Quy trình logistics chi tiết cho shop có số lượng hàng lớn
- Ngày đăng:
- Kiến thức giao hàng
Ngày nay, khách hàng luôn muốn nhận hàng nhanh và đúng. Vì vậy, các shop kinh doanh cần phải xây dựng quy trình vận chuyển hàng hóa hiệu quả và chuyên nghiệp. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình logistics cơ bản, từ đó cải thiện quy trình giao nhận, làm hài lòng khách hàng và tăng sức cạnh tranh cho shop.
1. Quy trình logistics là gì?
Quy trình logistics là một chuỗi các hoạt động để quản lý quy trình vận hành của hàng hóa, từ khâu mua nguyên vật liệu, sản xuất, lưu kho, vận chuyển, cho đến khi giao hàng và xử lý các dịch vụ sau bán hàng.
Các lợi ích khi có quy trình logistics chuẩn:
Tối ưu hiệu suất làm việc: Quy trình logistics chuẩn giúp các hoạt động được thực hiện một cách trơn tru, liên tục và hiệu quả, giảm thiểu sự chậm trễ. Đồng thời nâng cao năng suất mà không cần tăng nhiều nhân lực.
Nâng cao trải nghiệm cho khách hàng: Giao hàng nhanh chóng, đúng hẹn và dịch vụ hậu mãi chu đáo góp phần tăng sự hài lòng và xây dựng lòng trung thành của khách hàng.
Tiết kiệm chi phí: Tối ưu hóa quy trình logistics giúp shop giảm thiểu chi phí vận chuyển, lưu kho, nhân công và các chi phí phát sinh khác.
Quản lý rủi ro hiệu quả: Quy trình logistics có thể dự đoán và phòng ngừa các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình vận chuyển và lưu trữ hàng hóa, từ đó giảm thiểu thiểu tổn thất.
Tối ưu hóa quản lý tồn kho: Kiểm soát tốt hàng tồn kho giúp cân đối giữa cung và cầu, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa hàng hóa, giảm chi phí lưu kho và tăng hiệu quả kinh doanh.
Quy trình logistics diễn ra nhằm quản lý hiệu quả các hoạt động vận chuyển hàng hóa, cải thiện năng suất lao động, nâng cao trải nghiệm khách hàng.
2. Quy trình logistics cơ bản
Quy trình logistics bao gồm 5 bước quan trọng:
2.1. Mua hàng
Đây là bước đầu tiên trong quy trình logistics, liên quan đến việc tìm kiếm, lựa chọn nhà cung cấp, thương lượng giá cả và đặt hàng nguyên vật liệu, hàng hóa đầu vào. Việc lựa chọn nhà cung cấp uy tín, đảm bảo chất lượng và giá cả cạnh tranh là yếu tố quan trọng để tối ưu hóa chi phí và đảm bảo nguồn cung ổn định cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
Xem thêm: 7 cách tìm nguồn hàng sỉ bán online cho người mới bắt đầu
2.2. Lưu trữ hàng
Sau khi mua hàng, hàng hóa cần được lưu trữ trong kho bãi một cách khoa học và an toàn. Việc bố trí kho bãi hợp lý, sử dụng các phương tiện và công nghệ lưu trữ hiện đại giúp tối ưu hóa không gian kho, giảm thiểu chi phí lưu kho và bảo quản hàng hóa tốt hơn.
Xem thêm: Sắp xếp kho theo 5s là gì? Lợi ích khi áp dụng với shop?
2.3. Quản lý hàng tồn kho
Quản lý hàng tồn kho là việc theo dõi, kiểm soát số lượng, chủng loại và trạng thái của hàng hóa trong kho. Quản lý tồn kho hiệu quả giúp shop nắm bắt được tình hình hàng hóa, dự báo nhu cầu, tránh tình trạng tồn kho quá nhiều hoặc thiếu hụt, từ đó tối ưu hóa chi phí và đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng.
Xem thêm: Vòng quay hàng tồn kho là gì? Vì sao shop bán hàng nên nắm rõ?
Quản lý hàng tồn kho hiệu quả để tránh thiếu hụt hoặc dư thừa, phục vụ khách hàng nhanh chóng.
2.4. Xử lý đơn hàng
Bước này bao gồm việc tiếp nhận đơn đặt hàng từ khách hàng, kiểm tra thông tin đơn hàng, xác nhận đơn hàng và lên kế hoạch giao hàng. Xử lý đơn hàng nhanh chóng, chính xác giúp shop đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng, nâng cao sự hài lòng và tạo dựng uy tín.
Xem thêm: Quy trình xử lý đơn hàng hiệu quả, tối ưu chi phí cho chủ shop
2.5. Vận chuyển hàng hóa
Đây là bước cuối cùng trong quy trình logistics, liên quan đến việc vận chuyển hàng hóa từ kho đến tay người nhận. Việc lựa chọn phương thức vận chuyển phù hợp, tối ưu hóa tuyến đường và đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong quá trình vận chuyển là yếu tố quan trọng để tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả giao hàng.
Giao Hàng Nhanh - Vận chuyển nhanh chóng, quản lý thông minh GHN không chỉ là đơn vị vận chuyển uy tín mà còn cung cấp dịch vụ kho bãi và xử lý đơn hàng chuyên nghiệp, được nhiều shop hay công ty lựa chọn bởi:
Hệ thống phân loại tự động giúp nâng cao năng suất phân loại 2 triệu đơn/ngày, đẩy nhanh quá trình lưu kho, giao hàng nhanh đến khách hàng. >> Đăng ký Giao Hàng Nhanh ngay để trải nghiệm dịch vụ giao hàng nhanh chóng, tiết kiệm! |
3. Quy trình logistics hàng nhập khẩu
Dưới đây là các bước cơ bản trong quy trình logistics hàng nhập khẩu:
3.1. Xin giá
Trước khi nhập khẩu, shop cần liên hệ với hãng tàu hoặc đại lý vận chuyển để xin báo giá vận chuyển. Báo giá này bao gồm đầy đủ thông tin về sản phẩm, số lượng, khối lượng, điều kiện giao hàng (Incoterms), phương thức thanh toán và các chi phí liên quan khác.
3.2. Lấy booking (đặt chỗ), xác nhận bill (vận đơn)
Sau khi thống nhất về giá cả và các điều khoản, shop tiến hành đặt chỗ (booking) với hãng tàu hoặc đại lý vận chuyển để vận chuyển hàng hóa về Việt Nam. Khi hàng hóa được xếp lên tàu, shop sẽ nhận được vận đơn (bill of lading) từ hãng tàu.
3.3. Chuẩn bị hồ sơ nhập khẩu
Hồ sơ nhập khẩu bao gồm các giấy tờ cần thiết để làm thủ tục hải quan, chẳng hạn như: hợp đồng mua bán, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), giấy phép nhập khẩu (nếu có)... Shop cần chuẩn bị đầy đủ và chính xác các giấy tờ này để tránh gặp rắc rối trong quá trình thông quan.
Shop cần kết hợp với công ty logistic để chuẩn bị đầy đủ hồ sơ nhập khẩu hàng hóa.
3.4. Mở hải quan nhập khẩu
Khi hàng hóa đến cảng, shop hoặc đại lý hải quan sẽ tiến hành mở tờ khai hải quan nhập khẩu. Tờ khai hải quan chứa thông tin chi tiết về lô hàng, bao gồm: loại hàng, số lượng, giá trị, xuất xứ, thuế suất... Tờ khai hải quan phải được khai báo chính xác và đầy đủ theo quy định.
3.5. Nộp thuế nhập khẩu
Dựa trên tờ khai hải quan, cơ quan hải quan sẽ tính toán số thuế nhập khẩu phải nộp. Shop có trách nhiệm nộp đầy đủ các loại thuế và lệ phí liên quan trước khi được thông quan hàng hóa.
3.6. Vận chuyển hàng về kho
Sau khi hoàn tất thủ tục hải quan và nộp thuế, shop có thể vận chuyển hàng hóa từ cảng về kho của mình. Việc lựa chọn phương thức vận chuyển phù hợp giúp đảm bảo an toàn cho hàng hóa và tiết kiệm chi phí.
