Công nợ là gì? Cách quản lý công nợ hiệu quả cho shop online
- Ngày đăng:
- Tip bán hàng
Công nợ là khái niệm không quá xa lạ trong việc quản lý doanh thu của shop. Tuy nhiên, các shop mới có thể chưa biết công nợ là gì, quản lý như thế nào mới hiệu quả. Bài viết sau đây sẽ giải đáp chi tiết mọi thắc mắc, mời shop khám phá ngay!
1. Công nợ là gì?
Công nợ là chi phí phát sinh khi chủ shop thực hiện giao dịch với một cá nhân (hoặc shop khác) trong một kỳ thanh toán bất kỳ (có thể kéo dài 1 quý, 1 năm,...). Khoản tiền này có thể chưa trả (hay trả nhưng chưa đủ) nên tồn đọng đến kỳ thanh toán tiếp theo.
Ví dụ: Công nợ của shop khi sử dụng dịch vụ vận chuyển là phí giao hàng lại, phí trả hàng, phí thay đổi thông tin khách hàng,...
Công nợ là khoản tiền mà shop phải biết nếu muốn bán hàng thành công.
2. Vì sao shop phải quản lý công nợ thường xuyên?
Shop nên biết cách kiểm soát công nợ sát sao vì những lợi ích nổi bật sau:
Dễ dàng xoay vòng vốn khi cần: Thay vì trả đủ tiền trong một lần, chủ shop có thể chia nhỏ và thanh toán theo từng kỳ, miễn là đúng với kế hoạch hoàn trả. Với phần tiền còn chưa sử dụng, người bán tận dụng cho nhiều mục đích khác nhau như nhập thêm hàng, tiếp thị sản phẩm,... để tăng doanh thu.
Thuận tiện mở rộng quy mô bán hàng: Quản lý công nợ chính xác tạo điều kiện cho shop dùng vốn linh hoạt. Nhờ thế, hoạt động kinh doanh sinh lời liên tục, không bị chững lại.
Xây dựng mối quan hệ bền vững với nhà cung cấp và khách hàng: Thanh toán công nợ đúng hạn sẽ xây dựng sự tin tưởng bền vững giữa người vay và cho vay. Từ đó, nhà cung cấp hoặc khách hàng sẵn sàng cho shop mượn thêm (hoặc ngược lại) khi cần gấp.
Cải thiện khả năng cạnh tranh so với đối thủ: Người bán có thể sử dụng phần tiền chưa thanh toán công nợ trong năm để cải thiện dịch vụ chăm sóc khách hàng. Điều này giúp cửa hàng tăng thiện cảm với người mua và tạo sự khác biệt với đối thủ.
3. Các loại công nợ quan trọng shop phải biết
Sau đây là hai loại công nợ cơ bản mà chủ shop nên quan tâm:
3.1 Công nợ phải thu
Đây là chi phí shop chưa thu được (hoặc thu chưa đủ). Khoản phí này có thể đến từ khách hàng mua hàng nhưng chưa thanh toán trước hoặc tổ chức/cá nhân nhập hàng từ shop về bán nhưng hẹn lại ngày trả tiền.
3.2 Công nợ phải trả
Đây là khoản phí shop phải trả cho một cá nhân/tổ chức khi đến kỳ thanh toán tiếp theo. Chẳng hạn, phí thuê kho lưu trữ hàng hóa, chi phí thuê đơn vị vận chuyển,...
Công nợ bao gồm khoản nợ phải thu và phải chi.
4. Quy trình quản lý công nợ chi tiết
Mỗi loại công nợ sẽ có các bước tính toán khác nhau. Cụ thể:
4.1 Với công nợ phải thu
Bước 1: Chủ shop tổng hợp thông tin số tiền, hình thức thanh toán, điều kiện thanh toán từ tất cả hóa đơn, hợp đồng,...
