Công nợ là gì? Mẫu công nợ mới nhất & cách quản lý hiệu quả

Công nợ là khái niệm không quá xa lạ trong việc quản lý doanh thu của shop. Tuy nhiên, các shop mới có thể chưa biết công nợ là gì, quản lý như thế nào mới hiệu quả. Bài viết sau đây sẽ giải đáp chi tiết mọi thắc mắc, mời shop khám phá ngay!

1. Công nợ là gì?

Công nợ là một thuật ngữ trong lĩnh vực kế toán, dùng để chỉ các khoản nợ phải thu hoặc phải trả phát sinh từ các giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ nhưng chưa được thanh toán ngay tại thời điểm giao dịch. Việc ghi nhận công nợ giúp nhà kinh doanh theo dõi chính xác các dòng tiền ra vào trong tương lai.

Một số lý do chính phát sinh công nợ trong kinh doanh bao gồm:

• Khách hàng mua hàng hóa hoặc sử dụng dịch vụ nhưng thanh toán trả sau.
• Shop nhập hàng từ nhà cung cấp nhưng chưa thanh toán toàn bộ chi phí ngay lập tức.
• Các khoản vay mượn vốn từ ngân hàng hoặc các cá nhân, tổ chức khác để phục vụ kinh doanh.
• Các khoản phải trả cho nhân viên như lương, thưởng, bảo hiểm xã hội chưa đến kỳ chi trả.

Ví dụ: Công nợ của shop khi sử dụng dịch vụ vận chuyển là phí giao hàng lại, phí trả hàng, phí thay đổi thông tin khách hàng,...

Xem thêm: Chứng từ kế toán là gì? Các loại chứng từ phổ biến hiện nay

Công nợ là khoản tiền mà shop phải biết nếu muốn bán hàng thành công.

2. Vì sao shop phải quản lý công nợ thường xuyên?

Shop nên biết cách kiểm soát công nợ sát sao vì những lợi ích nổi bật sau:

• Dễ dàng xoay vòng vốn khi cần: Thay vì trả đủ tiền trong một lần, chủ shop có thể chia nhỏ và thanh toán theo từng kỳ, miễn là đúng với kế hoạch hoàn trả. Với phần tiền còn chưa sử dụng, người bán tận dụng cho nhiều mục đích khác nhau như nhập thêm hàng, tiếp thị sản phẩm,... để tăng doanh thu.
• Thuận tiện mở rộng quy mô bán hàng: Quản lý công nợ chính xác tạo điều kiện cho shop dùng vốn linh hoạt. Nhờ thế, hoạt động kinh doanh sinh lời liên tục, không bị chững lại. 
• Xây dựng mối quan hệ bền vững với nhà cung cấp và khách hàng: Thanh toán công nợ đúng hạn sẽ xây dựng sự tin tưởng bền vững giữa người vay và cho vay. Từ đó, nhà cung cấp hoặc khách hàng sẵn sàng cho shop mượn thêm (hoặc ngược lại) khi cần gấp.
• Cải thiện khả năng cạnh tranh so với đối thủ: Người bán có thể sử dụng phần tiền chưa thanh toán công nợ trong năm để cải thiện dịch vụ chăm sóc khách hàng. Điều này giúp cửa hàng tăng thiện cảm với người mua và tạo sự khác biệt với đối thủ.

3. Các loại công nợ quan trọng shop phải biết

Sau đây là hai loại công nợ cơ bản mà chủ shop nên quan tâm:

3.1 Công nợ phải thu

Đây là chi phí shop chưa thu được (hoặc thu chưa đủ) và được xem là một tài sản của doanh nghiệp trên bảng cân đối kế toán. Khoản phí này có thể đến từ khách hàng mua hàng nhưng chưa thanh toán trước hoặc tổ chức/cá nhân nhập hàng từ shop về bán nhưng hẹn lại ngày trả tiền.

3.2 Công nợ phải trả

Đây là khoản phí shop phải trả cho một cá nhân/tổ chức khi đến kỳ thanh toán tiếp theo. Khoản nợ này được ghi nhận là một khoản nợ phải trả trên bảng cân đối kế toán, thể hiện nghĩa vụ tài chính của shop. Chẳng hạn, phí thuê kho lưu trữ hàng hóa, chi phí thuê đơn vị vận chuyển,... 

Công nợ bao gồm khoản nợ phải thu và phải chi.

4. Công nợ và nợ công có giống nhau không?

Công nợ và nợ công là hai khái niệm hoàn toàn khác biệt, thường gây nhầm lẫn cho nhiều người. Về cơ bản, công nợ liên quan đến các giao dịch kinh tế giữa các cá nhân, doanh nghiệp, trong khi nợ công là khoản nợ của Chính phủ. Cụ thể: 

• Về chủ thể: Công nợ phát sinh giữa các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp với nhau. Ngược lại, nợ công là khoản nợ của Chính phủ, chính quyền địa phương vay từ các tổ chức, quốc gia khác hoặc từ người dân trong nước.
• Về bản chất: Công nợ phát sinh từ các hoạt động mua bán, cung cấp dịch vụ, vay mượn trong kinh doanh. Trong khi đó, nợ công phát sinh khi Chính phủ cần vay vốn để bù đắp thâm hụt ngân sách nhà nước, đầu tư vào các dự án cơ sở hạ tầng và phát triển kinh tế.
• Về phạm vi ảnh hưởng: Công nợ chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến các bên tham gia giao dịch. Nợ công có quy mô và tầm ảnh hưởng lớn hơn rất nhiều, tác động đến toàn bộ nền kinh tế quốc gia.

5. Quy trình quản lý công nợ là gì?

Xây dựng một quy trình quản lý công nợ rõ ràng và chi tiết là bước đi quan trọng giúp shop kiểm soát dòng tiền và giảm thiểu rủi ro tài chính. Quy trình này cần được áp dụng nhất quán cho cả công nợ phải thu và công nợ phải trả.

5.1 Với công nợ phải thu

• Bước 1: Chủ shop tổng hợp thông tin số tiền, hình thức thanh toán, điều kiện thanh toán từ tất cả hóa đơn, hợp đồng,... và phân loại các khoản nợ theo tuổi nợ (ví dụ: trong hạn, quá hạn dưới 30 ngày, quá hạn 30-60 ngày...).
• Bước 2: Shop gửi tin nhắn/email hoặc liên hệ trực tiếp với tổ chức/cá nhân nhắc nhở thanh toán công nợ. Đối với các khoản nợ sắp đến hạn, shop nên gửi mẫu thông báo lịch thanh toán để nhắc nhở.
• Bước 3: Chủ shop theo dõi tiến trình thu tiền sát sao. Đồng thời, cần lập biên bản đối chiếu công nợ định kỳ để xác nhận số liệu chính xác với khách hàng. Trường hợp cá nhân gặp khó khăn khi thanh toán theo đúng hạn, người bán có thể cân nhắc thay đổi thời gian (nếu được).

5.2 Với công nợ phải trả

• Bước 1: Chủ shop kiểm tra lại hóa đơn, hợp đồng, chứng từ,... và liệt kê đầy đủ các khoản cần trả trong kỳ thanh toán hiện tại. Ngoài ra bạn cũng nên đối chiếu thông tin với nhà cung cấp để đảm bảo số liệu trùng khớp.
• Bước 2: Shop tìm hiểu yêu cầu thanh toán công nợ (như hình thức thanh toán, số tiền, thời gian,...).
• Bước 3: Chủ shop xoay vòng vốn và thanh toán tiền. Nên lập kế hoạch chi trả dựa trên thứ tự ưu tiên và thời gian đến hạn của các khoản nợ.
• Bước 4: Người bán xác nhận lại thông tin với cá nhân/tổ chức nhận tiền và lưu trữ lại toàn bộ chứng từ thanh toán để phục vụ cho việc hạch toán và đối soát sau này.

Tham khảo: Mách shop công thức và cách sử dụng vốn lưu động hiệu quả

6. Cách quản lý công nợ hiệu quả, chính xác cho shop online

Để quản lý công nợ hiệu quả, chủ shop online nên dùng phần mềm quản lý hiện đại, theo dõi công nợ và đối soát định kỳ, xây dựng kịch bản thu hồi công nợ chuyên nghiệp,... Áp dụng những phương pháp này sẽ giúp shop kiểm soát tốt hơn tình hình tài chính của mình.