3.7. Lưu lại hồ sơ nhập khẩu
Shop cần lưu trữ đầy đủ hồ sơ nhập khẩu trong một thời gian nhất định theo quy định của pháp luật. Hồ sơ này bao gồm tất cả các giấy tờ liên quan đến lô hàng, từ khâu đàm phán, ký kết hợp đồng đến khi hoàn tất thủ tục hải quan.
4. Quy trình logistics hàng xuất khẩu
Đối với hàng xuất khẩu, quy trình phức tạp hơn với 10 bước:
4.1. Thỏa thuận và ký hợp đồng
Bước đầu tiên là tìm kiếm đối tác, đàm phán và ký kết hợp đồng ngoại thương với người mua ở nước ngoài. Hợp đồng cần nêu rõ các điều khoản về sản phẩm, số lượng, giá cả, phương thức thanh toán, điều kiện giao hàng (Incoterms), trách nhiệm của mỗi bên...
4.2. Xin giấy phép xuất khẩu
Tùy thuộc vào loại hàng hóa và thị trường xuất khẩu, shop có thể cần phải xin giấy phép xuất khẩu từ cơ quan có thẩm quyền theo Nghị định 187. Chủ shop tiến hành xin giấy xuất khẩu một lần sử dụng cho nhiều lần, và cần chuẩn bị giấy phép kỹ lưỡng.
4.3. Đặt booking, lấy container rỗng
Shop liên hệ với hãng tàu hoặc đại lý vận chuyển để đặt chỗ (booking) và lấy container rỗng để đóng hàng. Việc đặt booking cần được thực hiện trước thời gian giao hàng dự kiến để đảm bảo có chỗ trên tàu.
Shop nên chủ động liên hệ với hãng tàu để đặt booking và lấy container rỗng càng sớm càng tốt.
4.4. Chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu
Hàng hóa xuất khẩu cần được chuẩn bị kỹ lưỡng, đảm bảo chất lượng, số lượng và quy cách đóng gói theo yêu cầu của hợp đồng và quy định của nước nhập khẩu.
4.5. Đóng gói hàng, ký hiệu chuyên chở
Hàng hóa cần được đóng gói chắc chắn, đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển. Trên bao bì cần ghi rõ các ký hiệu chuyên chở (shipping mark) bao gồm tên hàng, trọng lượng, kích thước, cảng đến, tên người nhận hàng...
4.6. Mua bảo hiểm hàng hóa
Để phòng ngừa rủi ro trong quá trình vận chuyển, shop nên mua bảo hiểm hàng hóa. Bảo hiểm sẽ giúp bồi thường thiệt hại nếu hàng hóa bị hư hỏng, mất mát do các sự cố bất ngờ.
4.7. Làm thủ tục hải quan
Trước khi xuất khẩu, shop cần làm thủ tục hải quan tại Chi cục Hải quan nơi hàng hóa xuất khẩu. Hồ sơ hải quan bao gồm: tờ khai hải quan, hợp đồng mua bán, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận xuất xứ...
4.8. Giao hàng cho tàu
Sau khi hoàn tất thủ tục hải quan, shop sẽ vận chuyển hàng hóa đến cảng và giao cho hãng tàu theo lịch trình đã thỏa thuận.
Shop có thể thuê đơn vị vận chuyển để mang hàng hóa đến hãng tàu.
4.9. Thanh toán tiền hàng hóa
Shop cần hoàn thành bộ chứng từ thanh toán bao gồm: Hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn đường biển, giấy chứng nhận nguồn gốc hàng hóa,...
4.10. Gửi chứng từ cho người mua hàng ở nước ngoài
Sau khi giao hàng, shop cần gửi bộ chứng từ xuất khẩu cho người mua, bao gồm: vận đơn, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận xuất xứ... để người mua làm thủ tục nhận hàng tại nước nhập khẩu.
Trên đây bài viết đã giới thiệu đến bạn các quy trình logistics cơ bản bao gồm cả việc nhập khẩu và xuất khẩu. Hy vọng shop có thể hiểu rõ hơn về các quy trình logistics, lựa chọn đơn vị vận chuyển với hệ thống kho bãi hiện đại để nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Xem thêm:
