Kho trung chuyển là gì? 6 thông tin quan trọng bạn cần biết

Kho trung chuyển được xem như một mắt xích quan trọng trong quá trình vận chuyển hàng hóa. Hãy cùng Giao Hàng Nhanh (GHN) tìm hiểu rõ hơn chức năng của kho trung chuyển là gì, quy trình xuất - nhập hàng vào kho trung chuyển qua bài viết dưới đây nhé.

1. Kho trung chuyển là gì?

Kho trung chuyển là nơi tập kết, phân loại và lưu trữ hàng hóa tạm thời trước khi gom/tách, vận chuyển đến người nhận. Theo đó, hàng hóa bảo quản trong kho trung chuyển chỉ mang tính tạm thời, trong thời gian ngắn (thường là vài giờ hoặc vài ngày).

Nhập hàng vào kho trung chuyển là quá trình tập trung và lưu trữ hàng hóa tạm thời để phân loại, sau đó chúng sẽ được giao đến tay người nhận.

2. Đặc điểm nổi bật của kho trung chuyển

Kho trung chuyển có các đặc điểm cơ bản là không lưu trữ hàng hóa quá lâu, nằm ở vị trí di chuyển thuận lợi và ứng dụng công nghệ quản lý hiện đại.

• Thời gian lưu trữ hàng hóa ngắn: Hàng hóa chỉ bảo quản tạm thời ở kho trung chuyển để kiểm tra, phân loại trước khi tiến hành các bước vận chuyển tiếp theo.
• Vị trí đặt kho thuận lợi: Từ shop đến kho và từ kho đến địa chỉ người nhận đều rất thuận tiện cho các phương tiện vận tải di chuyển để vận chuyển hàng hóa nhanh chóng.
• Quản lý kho bằng công nghệ hiện đại: Kho không chỉ ứng dụng công nghệ ở khâu phân loại hàng hóa, mà còn có thêm phần mềm quản lý nhằm đảm bảo theo dõi tình trạng đúng theo thời gian thực.

3. Chức năng của kho trung chuyển là gì?

Kho trung chuyển là điểm trung gian giúp tiếp nhận, phân loại, gom nhóm hàng hóa tạm thời trước khi vận tải đến người nhận cuối cùng. Qua đó, chủ shop rút ngắn thời gian xử lý đơn, đảm bảo kiện tới đúng người.

• Tại kho trung chuyển, khách hàng có thể cân hàng và kiểm tra lại trọng lượng hàng hóa. Việc này đảm bảo hàng hóa khi vận chuyển đến tay người nhận vẫn đảm bảo đủ khối lượng. 
• Khi vào kho trung chuyển, hàng hóa sẽ được đo kích thước, đảm bảo an toàn và đúng khuôn khổ, giúp công ty dễ kiểm soát hàng hóa, hạn chế thất thoát khi chuyển đi.
• Kho trung chuyển giúp lưu giữ, quản lý và bảo đảm hàng hóa ở tình trạng tốt nhất, chất lượng tuyệt đối như lúc gửi đi.
• Tại kho trung chuyển, đơn vị vận chuyển có thể dễ dàng kiểm tra lại thông tin, kiểm soát hàng hóa và điều phối hàng đi đến các bưu cục gần nơi người nhận nhất dựa trên thông tin vận đơn và mã vạch.

Có thể bạn quan tâm:

• Mã vận đơn là gì? Mách bạn cách tra cứu và sử dụng
• Mất mã vận đơn phải làm sao? Cách lấy lại mã vận đơn bị mất

4. Ưu điểm của kho trung chuyển

Kho trung chuyển giúp shop giảm chi phí vận hành tối đa, rút ngắn thời gian xử lý đơn và tăng hiệu quả phân loại hàng hóa. Nhờ đó, người bán có thể tạo trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.