Bước 2: Shop gửi tin nhắn/email hoặc liên hệ trực tiếp với tổ chức/cá nhân nhắc nhở thanh toán công nợ.
Bước 3: Chủ shop theo dõi tiến trình thu tiền sát sao. Trường hợp cá nhân gặp khó khăn khi thanh toán theo đúng hạn, người bán có thể cân nhắc thay đổi thời gian (nếu được).
4.2 Với công nợ phải trả
Bước 1: Chủ shop kiểm tra lại hóa đơn, hợp đồng, chứng từ,... và liệt kê đầy đủ các khoản cần trả trong kỳ thanh toán hiện tại.
Bước 2: Shop tìm hiểu yêu cầu thanh toán công nợ (như hình thức thanh toán, số tiền, thời gian,...).
Bước 3: Chủ shop xoay vòng vốn và thanh toán tiền.
Bước 4: Người bán xác nhận lại thông tin với cá nhân/tổ chức nhận tiền.
Tham khảo: Mách shop công thức và cách sử dụng vốn lưu động hiệu quả
5. Cách quản lý công nợ hiệu quả, chính xác cho shop online
Shop mới có thể quản lý công nợ phải thu và phải chi dễ dàng với những “bí kíp” đơn giản bên dưới:
5.1 Sử dụng phần mềm quản lý công nợ
Hiện tại, có rất nhiều phần mềm quản lý bán hàng tích hợp tính năng quản lý công nợ. Điều này giúp chủ shop theo dõi thu, chi, nợ,... trong kỳ thanh toán thuận lợi, chính xác. Đặc biệt, các phần mềm này còn kết nối trực tiếp với nhiều phần mềm quản lý đơn hàng, quản lý khách hàng,...
Do vậy, chủ shop an tâm kiểm soát hoạt động kinh doanh toàn diện, tối ưu chỉ trên một giao diện duy nhất, ở mọi lúc mọi nơi. Theo đó, một số phần mềm quản lý công nợ miễn phí mà shop nên cân nhắc là Sapo, Nhanh.vn, KiotViet,...
Xem thêm: 12 phần mềm bán hàng online tốt và dễ dùng nhất hiện nay
App/web Giao Hàng Nhanh giúp shop đối soát thu chi, công nợ trực tuyến, chính xác Nếu shop đang sử dụng dịch vụ giao nhận của công ty Giao Hàng Nhanh (GHN) và muốn quản lý công nợ phát sinh liên quan đến quá trình vận chuyển chuẩn xác thì hãy an tâm nhé. Bởi lẽ, web/app GHN VN có khả năng tích hợp tự động dữ liệu đơn hàng, khách hàng, COD,... cùng phần mềm quản lý bán hàng dễ dàng. Chỉ với một số thao tác tùy chỉnh thông tin (như ngày, loại hàng hóa,...), chủ shop cập nhật phí giao lại, phí hoàn hàng, phí thay đổi địa chỉ,... (nếu có) nhanh chóng, đúng theo thời gian thực.
GHN thông báo phí rõ ràng để chủ shop cân đối chi tiêu tối ưu. Ngoài ra, chủ shop còn nhận được nhiều quyền lợi đặc biệt khác như:
Đơn vị GHN cung cấp bảng giá giao hàng nặng cực ưu đãi.
>> Nhanh tay đăng ký trải nghiệm giải pháp giao nhận hàng chuyên nghiệp, tận tâm cùng GHN ngay nhé! |
5.2 Theo dõi công nợ và thúc đẩy thanh toán thường xuyên
Người bán nên tổng hợp công nợ phải thu và phải chi mỗi tháng để đảm bảo độ chính xác khi kết thúc năm thanh toán. Ngoài ra, điều này còn hỗ trợ shop sắp xếp nhắc nhở cá nhân/tổ chức thanh toán nợ đúng thời hạn, hoặc dễ dàng xoay vòng vốn để trả công nợ phải chi kịp thời.
