Quy trình logistics chi tiết cho shop có số lượng hàng lớn

Ngày nay, khách hàng luôn muốn nhận hàng nhanh và đúng. Vì vậy, các shop kinh doanh cần phải xây dựng quy trình vận chuyển hàng hóa hiệu quả và chuyên nghiệp. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình logistics cơ bản, từ đó cải thiện quy trình giao nhận, làm hài lòng khách hàng và tăng sức cạnh tranh cho shop.

1. Quy trình Logistics gì?

Quy trình logistics là một chuỗi các hoạt động để quản lý quy trình vận hành của hàng hóa, từ khâu mua nguyên vật liệu, sản xuất, lưu kho, vận chuyển, cho đến khi giao hàng và xử lý các dịch vụ sau bán hàng. 

2. Lợi ích khi có quy trình logistics chuẩn

Một quy trình logistics chuẩn mang đến nhiều lợi ích như tối ưu hiệu suất làm việc, nâng cao trải nghiệm cho khách hàng, tiết kiệm chi phí, quản lý rủi ro hiệu quả, tối ưu quản lý tồn kho. Nhờ đó shop kinh doanh thuận lợi, doanh thu và lợi nhuận tăng ổn định.

Cùng tìm hiểu chi tiết về lợi ích của quy trình logistics chuẩn đối với shop kinh doanh:

• Tối ưu hiệu suất làm việc: Quy trình logistics chuẩn giúp các hoạt động được thực hiện một cách trơn tru, liên tục và hiệu quả, giảm thiểu sự chậm trễ. Đồng thời nâng cao năng suất mà không cần tăng nhiều nhân lực. 

• Nâng cao trải nghiệm cho khách hàng: Giao hàng nhanh chóng, đúng hẹn và dịch vụ hậu mãi chu đáo góp phần tăng sự hài lòng và xây dựng lòng trung thành của khách hàng.

• Tiết kiệm chi phí: Tối ưu hóa quy trình logistics giúp shop giảm thiểu chi phí vận chuyển, lưu kho, nhân công và các chi phí phát sinh khác.

• Quản lý rủi ro hiệu quả: Quy trình logistics có thể dự đoán và phòng ngừa các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình vận chuyển và lưu trữ hàng hóa, từ đó giảm thiểu thiểu tổn thất.

• Tối ưu hóa quản lý tồn kho: Kiểm soát tốt hàng tồn kho giúp cân đối giữa cung và cầu, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa hàng hóa, giảm chi phí lưu kho và tăng hiệu quả kinh doanh.

Xem thêm: Vòng quay hàng tồn kho là gì? Vì sao shop bán hàng nên nắm rõ?

Quy trình logistics diễn ra nhằm quản lý hiệu quả các hoạt động vận chuyển hàng hóa, cải thiện năng suất lao động, nâng cao trải nghiệm khách hàng. 

3. 8 bước trong quy trình logistics cơ bản chi tiết

Quy trình logistics bao gồm chủ shop tìm kiếm dịch vụ logistics; xin báo giá và đàm phán; chuẩn bị các giấy tờ liên quan đến lô hàng; vận chuyển hàng hóa, làm thủ tục; bốc xếp hàng,  gửi hướng dẫn lập Bill, nhận lại Bill gốc và tiền hàng; lưu lại hồ sơ xuất nhập khẩu. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết 8 bước trong quy trình vận chuyển logistics

3.1. Bước 1 - Chủ shop tìm kiếm dịch vụ

Khi phát sinh nhu cầu vận chuyển hàng hóa, bạn cần tìm kiếm và liên hệ với các đơn vị vận tải uy tín để xin báo giá dịch vụ phù hợp. Hoạt động tìm kiếm này có thể thực hiện linh hoạt qua nhiều kênh phổ biến như Google, Facebook hoặc các hội nhóm logistics chuyên nghiệp.

3.2. Bước 2 - Xin báo giá và đàm phán với đơn vị cung cấp dịch vụ

Sau khi nhận báo giá, bạn sẽ tiến hành đàm phán cụ thể về chi phí và các điều khoản vận chuyển để đi đến thống nhất cuối cùng. Khi thỏa thuận xong, bạn thực hiện lấy booking và xác nhận Bill với đầy đủ thông tin về ngày giờ, địa điểm đi và đến để đơn vị giao nhận nắm bắt chính xác.