• Kho thường nằm ở vị trí giao thông thuận lợi, xe tải có thể di chuyển dễ dàng, thuận tiện cho quá trình xuất nhập hàng hóa.
• Khi vào kho trung chuyển, hàng hóa được phân chia theo loại, theo mẫu mã hoặc theo nhiều tiêu chí khác, giúp công ty dễ dàng kiểm soát, hạn chế tối đa tình trạng mất mất hoặc thất lạc. 
• Kho trung chuyển lưu trữ hàng hoá theo điều kiện tiêu chuẩn. Nhờ vậy mà trong thời gian chờ vận chuyển, hàng hóa được bảo đảm an toàn, tránh hư hỏng.

Kho trung chuyển giúp giảm chi phí thuê nhân viên quản lý, vận chuyển và bảo quản hàng hóa.

5. Các mô hình vận hành kho trung chuyển phổ biến hiện nay

Một số mô hình kho trung chuyển thông dụng hiện tại là kho trung chuyển siêu tốc (Cross-docking), kho mát và các trung tâm phân phối thương mại điện tử. Trong đó:

• Kho trung chuyển siêu tốc (Cross-docking): Hàng hóa chuyển thẳng từ nơi tiếp nhận đến khu vực xuất hàng chỉ sau vài tiếng.
• Kho mát: Đây là khu vực lưu trữ các mặt hàng yêu cầu nhiệt độ bảo quản chuyên biệt như mỹ phẩm, dược phẩm, thực phẩm,...
• Trung tâm phân phối thương mại điện tử: Tất cả đơn hàng trên các sàn thương mại điện tử được tập kết về trung tâm phân phối để phân loại, đảm bảo giao nhanh cho người dùng cuối.

6. Quy trình nhập - xuất kho trung chuyển

Các bước nhập/xuất hàng trong kho trung chuyển gồm các bước nhập kho (ký hợp đồng, kiểm tra, phân loại, lưu trữ) và xuất kho (tiếp nhận đơn, lấy hàng, kiểm tra, đóng gói và bàn giao).

6.1. Quy trình nhập kho trung chuyển

• Đầu tiên, người sử dụng dịch vụ cần ký kết hợp đồng với bên kho trung chuyển trước khi nhập hàng vào. Hợp đồng này cần làm rõ các thông tin: loại hàng hóa, thời gian nhập kho, số lượng, diện tích lưu trữ, quy trình vận chuyển,... và một số yêu cầu cần thiết khác.
• Trước khi nhập hàng vào, người sử dụng dịch vụ cần phải đưa ra bản kế hoạch chi tiết để bộ phận quản lý kho trung chuyển xác nhận và chuẩn bị phương án hậu cần.
• Sau khi hàng hóa đến kho, hai bên cần kiểm tra, đối chiếu và xác nhận lại thông tin trước khi chính thức đưa hàng vào kho lưu trữ tạm thời.

6.2. Quy trình xuất kho trung chuyển

• Khi xuất kho, người sử dụng dịch vụ cũng cần cung cấp cho quản lý kho bản kế hoạch xuất hàng chi tiết bao gồm: thông tin hàng hóa, số lượng, ngày xuất hàng, phương tiện vận chuyển.
• Sau khi bên quản lý kho nhận được bản kế hoạch sẽ tiến hành phương án vận hành phù hợp.
• Trước khi hàng chính thức xuất kho, hai bên sẽ tiến hành kiểm tra và ký biên bản xác nhận để hoàn tất quy trình.

Kho trung chuyển đóng vai trò quan trọng trong quá trình vận chuyển hàng hóa từ người gửi đến người nhận. Hy vọng bài viết trên đây đã cung cấp cho khách hàng những thông tin hữu ích về khái niệm, chức năng và quy trình nhập - xuất hàng hóa của kho trung chuyển nhé!

Bài viết liên quan:

• Kho vận là gì? Quy trình hoạt động của dịch vụ kho vận
• Các loại kho hàng hóa phổ biến hiện nay
• Vai trò và chức năng của kho bãi