10 phần mềm quản lý công việc dễ sử dụng giúp bán hàng hiệu quả

Để bán hàng online hiệu quả, shop cần thực hiện nhiều công việc như nhập hàng, quảng cáo sản phẩm, quản lý thông tin khách hàng/sản phẩm,... Việc kiểm soát công việc thủ công có thể gây nhiều sai sót dẫn đến thâm hụt vốn. Do đó nhiều chủ shop đã sử dụng phần mềm quản lý công việc để tăng hiệu quả quản lý cũng như tiết kiệm thời gian hơn. Shop có thể tham khảo 10 phần mềm theo dõi tiến độ công việc dưới đây và cân nhắc lựa chọn nhé. 

1. Tìm hiểu các tính năng của phần mềm quản lý công việc

Một số tính năng chính của phần mềm theo dõi quản lý công việc shop cần biết:

1.1. Tính năng lập kế hoạch và phân phối công việc

Tính năng này cho phép các chủ shop phân chia các nhiệm vụ cụ thể cho từng nhân viên và phân bổ công việc một cách hiệu quả. Theo đó shop có thể dễ dàng sắp xếp và phân chia các công việc từ quản lý hàng hóa, chăm sóc khách hàng cho đến các hoạt động bán hàng hàng ngày. Mọi công việc được thực hiện có tổ chức hơn, giảm thiểu tình trạng công việc chồng chéo hay sai sót.

1.2. Tính năng quản lý

Phần mềm cung cấp hệ thống theo dõi toàn diện tiến độ công việc của từng nhân viên. Chủ shop có thể giám sát hiệu quả công việc, đánh giá sự hoàn thành các nhiệm vụ theo thời gian thực. Qua đó dễ dàng nắm bắt tình hình hoạt động của shop, điều chỉnh kế hoạch nếu cần, đảm bảo mọi thứ đang đi đúng hướng với mục tiêu ban đầu.

Phần mềm theo dõi công việc giúp shop quản lý các đầu việc cũng như hiệu suất nhân viên hiệu quả hơn. 

1.3. Tính năng tương tác

Tính năng tương tác giúp nhân viên và chủ shop dễ dàng trao đổi thông tin, cập nhật tiến độ và phối hợp với nhau thông qua các kênh giao tiếp trực tiếp. Đây là điều rất quan trọng khi mà tính linh hoạt và phản ứng nhanh là yếu tố then chốt để duy trì hiệu suất làm việc cao. Nếu có các vấn đề phát sinh shop có thể giải quyết nhanh chóng, tiết kiệm thời gian. 

1.4. Tính năng báo cáo

Với tính năng báo cáo, phần mềm có thể cung cấp các báo cáo chi tiết về hiệu suất công việc, doanh thu, số lượng tồn kho,... Chủ shop dễ dàng theo dõi các chỉ số bán hàng, đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên,... từ đó có kế hoạch tối ưu hóa hoạt động kinh doanh phù hợp. Báo cáo được thể hiện trực quan với các mốc thời gian cụ thể, giúp shop quản lý tiện lợi hơn.

2. Shop online có nên sử dụng phần mềm quản lý, theo dõi công việc không?

Quản lý công việc bằng phần mềm rất cần thiết với các shop bán hàng online bởi:

• Quản lý công việc hiệu quả, toàn diện: Sử dụng phần mềm quản lý giúp shop bán hàng dễ dàng sắp xếp, phân phối công việc và theo dõi tiến độ của từng đầu việc. Đảm bảo mọi công việc được thực hiện đúng kế hoạch, giảm sai sót và mang đến hiệu quả kinh doanh tối ưu. 

• Đánh giá được hiệu suất của nhân viên: Phần mềm cung cấp các chỉ số và báo cáo chi tiết về tiến độ và kết quả công việc của từng nhân viên. Chủ shop có thể đánh giá chính xác hiệu suất làm việc, từ đó có những điều chỉnh kịp thời giúp năng suất làm việc cao hơn.

• Lưu trữ thông tin dễ dàng, hạn chế sai sót: Phần mềm công việc giúp lưu trữ thông tin khách hàng, đơn hàng,... có hệ thống, tránh việc thất thoát dữ liệu hay nhầm lẫn. Nhờ vậy giảm thiểu các sai sót trong quá trình vận hành, đảm bảo thông tin luôn chính xác và dễ truy xuất khi cần.

• Đưa ra các quyết định bán hàng chính xác dựa trên báo cáo: Báo cáo từ phần mềm cung cấp những phân tích chi tiết về tình hình kinh doanh, giúp shop đưa ra các quyết định bán hàng phù hợp dựa trên dữ liệu thực tế để tối ưu hóa lợi nhuận.

