Hướng dẫn cách gửi hàng qua bưu điện đơn giản, nhanh chóng

Hình thức gửi đồ qua bưu điện đã được phát triển từ khá lâu, khi mà các công ty vận chuyển chưa phát triển mạnh như hiện nay. Thế nhưng, không phải ai cũng biết cách gửi hàng bưu điện như thế nào, cần chuẩn bị những gì? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết cách gửi hàng qua bưu điện trong bài viết sau đây nhé!

1. Gửi hàng qua bưu điện là gì? 

Đây là hình thức gửi hàng và thu tiền hộ (ship COD) qua bưu điện tiện lợi. Người mua có thể kiểm tra hàng trước khi thanh toán cho shipper, giúp tăng sự an tâm và tránh những rủi ro khi mua hàng online.

Quy trình ship COD bưu điện là người bán gửi hàng qua bưu điện, shipper giao hàng và thu tiền hộ, sau đó bưu điện chuyển tiền về cho người bán. Hình thức này phù hợp với nhiều loại hàng hóa và có mạng lưới giao nhận rộng khắp cả nước. Nhờ đó, cách gửi hàng bằng bưu điện đang là lựa chọn phổ biến của nhiều cá nhân, cửa hàng online và các sàn thương mại điện tử lớn.

Ship COD bưu điện là dịch vụ gửi hàng thu tiền hộ, cho phép người mua kiểm tra hàng trước khi thanh toán. 

2. Các hình thức gửi hàng qua bưu điện phổ biến

Hiện nay có khá nhiều hình thức gửi hàng qua bưu điện. Mỗi hình thức gửi hàng sẽ có mỗi mức phí khác nhau, phù hợp với nhu cầu của từng đối tượng. Cụ thể:

• Chuyển phát nhanh EMS: Hình thức chuyển phát nhanh EMS dùng để vận chuyển các loại hàng hoá cần được vận chuyển nhanh đến tay người nhận. Chuyển phát nhanh EMS có mã bưu kiện bắt đầu bằng chữ E.

• Bưu phẩm bảo đảm: Hình thức bưu phẩm bảo đảm được sử dụng để gửi các công văn hay giấy tờ quan trọng. Bưu phẩm bảo đảm sẽ có mã bưu kiện bắt đầu bằng chữ R.

• Dịch vụ bưu kiện: Dịch vụ bưu kiện là hình thức gửi hàng hoá thông thường. Chi phí vận chuyển sẽ rẻ hơn chuyển phát nhanh và thời gian vận chuyển cũng sẽ lâu hơn. Mã bưu kiện của sản phẩm sẽ bắt đầu bằng chữ C.

• Bưu phẩm thường: Bưu phẩm thường là hình thức chuyển phát bưu phẩm đến địa chỉ nhận hàng qua mạng bưu chính công cộng.

Có thể bạn quan tâm: Giải đáp thắc mắc về bưu phẩm, bưu kiện, bưu gửi

3. Ưu và nhược điểm khi gửi hàng qua bưu điện

Dưới đây là một số ưu và nhược điểm khi gửi hàng qua bưu điện mà khách hàng có thể tham khảo.

3.1. Ưu điểm

Cách gửi hàng qua bưu điện tại nhà mang đến các lợi ích như:

• Đảm bảo an toàn: Bưu điện có những chính sách bồi thường hàng hoá nếu trong quá trình vận chuyển xảy ra vấn đề hư hỏng, mất mát. Vì vậy, việc gửi đồ qua bưu điện thường có độ an toàn cao. Không chỉ vậy, hình thức vận chuyển này cũng đảm bảo về độ bảo mật cũng như tính an toàn cho hàng hoá.

• Hệ thống bưu điện khắp toàn quốc: Ra đời từ rất lâu nên hệ thống bưu cục của các bưu điện hầu như phủ khắp cả nước, mỗi tỉnh thành, quận huyện gần như đều có đặt bưu điện. Chính vì vậy, việc gửi đồ qua bưu điện khá thuận tiện và dễ dàng.

Xem thêm: Bưu cục là gì? Bưu điện và bưu cục có khác nhau không?

3.2. Nhược điểm

 Bên cạnh đó, hình thức giao hàng bưu điện còn tồn tại một số hạn chế là: 

• Tốc độ vận chuyển chậm: Việc gửi hàng qua bưu điện thường sẽ không có thời gian giao hàng cụ thể, hàng hóa có thể đến với người nhận chậm hơn so với dự kiến. Không chỉ vậy, khi gửi hàng qua bưu điện, các chủ shop còn gặp khó khăn vì không thể kiểm soát thời gian và khó theo dõi được lộ trình giao hàng.

• Quy trình gửi hàng với nhiều thủ tục: Để gửi được hàng, người gửi bắt buộc phải mang hàng ra bưu điện để làm thủ tục để gửi hàng. Cùng với đó là người gửi không thể chọn được thời gian sẽ giao hàng, nơi nhận hàng mà phải dựa vào quy định của gói vận chuyển của bưu điện. 