6.1 Sử dụng phần mềm quản lý công nợ

Hiện tại, có rất nhiều phần mềm quản lý bán hàng tích hợp tính năng quản lý công nợ. Điều này giúp chủ shop theo dõi thu, chi, nợ,... trong kỳ thanh toán thuận lợi, chính xác. Đặc biệt, các phần mềm này còn kết nối trực tiếp với nhiều phần mềm quản lý đơn hàng, quản lý khách hàng,... 

Do vậy, chủ shop an tâm kiểm soát hoạt động kinh doanh toàn diện, tối ưu chỉ trên một giao diện duy nhất, ở mọi lúc mọi nơi. Theo đó, một số phần mềm quản lý công nợ miễn phí mà shop nên cân nhắc là Sapo, Nhanh.vn, KiotViet,...

Xem thêm: 12 phần mềm bán hàng online tốt và dễ dùng nhất hiện nay

6.2 Theo dõi công nợ và thúc đẩy thanh toán thường xuyên

Người bán nên tổng hợp công nợ phải thu và phải chi mỗi tháng để đảm bảo độ chính xác khi kết thúc năm thanh toán. Ngoài ra, điều này còn hỗ trợ shop sắp xếp nhắc nhở cá nhân/tổ chức thanh toán nợ đúng thời hạn, hoặc dễ dàng xoay vòng vốn để trả công nợ phải chi kịp thời.

6.3 Đối soát công nợ định kỳ

Đối soát công nợ định kỳ là hoạt động không thể thiếu để đảm bảo số liệu luôn chính xác và minh bạch. Chủ shop nên thực hiện việc này hàng tháng hoặc hàng quý bằng cách so sánh sổ sách kế toán của mình với sao kê của khách hàng và nhà cung cấp. Việc này giúp phát hiện sớm các sai sót hoặc chênh lệch, từ đó giải quyết kịp thời và tránh những tranh chấp không đáng có trong tương lai.

6.4 Xây dựng kịch bản thu hồi công nợ chuyên nghiệp

Đối với các công nợ phải thu, chủ shop hãy chọn kịch bản nhắc nợ chuyên nghiệp. Trong đó, email/tin nhắn thông báo nhắc nợ khách hàng phải đủ thông tin số tiền phải trả, thời hạn, hình thức thanh toán,... Qua đó hạn chế cảm giác khó chịu cho người nhận tin và tăng tỷ lệ được hoàn trả tiền.

6.5 Chọn lọc nhà phân phối và khách hàng kỹ lưỡng

Chủ shop cần chọn khách hàng hoặc đơn vị phân phối uy tín để tránh nguy cơ tồn đọng công nợ quá nhiều, ảnh hưởng đến doanh thu. Bên cạnh đó, người bán đừng quên xây dựng chính sách ưu đãi khi đối tác đồng hành với shop lâu dài.

6.6 Có chính sách ưu đãi cho khách hàng/nhà phân phối thanh toán sớm 

Chủ shop có thể đặt ra một mức chiết khấu nhất định khi tổ chức/cá nhân thanh toán công nợ sớm hơn dự kiến. Nhờ đó giúp mối quan hệ giữa shop và người mua hàng hoặc người phân phối hàng trở nên khăn khít hơn.

7. Gợi ý một số mẫu công nợ mới nhất

Nếu shop mới chưa có nhiều kinh nghiệm quản lý công nợ thì có thể tham khảo các mẫu đề xuất sau đây:

• Mẫu thông báo công nợ cho khách hàng:

• Với công nợ phải thu:

• Với công nợ phải chi:

Hy vọng thông tin trong bài viết giúp chủ shop hiểu rõ công nợ là gì, các mẫu thông báo công nợ cho khách hàng mới và cách quản lý công nợ ra sao để đạt hiệu quả cao nhất. Đừng quên đón đọc các nội dung tiếp theo trên website Giao Hàng Nhanh giúp shop thuận lợi kinh doanh, cải thiện doanh thu tối đa.

Bài viết liên quan:

• Dịch vụ vận chuyển chứng từ uy tín, chuyên nghiệp
• Hồ sơ pháp lý dự án là gì?
• 10 phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng giúp shop tối ưu chi phí