc gia. Có thể bổ sung thêm số điện thoại khác ngoài số của người nhận trực tiếp để phòng trường hợp không liên hệ được. Nên bổ sung thêm thông tin người nhận trên bưu kiện, đính ở mặt trên và góc trái hoặc phải giúp nhân viên giao hàng dễ dàng nhìn thấy. Hãy bổ sung thêm mã bưu chính nếu gửi đơn quốc tế.

5. Cách tính phí khi gửi đồ Bưu điện Việt Nam

Cước phí gửi đơn hàng qua bưu điện được tính dựa trên nhiều yếu tố như cách gửi hàng qua bưu điện cho người nhận, khoảng cách vận chuyển, khối lượng và kích thước hàng hóa. Để ước tính chi phí, bạn có thể truy cập vào website của Bưu điện Việt Nam. Chỉ cần nhập thông tin về địa chỉ gửi, địa chỉ nhận, khối lượng và kích thước hàng hóa là bạn sẽ nhận được ngay báo giá dự kiến.

Bảng giá ship COD tại bưu điện sẽ bao gồm:

• Cước dịch vụ vận chuyển hàng mà bạn lựa chọn (EMS, bưu phẩm,..)

• Phí thu hộ

• Phí chuyển tiền

• Phí chuyển hoàn (nếu người nhận hoàn hàng)

• Phí hàng cồng kềnh (nếu có) và các phí dịch vụ khác

Lưu ý: Bảng giá này chỉ mang tính chất tham khảo và chưa bao gồm thuế VAT và các phụ phí khác. Để biết chính xác chi phí, bạn nên đến bưu cục gần nhất để được nhân viên tư vấn và báo giá cụ thể.

Phí ship COD EMS (Chuyển phát nhanh) tham khảo của bưu điện: 

Phí ship COD tham khảo của dịch vụ bưu kiện:

Xem thêm: Mã Zip là gì? Cách tra cứu mới nhất

6. Làm thế nào tra cứu đơn hàng bưu điện nhanh chóng, chính xác?

Người gửi có thể tự định vị vị trí đơn hàng qua website bưu điện VNPost, ứng dụng My Vietnam Post, tổng đài 8176 hoặc phòng Chăm sóc Khách hàng VNPost. Các bước thực hiện chi tiết ở mỗi cách như sau:

6.1. Tra cứu vận đơn ở website VNPost

• Bước 1: Truy cập trang web vietnampost.vn.
• Bước 2: Ở mục Theo dõi Bưu gửi, hãy nhập mã 13 chữ số trên bản sao phiếu gửi hàng.
• Bước 3: Điền đúng mã xác nhận hiển thị ở bên phải màn hình vào ô Mã xác nhận.
• Bước 4: Kiểm tra lại mã vận đơn và mã xác nhận rồi nhấn Theo dõi.
• Bước 5: Thông tin đơn hàng tự động hiển thị trên màn hình cho bạn kiểm tra.

Bạn có thể thấy ngay tính năng theo dõi đơn hàng ở trang chủ website VNPost.

6.2. Tra mã vận đơn trên app My Vietnam Post

• Bước 1: Tải ứng dụng My Vietnam Post trên App Store (đối với hệ điều hành iOS) hoặc CH Play (đối với hệ điều hành Android).
• Bước 2: Đăng ký hoặc đăng nhập tài khoản (nếu có) theo hướng dẫn từ ứng dụng.
• Bước 3: Ở trang chính, bạn nhấp chọn Định vị bưu gửi.
• Bước 4: Điền đầy đủ và chính xác dãy mã vận đơn được cung cấp rồi nhấn biểu tượng Tìm kiếm ở góc phải.
• Bước 5: Thông tin đơn hàng được hiển thị tự động trên màn hình.

6.3. Kiểm tra đơn hàng qua tin nhắn đến tổng đài 8176

• Bước 1: Mở ứng dụng tin nhắn trên điện thoại hoặc máy tính bảng.
• Bước 2: Nhập theo cú pháp [Mã vận đơn] và điền số điện thoại người nhận là 8176.
• Bước 3: VNPost tự động trả kết quả trạng thái đơn hàng nhanh chóng.