5.3 Xây dựng kịch bản thu hồi công nợ chuyên nghiệp
Đối với các công nợ phải thu, chủ shop hãy chọn kịch bản nhắc nợ chuyên nghiệp. Trong đó, email/tin nhắn thông báo phải đủ thông tin số tiền phải trả, thời hạn, hình thức thanh toán,... Qua đó hạn chế cảm giác khó chịu cho người nhận tin và tăng tỷ lệ được hoàn trả tiền.
5.4 Chọn lọc nhà phân phối và khách hàng kỹ lưỡng
Chủ shop cần chọn khách hàng hoặc đơn vị phân phối uy tín để tránh nguy cơ tồn đọng công nợ quá nhiều, ảnh hưởng đến doanh thu. Bên cạnh đó, người bán đừng quên xây dựng chính sách ưu đãi khi đối tác đồng hành với shop lâu dài.
Kinh nghiệm hữu ích cho shop online GHN có tính năng Cảnh báo bom hàng trên app/web, được sử dụng hoàn toàn miễn phí. Đây là công cụ giúp shop phân loại tỷ lệ nhận hàng của khách hàng. Nhờ vậy, shop cân nhắc chính sách bán hàng, giao hàng phù hợp nhằm hạn chế nguy cơ bom hàng/hoàn hàng khiến công nợ phải thu quá cao.
GHN giúp shop đánh giá tỷ lệ giao hàng thành công của mỗi khách hàng nhằm hạn chế phát sinh công nợ. |
5.5 Có chính sách ưu đãi cho khách hàng/nhà phân phối thanh toán sớm
Chủ shop có thể đặt ra một mức chiết khấu nhất định khi tổ chức/cá nhân thanh toán công nợ sớm hơn dự kiến. Nhờ đó giúp mối quan hệ giữa shop và người mua hàng hoặc người phân phối hàng trở nên khăn khít hơn.
6. Gợi ý một số mẫu công nợ đầy đủ, chi tiết cho shop mới
Nếu shop mới chưa có nhiều kinh nghiệm quản lý công nợ thì có thể tham khảo các mẫu đề xuất sau đây:
- Với công nợ phải thu:
- Với công nợ phải chi:
7. Giải đáp thắc mắc thường gặp
Liên quan đến việc quản lý công nợ trong kinh doanh, các chủ shop có thể gặp phải một số khúc mắc sau:
7.1 Công nợ tiếng Anh là gì?
Công nợ trong tiếng Anh được gọi là Debt hoặc Liability. Trong đó, Debt được dùng cho công nợ phải thu và Liability thể hiện công nợ phải chi.
7.2 Công nợ khách hàng là gì?
Đây là khoản nợ phát sinh từ việc bán hàng cho khách hàng như chưa thu hồi được. Ví dụ, khách hàng mua hàng online nhưng chọn phương thức thanh toán COD nên tạm thời chủ shop chưa nhận được tiền từ đơn hàng. Có thể thấy, quản lý công nợ khách hàng càng chi tiết thì doanh thu thực tế shop nhận được càng chính xác.
7.3 Kế toán công nợ là gì?
Kế toán công nợ là quá trình ghi chép lại khoản phải thu và phải chi trong mỗi kỳ thanh toán. Nhờ thế, công việc thu nợ và chi trả nợ diễn ra mượt mà.
7.4 Công nợ âm là gì?
Đây là khoản tiền mà chủ shop đã nhận được nhưng khách hàng chưa nhận được hàng. Điều này thường xảy ra khi người mua hàng thanh toán trước.
Hy vọng thông tin trong bài viết giúp chủ shop hiểu rõ công nợ là gì và cách quản lý công nợ ra sao để đạt hiệu quả cao nhất. Đừng quên đón đọc các nội dung tiếp theo trên website Giao Hàng Nhanh giúp shop thuận lợi kinh doanh, cải thiện doanh thu tối đa.
Xem thêm:
