Biên bản hủy hàng hỏng là gì? Nội dung và cách lập biên bản

Trong kinh doanh, việc hàng hóa bị hư hỏng là khó tránh khỏi, và việc lập biên bản hủy hàng hỏng là một thủ tục quan trọng mà các chủ shop cần nắm rõ. Văn bản này không chỉ giúp quản lý kho hiệu quả mà còn là cơ sở pháp lý quan trọng để hạch toán chi phí. Vậy, làm thế nào để lập một biên bản đúng chuẩn và đầy đủ nội dung?

1. Biên bản hủy hàng hư hỏng là gì?

Biên bản hủy hàng hỏng là một loại văn bản được lập ra để ghi nhận lại sự việc tiêu hủy các loại hàng hóa bị hư hỏng, hết hạn sử dụng, hoặc mất phẩm chất không thể tiếp tục lưu hành trên thị trường. Đây là chứng từ quan trọng làm cơ sở cho việc hạch toán kế toán, quản lý kho và thực hiện các nghĩa vụ về thuế của doanh nghiệp.

Xem thêm: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là gì?

2. Mục đích của biên bản hủy hàng hỏng

Việc lập biên bản hủy hàng hóa hư hỏng phục vụ nhiều mục đích quan trọng như kiểm kê giá trị thiệt hại, xác nhận việc hủy hàng thực tế, xác định nguyên nhân trách nhiệm và đảm bảo tuân thủ quy định môi trường. Mời chủ shop tham khảo chi tiết các mục đích này ngay bên dưới.

• Kiểm kê giá trị hàng hóa hư hỏng: Biên bản giúp ghi nhận chi tiết về số lượng, chủng loại và giá trị của hàng hóa bị hỏng, từ đó xác định chính xác mức độ thiệt hại về mặt tài chính. Đây là cơ sở để doanh nghiệp có số liệu cụ thể cho việc hạch toán và điều chỉnh sổ sách kế toán.
• Xác nhận việc hủy hàng tồn kho trong thực tế: Văn bản này là bằng chứng pháp lý xác nhận rằng hàng hóa đã thực sự được tiêu hủy và không còn tồn tại trong kho. Điều này giúp đồng bộ dữ liệu giữa sổ sách kế toán và lượng hàng tồn kho thực tế, tránh sai sót trong quản lý.
• Xác định nguyên nhân và trách nhiệm: Quá trình lập biên bản yêu cầu ghi rõ nguyên nhân dẫn đến hư hỏng, giúp doanh nghiệp phân tích và tìm ra các điểm yếu trong quy trình bảo quản, vận hành. Dựa vào đó, doanh nghiệp có thể quy trách nhiệm cho các cá nhân, bộ phận liên quan (nếu có) và đưa ra biện pháp khắc phục.
• Đảm bảo tuân thủ môi trường: Đối với các sản phẩm đặc thù như hóa chất, dược phẩm, thực phẩm, việc tiêu hủy phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về bảo vệ môi trường. Biên bản ghi lại phương thức tiêu hủy, chứng minh doanh nghiệp đã thực hiện đúng quy trình và có trách nhiệm với cộng đồng.

Lập biên bản hủy hàng hóa giúp shop quản lý tài chính và kho bãi minh bạch.

3. Tầm quan trọng của biên bản hủy hàng hư hỏng

Biên bản này có vai trò hết sức quan trọng đối với hoạt động của doanh nghiệp, đặc biệt là trong việc hạch toán chi phí tính thuế, quản lý kho và kế toán, cũng như nâng cao uy tín thương hiệu. Cùng tìm hiểu chi tiết tầm quan trọng của loại văn bản này:

• Hạch toán chi phí khi tính thuế: Đây là chứng từ không thể thiếu trong bộ hồ sơ để cơ quan thuế chấp nhận giá trị hàng hóa bị hủy là một khoản chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Việc có đầy đủ biên bản giúp doanh nghiệp chứng minh chi phí hợp lý, hợp lệ và tối ưu hóa nghĩa vụ thuế.
• Quản lý kho và kế toán: Biên bản là căn cứ để bộ phận kế toán tiến hành ghi giảm số lượng hàng tồn kho trên hệ thống, đảm bảo số liệu trên sổ sách phản ánh đúng thực tế tài sản của công ty. Điều này giúp việc kiểm kê kho định kỳ trở nên chính xác và hiệu quả hơn.
• Nâng cao uy tín của thương hiệu: Việc tiêu hủy hàng hỏng, hàng kém chất lượng một cách công khai, minh bạch và có biên bản ghi nhận giúp ngăn chặn nguy cơ hàng hóa bị tuồn ra thị trường. Điều này không chỉ bảo vệ người tiêu dùng khỏi các sản phẩm không an toàn mà còn khẳng định sự chuyên nghiệp và uy tín của thương hiệu.

Xem thêm: Quy định về chứng từ kế toán hiện hành

4. Nội dung của biên bản hủy hàng hỏng

Theo Quyết định 760/QĐ-TCHQ, một biên bản hủy hàng hỏng đầy đủ cần có các nội dung chính sau: (1)

• Thông tin chung: Quốc hiệu, tiêu ngữ, tên biên bản, thời gian và địa điểm lập biên bản.
• Thông tin doanh nghiệp: Tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, thông tin người đại diện theo pháp luật.
• Thành phần Hội đồng tiêu hủy: Ghi rõ họ tên, chức vụ của các thành viên tham gia giám sát và thực hiện việc tiêu hủy (đại diện ban giám đốc, kế toán, thủ kho,...).
• Thông tin hàng hóa tiêu hủy: Lập bảng kê chi tiết bao gồm số thứ tự, tên hàng hóa, mã sản phẩm, đơn vị tính, số lượng, đơn giá và tổng giá trị của hàng hóa bị hủy.
• Lý do tiêu hủy: Nêu rõ nguyên nhân hàng hóa bị hư hỏng (ví dụ: hết hạn sử dụng, hư hỏng do vận chuyển, lỗi kỹ thuật, thay đổi sinh hóa tự nhiên,...).
• Phương thức tiêu hủy: Mô tả cách thức thực hiện việc tiêu hủy (ví dụ: đốt, chôn lấp, nghiền nát,...) và phải đảm bảo tuân thủ các quy định về môi trường.
• Chữ ký xác nhận: Phải có đầy đủ chữ ký của tất cả các thành viên trong Hội đồng tiêu hủy và đóng dấu của doanh nghiệp để biên bản có giá trị pháp lý.

Biên bản tiêu hủy hàng hóa phải có đầy đủ chữ ký của Hội đồng giám sát. 

5. Hướng dẫn lập biên bản hủy hàng hư hỏng

Để lập một biên bản hủy hàng hỏng đúng chuẩn, các chủ shop cần thực hiện theo các bước cơ bản bao gồm chuẩn bị thông tin, ghi nội dung chi tiết và ký xác nhận. Tham khảo ngay quy trình chi tiết dưới đây để đảm bảo biên bản của bạn hợp lệ và đầy đủ.

• Bước 1: Ghi thông tin chung: Điền đầy đủ Quốc hiệu - Tiêu ngữ, tên biên bản (BIÊN BẢN HỦY HÀNG HÓA HƯ HỎNG), ngày tháng năm và địa điểm lập biên bản.
• Bước 2: Điền thông tin doanh nghiệp và Hội đồng tiêu hủy: Ghi chính xác tên công ty, địa chỉ, mã số thuế. Liệt kê danh sách các thành viên trong hội đồng tiêu hủy kèm theo chức vụ của từng người.
• Bước 3: Lập bảng kê hàng hóa cần hủy: Kẻ bảng và điền chi tiết thông tin từng mặt hàng cần hủy như tên, mã hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền. Tính tổng giá trị của toàn bộ lô hàng bị hủy.
• Bước 4: Nêu rõ lý do và phương thức hủy: Trình bày ngắn gọn nhưng rõ ràng nguyên nhân khiến hàng hóa phải tiêu hủy. Mô tả phương pháp tiêu hủy sẽ được áp dụng, đảm bảo phương pháp này an toàn và đúng quy định.
• Bước 5: Ký tên và đóng dấu: Tất cả các thành viên có tên trong hội đồng phải ký và ghi rõ họ tên. Cuối cùng, người đại diện pháp luật của doanh nghiệp ký tên và đóng dấu để hoàn tất biên bản.

6. Quy định về việc tiêu hủy hàng hóa

Việc tiêu hủy hàng hóa phải tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc pháp lý, bao gồm thủ tục thông báo cho cơ quan Hải quan đối với hàng nhập khẩu, tuân thủ quy định chuyên ngành cho hàng hóa đặc thù như thuốc, thực phẩm, cùng với yêu cầu về hóa đơn và hồ sơ pháp lý để được khấu trừ thuế TNDN. Để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tối ưu hóa chi phí, mời chủ shop tham khảo chi tiết các quy định này ngay bên dưới. (2)

• Hàng nhập khẩu (gia công, SXXK): Doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản cho cơ quan Hải quan về kế hoạch tiêu hủy để cơ quan chức năng giám sát nếu có yêu cầu.
• Hàng hóa kinh doanh đặc thù (thuốc, thực phẩm): Việc tiêu hủy phải tuân theo các quy định chuyên ngành về an toàn thực phẩm, y tế, bảo vệ môi trường để tránh gây hại và không để lọt sản phẩm ra ngoài tái sử dụng.
• Vấn đề hóa đơn: Theo Công văn 8919/CT-TTHT, hàng hóa hư hỏng, hết hạn sử dụng phải tiêu hủy thì không cần xuất hóa đơn GTGT, chỉ cần lập biên bản hủy hàng hỏng và các hồ sơ liên quan.
• Hồ sơ pháp lý: Để chi phí được khấu trừ thuế, doanh nghiệp cần có đầy đủ hồ sơ gồm: biên bản kiểm kê giá trị hàng hỏng, biên bản hủy hàng hóa, quyết định thành lập hội đồng tiêu hủy, và các giấy tờ chứng minh nguyên nhân (nếu có).

Tuân thủ đúng hồ sơ pháp lý giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nghĩa vụ thuế TNDN

7. Quy trình tiêu hủy hàng hóa

Quy trình tiêu hủy hàng hóa thường được chia thành các bước rõ ràng từ khâu chuẩn bị đến khi thực hiện và hoàn tất hồ sơ. Tùy thuộc vào loại hàng hóa, quy trình có thể có những điểm khác biệt, mời chủ shop tham khảo chi tiết bên dưới.

7.1. Đối với hàng hết hạn sử dụng

Quy trình tiêu hủy hàng hết hạn sử dụng thường bao gồm các bước sau:

• Bước 1: Doanh nghiệp ra quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy hàng hóa, gồm đại diện các phòng ban liên quan.
• Bước 2: Hội đồng tiến hành kiểm kê, xác định số lượng, chủng loại, giá trị của hàng hóa hết hạn cần tiêu hủy.
• Bước 3: Lập biên bản hủy hàng hỏng với đầy đủ các nội dung theo quy định.
• Bước 4: Lựa chọn phương thức tiêu hủy phù hợp và an toàn (liên hệ đơn vị xử lý chất thải nếu cần).
• Bước 5: Tiến hành tiêu hủy dưới sự giám sát của Hội đồng.
• Bước 6: Hoàn thiện và lưu trữ toàn bộ hồ sơ tiêu hủy để phục vụ công tác kiểm tra sau này.

7.2. Đối với hàng bị thay đổi quá trình sinh hóa tự nhiên

Đối với hàng hóa bị hỏng do nguyên nhân khách quan này, quy trình cũng tương tự nhưng cần chú trọng vào việc ghi nhận nguyên nhân:

• Bước 1: Thành lập Hội đồng tiêu hủy hàng hóa theo quyết định của doanh nghiệp.
• Bước 2: Lập biên bản kiểm kê, đánh giá giá trị hàng hóa bị hư hỏng, trong đó ghi rõ nguyên nhân là do thay đổi quá trình sinh hóa tự nhiên.
• Bước 3: Lập biên bản hủy hàng hỏng, nêu rõ lý do và có xác nhận của các bên liên quan.
• Bước 4: Thực hiện tiêu hủy theo phương pháp đã được phê duyệt.
• Bước 5: Lưu trữ hồ sơ gồm biên bản kiểm kê, biên bản tiêu hủy để làm cơ sở hạch toán chi phí được trừ khi tính thuế.

Việc lập biên bản hủy hàng hỏng là một nghiệp vụ quan trọng giúp shop quản lý chặt chẽ tài chính và tuân thủ pháp luật. Bên cạnh đó, để hạn chế tình trạng hàng tồn kho dẫn đến hư hỏng, các shop cần xây dựng kế hoạch kinh doanh và kết hợp với một đơn vị vận chuyển hiệu quả. 

Đối với khâu vận chuyển, shop có thể chọn Giao Hàng Nhanh (GHN) với các ưu điểm vượt trội:

• Vận chuyển nhanh, an toàn: GHN VN cam kết giao hàng hỏa tốc trong 24 giờ cho đơn nội thành và chỉ 1-2 ngày cho đơn liên tỉnh. Hệ thống phân loại 100% tự động cùng công nghệ AI giúp xử lý đơn hàng nhanh chóng và chính xác, giảm thiểu rủi ro hư hỏng.

GHN ứng dụng công nghệ hiện đại giúp hàng hóa lưu thông nhanh chóng và an toàn.

• Giá cước tiết kiệm: Với bảng giá GHN hợp lý, chỉ từ 15.500đ/đơn giúp các shop tối ưu chi phí vận hành một cách hiệu quả. Đây là mức giá cạnh tranh, đặc biệt phù hợp với các shop có sản lượng đơn hàng lớn.
• Tích hợp với phần mềm quản lý bán hàng: GHN Express cung cấp cổng API mở, cho phép shop dễ dàng kết nối và tích hợp với các phần mềm quản lý bán hàng phổ biến như Shopee, Lazada, Sapo. Nhờ đó, việc lên đơn và theo dõi vận đơn được đồng bộ tự động, giúp quản lý hiệu quả và giảm sai sót.
• Nhiều chính sách hỗ trợ bán hàng hấp dẫn: Shop sẽ được hưởng các chính sách ưu đãi như miễn phí lấy hàng, miễn phí giao lại 3 lần và tính năng Cảnh báo bom hàng. Những chính sách này giúp shop tăng tỷ lệ giao hàng thành công và giảm thiểu rủi ro hàng hoàn, bảo vệ doanh thu.
• Theo dõi đơn hàng 24/7: Khách hàng có thể tự động cập nhật liên tục mọi trạng thái của đơn hàng trên website và app GHN. Điều này giúp cả shop và khách hàng có thể chủ động theo dõi hành trình bưu kiện và xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh.

>> Trải nghiệm ngay dịch vụ giao hàng siêu tốc của GHN bằng cách đăng ký tài khoản tại đây.

Bài viết liên quan:

• Proof Of Delivery là gì? Cách lập phiếu POD
• Bộ chứng từ xuất nhập khẩu gồm những gì?
• Hàng hóa bị hư hỏng khi vận chuyển

Nguồn tham khảo:

1. Bộ Tài chính. Ban hành hướng dẫn trình tự, thủ tục, nghiệp vụ xử phạt vi phạm hành chính trong ngành hải quan. https://kv08.customs.gov.vn/portal/index.jsp? (Đã truy cập 15 05 2026 
2. Bộ Tài chính. Thông tư số 78/2014/TT-BTC: Hướng dẫn thi hành Nghị định số 218/2013/NĐ-CP của Chính phủ quy định và hướng dẫn thi hành Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp. https://vanban.chinhphu.vn/?pageid=27160&docid=174750  (Đã truy cập 15 05 2026)