Lưu ý: 

• Mỗi tin nhắn tốn phí 1.000 đồng.
• Chỉ có thể kiểm tra trạng thái của 1 đơn hàng mỗi lần.

Thao tác kiểm tra đơn hàng VNPost qua tin nhắn đến tổng đài siêu đơn giản, phù hợp với những ai không quá ‘rành’ về công nghệ.

6.4. Liên hệ trực tiếp tổng đài Chăm sóc Khách hàng VNPost 

Để đảm bảo thông tin đơn hàng chính xác nhất với thời gian thực tế, người gửi có thể gọi điện trực tiếp tới Hotline 1900 545 481. Đây là số liên lạc chính thức của đội ngũ Chăm sóc Khách hàng tại Bưu điện. Lúc này, bạn chỉ cần đọc đúng mã vận đơn, nhân viên sẽ cung cấp thông tin chi tiết về đơn hàng.

7. Cách nhận tiền COD bưu điện như thế nào?

Người gửi cần cung cấp chính xác thông tin người nhận tiền COD (có thể là bản thân hoặc người được ủy quyền) và mã vận đơn với nhân viên bưu điện. Nếu dữ liệu trùng khớp với những gì đã điền trên hệ thống quản lý, nhân viên hỗ trợ người nhận lấy tiền mặt hoặc chuyển khoản.

Quy trình cụ thể diễn ra như sau:

• Bước 1: Người nhận tiền chuẩn bị đầy đủ giấy tờ tùy thân, bản sao phiếu gửi hàng và giấy nhờ nhận tiền COD (đối với những ai được ủy quyền nhận tiền giúp người gửi).
• Bước 2: Người nhận tiền đến trực tiếp bưu điện đã gửi hàng và cung cấp các giấy tờ này cho nhân viên bưu điện.
• Bước 3: Nhân viên bưu điện có thể yêu cầu trả lời một số câu hỏi liên quan đến đơn hàng để xác thực có phải đây chính là người nhận tiền không.
• Bước 4: Nhân viên gửi tiền COD trực tiếp bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản tùy theo hình thức nhận tiền mà người nhận mong muốn.

8. Những lưu ý khi đóng gói hàng gửi bưu điện

Do việc vận chuyển hàng hóa sẽ đi qua nhiều kho hàng khác nhau nên bên cạnh nắm rõ cách gửi đồ chuyển phát nhanh VNPost, bạn hãy lưu lại kinh nghiệm đóng gói đúng cách sau đây: 

• Chọn loại hộp đựng có kích thước vừa đủ so với sản phẩm để tránh tình trạng rung lắc trong quá trình vận chuyển.

• Làm đầy hộp bằng một số vật liệu mềm, giữ cho sản phẩm bên trong tránh va đập.

• Bề mặt hàng hoá cần có chỗ đủ để dán bill thông tin.

• Dán kín nắp thùng hoặc hộp,... để tránh hàng hoá bên trong rơi ra ngoài.

Ngoài ra, đối với các loại hàng hóa có tính chất đặc biệt, chủ shop cần đóng gói hàng như sau để đảm bảo an toàn: 

• Đối với hàng điện tử: Với những kiện hàng đắt tiền như điện thoại, laptop, máy ảnh,... quý khách cần quấn quanh sản phẩm với những miếng giấy bọt khí để tránh va đập. Sau đó, cố định sản phẩm bằng những miếng bìa carton hoặc miếng xốp, cuối cùng là dùng một chiếc thùng carton để bao bọc sản phẩm.

• Đối với hàng hóa được làm từ thủy tinh: Đây là loại hàng hoá rất dễ vỡ, vì thế cách gửi đồ cho người nhận qua bưu điện an toàn là sử dụng bìa carton hoặc loại giấy gói có bọt khí bao bọc xung quanh sản phẩm để chống va đập, tránh hư hỏng. Cùng với đó là viết một tờ giấy có thông tin “Hàng dễ vỡ” bên ngoài kiện hàng.