• Tiết kiệm thời gian, có thể thực hiện mọi lúc mọi nơi: Phần mềm quản lý công việc online giúp chủ shop và nhân viên có thể theo dõi và thao tác bất kỳ lúc nào, bất cứ nơi đâu chỉ cần có internet. Chủ shop không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn linh hoạt trong quản lý bán hàng.

Các phần mềm quản lý công việc giúp shop tối ưu thời gian và hiệu quả bán hàng. 

3. Gợi ý 10 phần mềm theo dõi quản lý công việc hiệu quả cho shop

Dưới đây là 10 phần mềm theo dõi công việc hàng ngày mà shop bán hàng có thể tham khảo:

3.1. Phần mềm Base Wework

Base Wework là phần mềm quản lý công việc và dự án của Việt Nam, được thiết kế để giúp các shop quản lý và theo dõi công việc hiệu quả. Phần mềm tập trung vào việc tối ưu hóa quy trình làm việc và tăng cường sự phối hợp giữa các nhân viên. 

Tính năng nổi bật:

• Công việc được phân chia rõ ràng theo từng nhóm hoặc từng nhân viên. Có thể tạo các công việc lặp lại, quản lý các công việc phát sinh. 

• Giao diện dạng bảng dễ theo dõi, phân tách công việc đã hoàn thành và công việc chưa hoàn thành xong. 

• Có tính năng nhắn tin nhóm, nâng cao tương tác giữa các nhân viên và chủ shop. 

• Báo cáo tổng quan và chi tiết về tiến độ dự án với các chỉ số rõ ràng, dễ theo dõi. 

• Tích hợp được với nhiều công cụ khác nhau hỗ trợ làm việc hiệu quả hơn. 

3.2. Phần mềm theo dõi tiến độ công việc Monday.com

Monday.com là phần mềm quản lý công việc nổi tiếng với giao diện trực quan và dễ sử dụng. Nó được sử dụng rộng rãi trên toàn cầu để hỗ trợ quản lý bán hàng và quy trình công việc. Với khả năng tích hợp mạnh mẽ, các thông tin sẽ tập trung ở một nền tảng giúp shop có cái nhìn tổng quan hơn. 

Tính năng nổi bật:

• Có thể tùy chỉnh cấu hình phần mềm theo nhu cầu, phù hợp với quy mô kinh doanh của shop nhất. 

• Tích hợp với các công cụ khác như Dropbox, Zapier, Slack, Zoom, email và Microsoft Teams nhờ hệ thống API mở. 

• Theo dõi tiến độ công việc dễ dàng bằng biểu đồ Gantt, Kanban. 

• Hệ thống báo cáo thông tin số liệu chi tiết, đầy đủ theo thời gian thực.

• Có thể thêm tài khoản mới với cài đặt phân quyền chặt chẽ. 

3.3. Phần mềm giao việc myXteam 

myXteam là phần mềm quản lý tiến độ công việc của Việt Nam, hỗ trợ giao việc và theo dõi tiến độ hiệu quả để tối ưu việc quản lý thời gian và hiệu suất. Phần mềm có thể sử dụng linh hoạt trên cả máy tính và điện thoại nên được nhiều shop lựa chọn. 

Tính năng nổi bật:

• Lập kế hoạch nhanh chóng với ngày giờ cụ thể. 

• Giao việc cho nhân viên và theo dõi tiến độ theo thời gian thực. 

• Tích hợp công cụ nhắn tin, trao đổi nội bộ như chat cá nhân, chat nhóm, chat theo kênh,...

• Báo cáo và phân tích công việc một cách chi tiết giúp shop dễ dàng theo dõi, nắm bắt thông tin. 

myXteam là phần mềm quản lý công việc miễn phí dùng cho nhóm 5 người, không giới hạn công việc với dung lượng 5GB. 

3.4. Phần mềm nhắc nhở công việc Microsoft To Do

Microsoft To Do là ứng dụng quản lý công việc do Microsoft phát triển, giúp chủ shop lập danh sách công việc cần làm và quản lý thời gian hiệu quả. Shop có thể sử dụng linh hoạt trên hệ điều hành iOS và Android. 

Tính năng nổi bật:

• Tạo danh sách công việc chi tiết ngày giờ và có thể tự động nhắc nhở hàng ngày. 

• Đồng bộ dữ liệu với các ứng dụng khác của Microsoft (Outlook, OneNote) giúp quản lý và làm việc hiệu quả hơn. 

• Giao diện đơn giản, thân thiện nên rất dễ sử dụng, không mất nhiều thời gian. 

• Phần mềm có thể chia sẻ danh sách công việc với những người khác như nhân viên. 

3.5. Phần mềm quản lý công việc Fastwork

Fastwork là phần mềm quản lý công việc do Việt Nam phát triển, tập trung vào việc tối ưu hóa quy trình làm việc và quản lý nhân viên. Fastwork được thiết kế để phù hợp với đa dạng mô hình kinh doanh, ngành nghề nên có thể mang đến giải pháp quản lý hiệu quả cho shop. 

Tính năng nổi bật:

• Lập kế hoạch công việc nhanh chóng với các mẫu sẵn có. Giao việc dễ dàng bằng cách gắn thẻ tên, nhân viên có thể tự lên kế hoạch, thêm mới và quản lý công việc của mình. 

• Hỗ trợ phân quyền chuyên sâu cho từng nhân viên với các vai trò như theo dõi, thực hiện, đánh giá,... 

• Chủ shop và nhân viên có thể trao đổi, tương tác ngay trên phần mềm. 

• Cung cấp các báo cáo đa dạng với nhiều mô hình quản lý công việc như List, Gantt chart, Kanban, Dashboard giúp chủ shop nắm bắt thông tin chi tiết. 

3.6. Phần mềm quản lý đầu việc giao hàng TPos

TPos là phần mềm quản lý công việc bán hàng đa kênh phổ biến, cung cấp nhiều tính năng hiện đại hỗ trợ shop kinh doanh hiệu quả và tiết kiệm chi phí tối đa. Đặc biệt phần mềm còn được tối ưu theo từng ngành hàng giúp shop khai thác được tối đa giá trị của phần mềm. 

Tính năng nổi bật:

• Tích hợp với nhiều đơn vị vận chuyển uy tín như Giao Hàng Nhanh (GHN) giúp shop lên đơn thuận tiện, nhanh chóng. 

• Quản lý đơn hàng và theo dõi trạng thái giao hàng theo thời gian thực ngay trên phần mềm. 

• Có thể phân quyền cho từng nhân viên, chủ shop quản lý dễ dàng và đảm bảo mọi công việc được thực hiện đúng hướng. 

• Phần mềm online nên shop có thể theo dõi và quản lý từ xa, không cần phải có mặt trực tiếp. 

• Báo cáo doanh thu và hiệu suất giao hàng chi tiết, tổng quan giúp shop nắm bắt thông tin nhanh hơn. 

3.7. Phần mềm quản lý công việc online Asana

Asana là app quản lý công việc linh hoạt, sở hữu nhiều tính năng hữu ích giúp shop theo dõi và quản lý các đầu việc kinh doanh một cách tối ưu. Đây là một trong những phần mềm công việc mà shop không thể bỏ qua. 

Tính năng nổi bật:

• Phần mềm tích hợp AI giúp kết nối công việc với mục tiêu và tự động hóa các quy trình hiệu quả. 

• Giao diện trực quan, theo dõi công việc theo thời gian thực, có thông báo cho các những người liên quan giúp mọi công việc đều đi đúng hướng. 

• Phân bổ nhiệm vụ và nhân viên thực hiện nhanh chóng. 

• Độ bảo mật cao, đảm bảo thông tin dữ liệu được an toàn. 

• Tích hợp với nhiều công cụ khác như Google Drive, Slack,...

• Báo cáo và phân tích hiệu suất kinh doanh chi tiết, dễ theo dõi. 

3.8. Phần mềm quản lý tiến độ công việc theo mục tiêu Weekdone

Weekdone là phần mềm quản lý tiến độ công việc theo mục tiêu, giúp shop theo dõi tiến độ làm việc cũng như quản lý nhanh chóng dựa trên phương pháp OKR (Objectives and Key Results). Từ đó mang đến hiệu quả bán hàng cao, tăng trưởng doanh thu thuận lợi.  

Tính năng nổi bật:

• Thiết lập, theo dõi và quản lý các mục tiêu bán hàng dài hạn với hệ thống phân cấp dạng cây, giúp thống nhất và liên kết các mục tiêu hiệu quả. 

• Theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên hàng tuần giúp shop có thể đánh giá khả năng làm việc, hiệu quả đạt được để có những phản hồi hay điều chỉnh chính xác. 

• Báo cáo tuần và phân tích hiệu suất được thể hiện rõ ràng và chi tiết, chủ shop dễ dàng theo dõi và có kế hoạch tối ưu mục tiêu phù hợp. 

• Tích hợp với các công cụ khác hỗ trợ kinh doanh hiệu quả cao như Slack, Zapier, Google Calendar, Outlook,...