Gửi hàng qua bưu điện có độ an toàn cao nhưng cũng có một vài hạn chế. 

4. Hướng dẫn cách gửi hàng qua bưu điện thu tiền hộ

Không ít chủ shop băn khoăn cách gửi hàng bưu điện như thế nào, có khó không? Trên thực tế, cách ship COD bưu điện cũng khá đơn giản, gồm các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hàng hóa/ bưu phẩm

Đầu tiên, bạn cần đóng thùng hàng hóa cẩn thận để bảo quản sản phẩm tốt nhất, tránh hư hỏng do va chạm khi vận chuyển. Ngoài ra, phía ngoài thùng hàng bạn có thể dán tem hàng dễ vỡ hoặc ghi một vài thông tin như mã vận chuyển, tên người nhận, lưu ý,...

Người gửi cần đóng gói hàng cẩn thận và có thể dán tem hàng dễ vỡ để bảo vệ kiện hàng an toàn. 

Bước 2: Gửi hàng tới bưu cục gần nhất

Sau khi đóng gói cẩn thận, bạn mang kiện hàng đến bưu điện gần nhất. Nhân viên bưu điện sẽ kiểm tra và báo giá chi phí cũng như các hình thức vận chuyển. Sau đó, bạn điền đầy đủ thông tin vào phiếu gửi hàng và giữ lại bản sao của phiếu để lấy tiền bưu điện thu hộ (nếu có) hoặc đối chiếu khi có vấn đề xảy ra trong quá trình giao hàng.

Đối với chủ shop muốn gửi hàng bưu điện tại nhà thì hãy gọi đến số điện thoại của bưu điện để đặt lịch hẹn lấy hàng tận nơi. Sau đó bưu điện sẽ đến lấy hàng và bạn trả tiền phí vận chuyển. 

Người gửi cần điền một số thông tin cần thiết khi chuyển hàng tại bưu điện.

Bước 3: Hoàn tất thủ tục gửi hàng bưu điện

Để hoàn tất thủ tục gửi hàng, nhân viên bưu điện sẽ cần kiểm tra lại tất cả thông tin mà bạn vừa điền và xác nhận hình thức gửi hàng. Nếu các thông tin đã chính xác thì bạn đã hoàn thành thủ tục chuyển hàng tại bưu điện. 

5. Cách tính phí khi gửi đồ bưu điện

Cước phí gửi hàng qua bưu điện được tính dựa trên nhiều yếu tố như khoảng cách vận chuyển, khối lượng và kích thước hàng hóa. Để ước tính chi phí, bạn có thể truy cập vào website của Bưu điện Việt Nam. Chỉ cần nhập thông tin về địa chỉ gửi, địa chỉ nhận, khối lượng và kích thước hàng hóa là bạn sẽ nhận được ngay báo giá dự kiến.

Bảng giá ship COD tại bưu điện sẽ bao gồm:

• Cước dịch vụ vận chuyển hàng mà bạn lựa chọn (EMS, bưu phẩm,..)

• Phí thu hộ

• Phí chuyển tiền

• Phí chuyển hoàn (nếu người nhận hoàn hàng)

• Phí hàng cồng kềnh (nếu có) và các phí dịch vụ khác

Lưu ý: Bảng giá này chỉ mang tính chất tham khảo và chưa bao gồm thuế VAT và các phụ phí khác. Để biết chính xác chi phí, bạn nên đến bưu cục gần nhất để được nhân viên tư vấn và báo giá cụ thể.

Tra cứu cước phí vận chuyển qua bưu điện. 

Phí ship COD EMS (Chuyển phát nhanh) tham khảo của bưu điện: 

Phí ship COD tham khảo của dịch vụ bưu kiện:

6. Những lưu ý khi đóng gói hàng gửi bưu điện

Do việc vận chuyển hàng hóa sẽ đi qua nhiều kho hàng khác nhau nên việc đóng gói cũng rất quan trọng. Nếu đóng gói cẩn thận và đúng cách sẽ giúp đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển. Dưới đây là một số lưu ý về cách gói hàng gửi bưu điện: 

• Chọn loại hộp đựng có kích thước vừa đủ so với sản phẩm để tránh tình trạng rung lắc trong quá trình vận chuyển.

• Làm đầy hộp bằng một số vật liệu mềm, giữ cho sản phẩm bên trong tránh va đập.

• Bề mặt hàng hoá cần có chỗ đủ để dán bill thông tin.

• Dán kín nắp thùng hoặc hộp,... để tránh hàng hoá bên trong rơi ra ngoài.

Ngoài ra, đối với các loại hàng hóa có tính chất đặc biệt, chủ shop cần đóng gói hàng như sau để đảm bảo an toàn: 

• Đối với hàng điện tử: Với những kiện hàng đắt tiền như điện thoại, laptop, máy ảnh,... quý khách cần quấn quanh sản phẩm với những miếng giấy bọt khí để tránh va đập. Sau đó, cố định sản phẩm bằng những miếng bìa carton hoặc miếng xốp, cuối cùng là dùng một chiếc thùng carton để bao bọc sản phẩm.

• Đối với hàng hóa được làm từ thủy tinh: Đây là loại hàng hoá rất dễ vỡ, vì thế khách hàng nên sử dụng bìa carton hoặc loại giấy gói có bọt khí bao bọc xung quanh sản phẩm để chống va đập, tránh hư hỏng. Cùng với đó là viết một tờ giấy có thông tin “Hàng dễ vỡ” bên ngoài kiện hàng.

• Đối với các loại bình, chai lọ chứa chất lỏng: Nếu kiện hàng là loại bình hoặc chai lọ có chất lỏng bên trong, khách hàng cần phải đảm bảo miệng chai phải được bịt kín bằng băng dính hoặc các loại vật liệu có thể chống tràn một cách hiệu quả.

• Đối với hàng hoá có thể cuộn tròn: Với những loại hàng cuộn tròn như bản đồ hoặc tranh vẽ, các chủ shop nên đóng gói sản phẩm bằng những chiếc ống tròn nhựa hoặc bìa carton, sau đó bịt kín 2 đầu lại. Việc đóng gói này sẽ giúp hàng hoá bên trong sẽ không bị tác động, từ đó giúp giữ được chất lượng một cách tốt nhất.

Cuộn tròn hàng hóa như tranh vẽ, bản đồ để giảm tác động từ bên ngoài, đảm bảo giữ được chất lượng hàng tốt nhất. 

7. Nên gửi hàng qua bưu điện hay dịch vụ vận chuyển?

Việc gửi hàng bưu điện tốn khá nhiều thời gian vận chuyển, không phù hợp với những đơn hàng cần giao gấp hoặc trong thời gian ngắn. Đặc biệt, trong thời kỳ kinh doanh online “lên ngôi” như hiện nay, khách hàng luôn mong muốn nhận được đơn hàng sớm nhất có thể. Do đó, đối với các shop kinh doanh online/offline thì nên lựa chọn đơn vị vận chuyển có tốc độ giao nhanh chóng, chi phí tiết kiệm để rút ngắn thời gian giao nhận cho shop.

8. Một số thắc mắc khi gửi hàng qua bưu điện

Sau đây hãy cùng giải đáp các câu hỏi khi chủ shop gửi đồ qua bưu điện: 

8.1. Mất bao lâu để nhận hàng gửi qua bưu điện

Thời gian gửi hàng bưu điện phụ thuộc vào hình thức vận chuyển mà bạn lựa chọn cũng như địa chỉ người nhận, theo đó:

• Đối với dịch vụ chuyển phát nhanh: Nhận hàng trong thời gian tối đa là 48 giờ, tương đương trong 2 ngày.

• Đối với dịch vụ chuyển phát thường: Thời gian giao hàng tối đa là 7 ngày khi vận chuyển liên tỉnh Hà Nội - TP. HCM và ngược lại. Tuy nhiên, nếu vận chuyển ở các tỉnh thành có khoảng cách địa lý gần nhau thì thời gian giao hàng sẽ nhanh hơn.

8.2. Thời gian làm việc của bưu điện là khi nào?

Bưu điện làm việc theo giờ hành chính như sau: Sáng (7:30 - 12:00), Chiều (13:00 - 19:00). Thời gian làm việc của các bưu điện sẽ khác nhau, nhưng phổ biến nhất là thời gian làm việc từ thứ 2 đến 12:00 sáng thứ 7. 

8.3. Nếu gửi hàng qua bưu điện bị mất hàng thì làm sao?

Khi gặp sự cố thất lạc, mất đơn hàng, chủ shop hãy chủ động liên hệ với bưu điện về chính sách bồi thường. Đồng thời gọi điện gửi lời xin lỗi khách hàng và ngỏ ý gửi lại hàng nếu khách hàng đồng ý. 

Thông thường, thời gian khiếu nại trong 6 tháng, mức bồi thường khi bưu điện làm mất hàng gấp 4 lần cước dịch vụ mà chủ shop đã trả (bao gồm thuế GTGT). 

Trên đây là một số thông tin về cách gửi hàng qua bưu điện (ship COD) mà quý khách có thể tham khảo. Hy vọng qua bài viết này, chủ shop có thể lựa chọn hình thức giao hàng để hàng hoá có thể chuyển đi đến tay người nhận nhanh nhất.

Các chủ đề liên quan: 

• Hiểu và cách sử dụng Freeship
• Những lợi ích về dịch vụ ship 2 chiều
• Như thế nào là boom hàng? Cách phòng tránh