• Đối với các loại bình, chai lọ chứa chất lỏng: Nếu kiện hàng là loại bình hoặc chai lọ có chất lỏng bên trong, khách hàng cần phải đảm bảo miệng chai phải được bịt kín bằng băng dính hoặc các loại vật liệu có thể chống tràn một cách hiệu quả.

• Đối với hàng hoá có thể cuộn tròn: Với những loại hàng cuộn tròn như bản đồ hoặc tranh vẽ, các chủ shop nên đóng gói sản phẩm bằng những chiếc ống tròn nhựa hoặc bìa carton, sau đó bịt kín 2 đầu lại. Việc đóng gói này sẽ giúp hàng hoá bên trong sẽ không bị tác động, từ đó giúp giữ được chất lượng một cách tốt nhất.

Cuộn tròn hàng hóa như tranh vẽ, bản đồ để giảm tác động từ bên ngoài, đảm bảo giữ được chất lượng hàng tốt nhất. 

9. Nên gửi hàng qua bưu điện hay dịch vụ vận chuyển?

Tuy các bước gửi hàng bưu điện đơn giản nhưng thời gian vận chuyển khá lâu, không phù hợp với những đơn hàng cần giao gấp hoặc trong thời gian ngắn. Đặc biệt, trong thời kỳ kinh doanh online “lên ngôi” như hiện nay, khách hàng luôn mong muốn nhận được đơn hàng sớm nhất có thể. Do đó, đối với các shop kinh doanh online/offline thì nên lựa chọn đơn vị vận chuyển có tốc độ giao nhanh chóng, chi phí tiết kiệm để rút ngắn thời gian giao nhận cho shop.

Giao Hàng Nhanh (GHN) - Giao hàng siêu nhanh chóng, chi phí tiết kiệm  GHN hiện là đơn vị vận chuyển đang đồng hành cùng hàng ngàn shop kinh doanh lớn - nhỏ khắp cả nước. Đơn vị mang đến các ưu điểm nổi bật của dịch vụ GHN Express như:  Tốc độ siêu nhanh: Đơn hàng của GHN được giao nhanh hơn 6 tiếng so với các đơn vị vận chuyển khác. Đơn nội thành hoàn thành chỉ trong 24 giờ đơn liên tỉnh thường mất 1 - 2 ngày..  Mạng lưới giao hàng toàn quốc: Hệ thống mạng lưới bưu cục GHN với hơn 2000 điểm, trải dài khắp 63 tỉnh thành Việt Nam, kể cả các huyện đảo xa xôi.  Bảng giá siêu tốt: Giá cước Giao Hàng Nhanh hợp lý, phù hợp với shop nhỏ và doanh nghiệp lớn. Cụ thể, cước phí chỉ từ 15.5k/đơn thông thường hoặc 4.000 đồng/kg (cho 20 kg đầu tiên) của đơn nặng ký, cồng kềnh.  Đơn giản, tiện lợi: Chủ shop có thể theo dõi đơn GHN trực tuyến ở bất cứ đâu. Ngoài ra, GHN còn có hình thức thu hộ tiền ship COD và đối soát COD linh hoạt, nhanh chóng tất cả các ngày trong tuần. Shipper GHN đến tận nơi lấy hàng chỉ 3 giờ sau khi phát đơn hoặc theo lịch hẹn của shop.  >> Đăng ký/Đăng nhập ngay TẠI ĐÂY để Giao Hàng Nhanh đồng hành cùng shop “đi đơn” trên mọi nẻo đường.

Trên đây là một số thông tin về cách gửi hàng qua bưu điện (ship COD) mà quý khách có thể tham khảo. Hy vọng qua bài viết này, chủ shop có thể lựa chọn hình thức giao hàng để hàng hoá có thể chuyển đi đến tay người nhận nhanh nhất.

Bài viết liên quan: 

• Hiểu và cách sử dụng Freeship
• Những lợi ích về dịch vụ ship 2 chiều
• Như thế nào là boom hàng? Cách phòng tránh