3.3. Bước 3 - Chuẩn bị các giấy tờ liên quan đến lô hàng

Bạn cần chuẩn bị đầy đủ các loại chứng từ và giấy tờ liên quan đến lô hàng để phục vụ quá trình vận chuyển, xuất khẩu hoặc nhập khẩu. Về việc hồ sơ cụ thể ra sao, đơn vị vận tải sẽ trực tiếp hướng dẫn và hỗ trợ để đảm bảo bộ giấy tờ của bạn hợp lệ, đúng quy định.

3.4. Bước 4 - Vận chuyển hàng hóa và làm thủ tục xuất nhập hàng

Ở giai đoạn này, đơn vị vận tải sẽ điều phối phương tiện phù hợp để chuyển hàng và tiến hành hoàn tất các thủ tục hải quan cần thiết cho lô hàng của bạn. Việc lựa chọn phương thức vận chuyển tối ưu, quy hoạch tuyến đường khoa học và đảm bảo an toàn tuyệt đối cho hàng hóa là những yếu tố then chốt giúp chủ shop tiết kiệm chi phí vận hành cũng như nâng cao hiệu quả giao hàng. Đơn vị vận chuyển sẽ thay mặt bạn trực tiếp xuất trình chứng từ liên quan cho phía hải quan và hoàn tất việc nộp các loại thuế phí theo đúng quy định pháp luật.

3.5. Bước 5 - Bốc xếp hàng hóa lên xuống cảng

Hàng hóa sẽ được đội ngũ kỹ thuật tiến hành bốc xếp cẩn thận lên hoặc xuống cảng và các phương tiện vận tải chuyên dụng. Quy trình này được giám sát chặt chẽ nhằm đảm bảo hàng hóa của chủ shop luôn an toàn, tránh va chạm hay hư hỏng trong quá trình di chuyển.

Xem thêm: Sắp xếp kho theo 5s là gì? Lợi ích khi áp dụng với shop?

3.6. Bước 6 - Gửi hướng dẫn lập Bill cho đơn vị liên quan

Bạn cần gửi các thông tin hướng dẫn lập Bill chi tiết cho đơn vị vận chuyển hoặc các bên liên quan để hoàn thiện bộ chứng từ vận tải. Việc cung cấp dữ liệu chính xác ở bước này giúp quá trình đối soát và bàn giao hàng hóa sau đó diễn ra suôn sẻ, tránh sai sót thông tin.

3.7. Bước 7 - Nhận lại Bill gốc và tiền hàng

Sau khi các thủ tục hoàn tất, bạn sẽ nhận lại Bill gốc và tiến hành gửi chứng từ này cho phía người xuất khẩu hoặc người nhập khẩu để giải phóng hàng. Đây cũng là thời điểm các bên thực hiện quyết toán tiền hàng và các chi phí dịch vụ logistics theo đúng cam kết ban đầu.

3.8. Bước 8 - Lưu lại hồ sơ xuất nhập khẩu

Cuối cùng, bạn cần lưu trữ cẩn thận toàn bộ hồ sơ và chứng từ xuất nhập khẩu của lô hàng vào hệ thống quản lý của shop. Việc lưu trữ khoa học giúp bạn dễ dàng đối soát và có căn cứ pháp lý vững chắc để xử lý nếu chẳng may gặp phải các sự cố ngoài ý muốn sau này.

4. Quy trình logistics hàng nhập khẩu

Với hàng nhập khẩu, quy trình logistics cơ bản bao gồm các bước: Xin giá, lấy booking, xác nhận bill, chuẩn bị hồ sơ nhập khẩu, mở hải quan nhập khẩu, nộp thuế nhập khẩu, vận chuyển hàng về kho, lưu lại hồ sơ nhập khẩu. Cùng tìm hiểu chi tiết quy trình này ngay dưới đây:

Dưới đây là các bước cơ bản trong quy trình logistics hàng nhập khẩu:

4.1. Bước 1 - Xin giá

Trước khi nhập khẩu, shop cần liên hệ với hãng tàu hoặc đại lý vận chuyển để xin báo giá vận chuyển. Báo giá này bao gồm đầy đủ thông tin về sản phẩm, số lượng, khối lượng, điều kiện giao hàng (Incoterms), phương thức thanh toán và các chi phí liên quan khác. 

4.2. Bước 2 - Lấy booking (đặt chỗ), xác nhận bill (vận đơn)

Sau khi thống nhất về giá cả và các điều khoản, shop tiến hành đặt chỗ (booking) với hãng tàu hoặc đại lý vận chuyển để vận chuyển hàng hóa về Việt Nam. Khi hàng hóa được xếp lên tàu, shop sẽ nhận được vận đơn (bill of lading) từ hãng tàu.