3.9. Phần mềm quản lý, lập kế hoạch công việc Microsoft Project 

Microsoft Project là phần mềm quản lý công việc cá nhân và nhóm chuyên nghiệp do Microsoft phát triển. Shop bán hàng online có thể sử dụng Microsoft Project để quản lý kinh doanh và tối ưu hóa quy trình làm việc một cách hiệu quả nhất. 

Tính năng nổi bật:

• Lập kế hoạch và theo dõi tiến độ công việc chi tiết, trực quan bằng biểu đồ Gantt và chế độ xem Timeline. Shop có thể điều chỉnh các nhiệm vụ hay công việc theo nhu cầu, phù hợp với mục tiêu của mình. 

• Phân bổ nhân viên hợp lý, có thể điều chỉnh theo từng giai đoạn. 

• Tích hợp với các công cụ Microsoft khác như SharePoint, Teams, Office 365 hỗ trợ làm việc năng suất và đạt hiệu quả cao. 

• Cung cấp các mẫu báo cáo tiêu chuẩn và điều chỉnh báo cáo theo nhu cầu. Shop có thể xuất báo cáo dưới nhiều dạng như biểu đồ, bảng biểu,... 

Phần mềm Microsoft Project là công cụ đắc lực giúp shop quản lý công việc hiệu quả, tiết kiệm thời gian. 

3.10. Phần mềm quản lý công việc Wrike

Wrike là phần mềm giao việc và quản lý công việc dễ sử dụng, rất phù hợp với các shop bán hàng online quy mô nhỏ. Phần mềm cung cấp nhiều tính năng hiện đại, nổi bật với khả năng tùy chỉnh linh hoạt và hỗ trợ làm việc nhóm toàn diện. 

Tính năng nổi bật:

• Các công việc được sắp xếp một cách khoa học, dễ dàng tùy chỉnh chế độ xem và không gian làm việc với hình ảnh trực quan 360 độ.

• Tự động hóa quy trình làm việc giúp nhân viên có thể tập trung vào những việc quan trọng. 

• Các thông tin được cập nhật theo thời gian thực, theo dõi tiến độ nhanh chóng mọi lúc mọi nơi. 

• Tích hợp với hơn 400 ứng dụng phổ biến như Google, Adobe, OneDrive, Microsoft,... giúp quy trình làm việc thuận tiện hơn. 

• Có nhiều mẫu quản lý công việc sẵn, có thể tùy chỉnh theo nhu cầu. 

• Cung cấp các báo cáo và phân tích chi tiết, giúp shop hiểu rõ các thông tin và điều chỉnh các công việc cho phù hợp. 

4. Một số tiêu chí chọn phần mềm shop cần lưu ý

Để chọn được phần mềm quản lý quy trình công việc phù hợp và hiệu quả cao, shop cần chú ý đến 5 tiêu chí sau:

• Tính năng: Phần mềm cần cung cấp đủ các tính năng cần thiết cho việc quản lý bán hàng như lập kế hoạch, theo dõi tiến độ, phân quyền sử dụng,... Như vậy shop mới có thể quản lý công việc nhanh và hiệu quả. 

• Giao diện: Phần mềm nên có giao diện thân thiện, đơn giản để sử dụng dễ dàng, tránh mất nhiều thời gian để tìm hiểu cũng như hướng dẫn cho nhân viên mới. 

• Độ phổ biến của phần mềm: Lựa chọn phần mềm có tính phổ biến cao, nhiều người sử dụng giúp shop dễ dàng tra cứu thông tin cũng như giải đáp các thắc mắc trong quá trình quản lý. 

• Hỗ trợ từ nhà cung cấp: Shop nên chọn phần mềm có các chính sách bảo hành rõ ràng sau khi mua phần mềm. Trường hợp phần mềm gặp lỗi kỹ thuật shop sẽ được nhà cung cấp hỗ trợ khắc phục nhanh chóng. 

• Chi phí: Một tiêu chí quan trọng không thể bỏ qua nữa là chi phí. Shop nên chọn phần mềm có mức giá phù hợp với ngân sách, có bản miễn phí dùng thử để đưa ra quyết định đúng đắn hơn. 

Bài viết trên là chia sẻ các phần mềm quản lý công việc uy tín cho shop bán hàng online. Hy vọng chủ shop có thể lựa chọn được phần mềm phù hợp để kiểm soát, quản lý bán hàng hiệu quả và tăng trưởng doanh thu như mong đợi.

Các chủ đề liên quan:

• Làm sao để đánh giá KPI hiệu quả
• Toplist các phần mềm tính lương nhân viên mà shop nên biết
• Khởi nghiệp thành công nhờ lối tư duy kinh doanh đúng