4.3. Bước 3 - Chuẩn bị hồ sơ nhập khẩu

Hồ sơ nhập khẩu bao gồm các giấy tờ cần thiết để làm thủ tục hải quan, chẳng hạn như: hợp đồng mua bán, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), giấy phép nhập khẩu (nếu có)... Shop cần chuẩn bị đầy đủ và chính xác các giấy tờ này để tránh gặp rắc rối trong quá trình thông quan.

Shop cần kết hợp với công ty logistic để chuẩn bị đầy đủ hồ sơ nhập khẩu hàng hóa. 

4.4. Bước  4 - Mở hải quan nhập khẩu

Khi hàng hóa đến cảng, shop hoặc đại lý hải quan sẽ tiến hành mở tờ khai hải quan nhập khẩu. Tờ khai hải quan chứa thông tin chi tiết về lô hàng, bao gồm: loại hàng, số lượng, giá trị, xuất xứ, thuế suất... Tờ khai hải quan phải được khai báo chính xác và đầy đủ theo quy định.

4.5. Bước 5 - Nộp thuế nhập khẩu

Dựa trên tờ khai hải quan, cơ quan hải quan sẽ tính toán số thuế nhập khẩu phải nộp. Shop có trách nhiệm nộp đầy đủ các loại thuế và lệ phí liên quan trước khi được thông quan hàng hóa.

4.6. Bước 6 - Vận chuyển hàng về kho

Sau khi hoàn tất thủ tục hải quan và nộp thuế, shop có thể vận chuyển hàng hóa từ cảng về kho của mình. Việc lựa chọn phương thức vận chuyển phù hợp giúp đảm bảo an toàn cho hàng hóa và tiết kiệm chi phí.

4.7. Bước 7 - Lưu lại hồ sơ nhập khẩu

Shop cần lưu trữ đầy đủ hồ sơ nhập khẩu trong một thời gian nhất định theo quy định của pháp luật. Hồ sơ này bao gồm tất cả các giấy tờ liên quan đến lô hàng, từ khâu đàm phán, ký kết hợp đồng đến khi hoàn tất thủ tục hải quan.

5. Quy trình logistics hàng xuất khẩu

Với hàng xuất khẩu, quy trình logistics cơ bản bao gồm các bước sau: Thỏa thuận và ký hợp đồng, xin giấy phép xuất khẩu, đặt booking, lấy container rỗng, chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu, đóng gói hàng, ký hiệu chuyên chở, mua bảo hiểm hàng hóa, làm thủ tục hải quan, giao hàng cho tàu, thanh toán tiền hàng hóa, gửi chứng từ cho người mua hàng ở nước ngoài.

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết quy trình logistics hàng xuất khẩu mà shop có thể tham khảo:

Đối với hàng xuất khẩu, quy trình phức tạp hơn với 10 bước: 

5.1. Bước 1 - Thỏa thuận và ký hợp đồng

Bước đầu tiên là tìm kiếm đối tác, đàm phán và ký kết hợp đồng ngoại thương với người mua ở nước ngoài. Hợp đồng cần nêu rõ các điều khoản về sản phẩm, số lượng, giá cả, phương thức thanh toán, điều kiện giao hàng (Incoterms), trách nhiệm của mỗi bên...

Xem thêm: 7 cách tìm nguồn hàng sỉ bán online cho người mới bắt đầu

5.2. Bước 2 - Xin giấy phép xuất khẩu

Tùy thuộc vào loại hàng hóa và thị trường xuất khẩu, shop có thể cần phải xin giấy phép xuất khẩu từ cơ quan có thẩm quyền theo Nghị định 187. Chủ shop tiến hành xin giấy xuất khẩu một lần sử dụng cho nhiều lần, và cần chuẩn bị giấy phép kỹ lưỡng. 

5.3. Bước 3 - Đặt booking, lấy container rỗng

Shop liên hệ với hãng tàu hoặc đại lý vận chuyển để đặt chỗ (booking) và lấy container rỗng để đóng hàng. Việc đặt booking cần được thực hiện trước thời gian giao hàng dự kiến để đảm bảo có chỗ trên tàu. 

Shop nên chủ động liên hệ với hãng tàu để đặt booking và lấy container rỗng càng sớm càng tốt. 

5.4. Bước 4 - Chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu

Hàng hóa xuất khẩu cần được chuẩn bị kỹ lưỡng, đảm bảo chất lượng, số lượng và quy cách đóng gói theo yêu cầu của hợp đồng và quy định của nước nhập khẩu.

5.5. Bước 5 - Đóng gói hàng, ký hiệu chuyên chở

Hàng hóa cần được đóng gói chắc chắn, đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển. Trên bao bì cần ghi rõ các ký hiệu chuyên chở (shipping mark) bao gồm tên hàng, trọng lượng, kích thước, cảng đến, tên người nhận hàng...

5.6. Bước 6 - Mua bảo hiểm hàng hóa

Để phòng ngừa rủi ro trong quá trình vận chuyển, shop nên mua bảo hiểm hàng hóa. Bảo hiểm sẽ giúp bồi thường thiệt hại nếu hàng hóa bị hư hỏng, mất mát do các sự cố bất ngờ.

5.7. Bước 7 - Làm thủ tục hải quan

Trước khi xuất khẩu, shop cần làm thủ tục hải quan tại Chi cục Hải quan nơi hàng hóa xuất khẩu. Hồ sơ hải quan bao gồm: tờ khai hải quan, hợp đồng mua bán, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận xuất xứ..

Xem thêm: Quy trình xử lý đơn hàng hiệu quả, tối ưu chi phí cho chủ shop

5.8. Bước 8 - Giao hàng cho tàu

Sau khi hoàn tất thủ tục hải quan, shop sẽ vận chuyển hàng hóa đến cảng và giao cho hãng tàu theo lịch trình đã thỏa thuận.

5.9. Bước 9 - Thanh toán tiền hàng hóa

Shop cần hoàn thành bộ chứng từ thanh toán bao gồm: Hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn đường biển, giấy chứng nhận nguồn gốc hàng hóa,... 

5.10. Gửi chứng từ cho người mua hàng ở nước ngoài

Sau khi giao hàng, shop cần gửi bộ chứng từ xuất khẩu cho người mua, bao gồm: vận đơn, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận xuất xứ... để người mua làm thủ tục nhận hàng tại nước nhập khẩu.

6. Shop lưu ý gì trong quy trình Logistics? 

Quy trình logistics cần lưu ý đảm bảo cung cấp thông tin chính xác, quản lý kho hàng khoa học, tối ưu hóa vận chuyển, hoàn thiện đầy đủ chứng từ, sẵn sàng ứng phó rủi ro, đào tạo nhân viên chuyên nghiệp,... Cụ thể:

• Đảm bảo tính chính xác (đúng sản phẩm, số lượng, thời gian, địa điểm, chi phí) để tối ưu hóa ngân sách và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
• Chủ shop nên bố trí không gian kho khoa học, thực hiện kiểm kê định kỳ và sử dụng các phần mềm quản lý hàng tồn kho để giảm thiểu rủi ro thất thoát.
• Ưu tiên lựa chọn phương thức vận tải phù hợp với loại hàng hóa, đồng thời quy hoạch lộ trình vận chuyển ngắn nhất để tiết kiệm thời gian và chi phí.
• Luôn hoàn thiện đầy đủ các loại giấy tờ, chứng từ cần thiết—đặc biệt là trong hoạt động xuất nhập khẩu—để tránh tình trạng hàng hóa bị chậm trễ hoặc bị kẹt tại biên giới.
• Luôn có phương án dự phòng để sẵn sàng ứng phó với các tình huống bất ngờ.
• Ứng dụng công nghệ mới (như tự động hóa, robot) sẽ giúp shop gia tăng hiệu quả vận hành rõ rệt.
• Chú trọng đào tạo nhân viên về kỹ năng giao tiếp và tư duy hệ thống. Điều này giúp đội ngũ phối hợp trơn tru, xử lý tình huống chuyên nghiệp.

Trên đây bài viết đã giới thiệu đến bạn các quy trình logistics cơ bản bao gồm cả việc nhập khẩu và xuất khẩu. Hy vọng shop có thể hiểu rõ hơn về các quy trình logistics, lựa chọn đơn vị vận chuyển với hệ thống kho bãi hiện đại để nâng cao hiệu quả kinh doanh.  

Xem thêm: 

• Sổ tay giải thích các thuật ngữ Logistics thông dụng nhất

• Outbound logistics là gì? Có gì khác với Inbound logistics?

• Hướng dẫn shop cách thức nhận hàng từ nước ngoài gửi về