Mã vạch hải quan là gì? Lợi ích, cách lấy và in mã vạch

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, mã vạch hải quan là một công cụ không thể thiếu giúp cơ quan thẩm quyền tra cứu nguồn gốc và giá trị hàng hóa dễ dàng, nhờ vậy đảm bảo lưu thông thuận lợi giữa các khu vực. Mời shop cùng Giao Hàng Nhanh tìm hiểu chi tiết về mã vạch hải quan, cũng như cách lấy và in loại mã vạch này chính xác. Đừng bỏ lỡ nhé!

1. Tìm hiểu mã vạch hải quan là gì?

Mã vạch hải quan là ký tự (gồm cả chữ cái và chữ số) được mã hóa dưới dạng hình ảnh quang học để định danh cho một tờ khai hải quan duy nhất trên hệ thống VNACCS/VCIS. Tại khu vực giám sát, chủ shop cung cấp mã vạch này cho nhân viên có thẩm quyền để xác nhận thông tin lô hàng và hoàn thành thủ tục thông quan.

Minh họa mã vạch hải quan được in thành công

Mã vạch hải quan được chia thành 2 loại chính, bao gồm:

• Mã vạch hải quan loại 1: Đây là mã vạch của danh sách container đính kèm tờ khai, được sử dụng khi doanh nghiệp cần khai báo nhiều container cho cùng một lô hàng. Qua đó, cơ quan hải quan quản lý và kiểm tra số lượng container nhanh chóng và chính xác.
• Mã vạch hải quan loại 2: Loại mã vạch này là mã của tờ khai hải quan, được dùng để xuất trình cho cơ quan hải quan giám sát tại cảng hoặc sân bay. Khi quét mã này, hệ thống sẽ hiển thị toàn bộ thông tin chi tiết của tờ khai đã được thông quan.

Xem thêm:

• Các loại mã vạch thông dụng trong bán hàng
• Tổng hợp mã vạch các nước trên thế giới

2. Lợi ích của mã vạch hải quan đối với shop kinh doanh

Mã vạch hải quan mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho shop như: rút ngắn thời gian thông quan hàng hóa, quản lý kiện thuận lợi, tránh bị phạt theo quy định pháp luật,...

2.1 Quản lý hàng hóa chính xác

Mỗi lô hàng được gán một mã vạch duy nhất giúp shop dễ dàng theo dõi, quản lý số lượng và tình trạng hàng hóa trong suốt quá trình xuất nhập khẩu. Điều này giúp giảm thiểu sai sót, thất thoát và tối ưu hóa quy trình quản lý kho bãi.

2.2 Rút ngắn thời gian thông quan

Thay vì kiểm tra hồ sơ giấy tờ thủ công, nhân viên hải quan chỉ cần quét mã vạch xác nhận thông tin tờ khai trên hệ thống. Quy trình tự động hóa này giúp đẩy nhanh tốc độ xử lý, tiết kiệm thời gian chờ đợi và giảm chi phí thông quan cho người bán.

2.3 Đảm bảo tuân thủ quy định hải quan

Sử dụng mã vạch tờ khai hải quan là một phần quan trọng của quy trình khai báo hải quan điện tử, thể hiện sự tuân thủ các quy định hiện hành của nhà nước. Nhờ thế xây dựng uy tín cho shop và tránh được các rủi ro pháp lý không đáng có.

2.4 Tra cứu và theo dõi thông tin hàng hóa

Thông qua mã vạch, chủ shop cùng với cơ quan hải quan đều dễ dàng tra cứu và truy xuất toàn bộ thông tin liên quan đến lô hàng. Điều này đảm bảo tính minh bạch và thuận tiện trong việc giám sát, quản lý hàng hóa.

Lấy mã vạch tờ khai giúp người bán và cơ quan hải quan làm việc thuận lợi, đơn hàng thông quan nhanh chóng.

3. Hướng dẫn cách lấy mã vạch hải quan nhanh chóng, chính xác

Cách mã vạch tờ khai hải quan rất đơn giản với các bước: truy cập trang web Tổng cục Hải quan, khai báo tờ khai, nhận kết quả phân luồng và sử dụng mã vạch để lấy hàng.

Bước 1: Đăng ký khai báo hải quan điện tử

Đầu tiên, người bán đăng ký tài khoản trên Cổng thông tin một cửa quốc gia hoặc hệ thống của Tổng cục Hải quan. Kế đến, shop cài đặt phần mềm khai báo hải quan điện tử chuyên dụng được cung cấp bởi các nhà cung cấp dịch vụ IVAN.

Bước 2: Khai báo và gửi tờ khai lên hệ thống hải quan

Chủ shop nhập đầy đủ và chính xác các thông tin về lô hàng vào phần mềm khai báo. Kế tiếp, shop đính kèm các chứng từ điện tử cần thiết như: hợp đồng, hóa đơn thương mại, vận đơn,... theo yêu cầu. Sau đó, người bán sử dụng chữ ký số ký xác nhận và gửi tờ khai lên hệ thống của cơ quan hải quan.

Bước 3: Nhận kết quả phân luồng tờ khai từ Tổng cục Hải quan

Hệ thống sẽ tự động xử lý và trả về kết quả phân luồng cho tờ khai. Trong đó, luồng xanh thể hiện tờ khai được chấp nhận thông quan. Luồng vàng là kiện kiểm tra hồ sơ giấy và luồng đỏ là kiện phải kiểm tra cả hồ sơ cũng như hàng hóa thực tế.

Bước 4: Lấy mã vạch hải quan và lấy hàng

Sau khi tờ khai được thông quan, hệ thống cấp mã vạch tờ khai. Lúc này, người bán truy cập mục Lấy kết quả cấp phép/Cấp số để nhận và in mã vạch. Cuối cùng, shop xuất trình mã vạch này tại khu vực giám sát để hoàn tất thủ tục và nhận hàng.

4. Mách shop cách in mã vạch tờ khai hải quan không bị lỗi

Sau khi được chấp nhận, chủ shop hãy lấy tờ khai hải quan theo các bước đăng nhập VNACCS, chọn mục Lấy kết quả phân luồng, thông quan và nhấp Lấy kết quả. Cụ thể như sau:

• Bước 1: Người bán đăng nhập hệ thống VNACCS bằng tài khoản đã đăng ký.
• Bước 2: Chủ shop truy cập vào mục nghiệp vụ IV. Lấy kết quả phân luồng, thông quan.
• Bước 3: Shop nhấp vào tờ khai cần in mã vạch và nhấn vào nút Lấy kết quả.
• Bước 4: Hệ thống sẽ hiển thị mã vạch tờ khai hải quan tự động. Người bán chỉ cần nhấn vào biểu tượng máy in để in ra giấy.

Xem thêm: Cách tạo mã vạch sản phẩm

5. Lưu ý khi lấy và in mã vạch hải quan

Chủ shop lưu ý cài đặt font chữ phù hợp, kiểm tra thông tin cẩn thận trước khi tạo mã, nhập đúng dữ liệu về hàng hóa và cập nhật phần mềm thường xuyên để lấy mã thành công. 

• Cài đặt font chữ: Chủ shop đảm bảo đã cài đặt font chữ barcode chuyên dụng (thường là Barcode 39) trên máy tính. Nếu không có font này, mã vạch không hiển thị đúng và máy quét không thể đọc được.

• Kiểm tra kỹ thông tin trước khi tạo mã vạch: Người bán hãy rà soát lại tất cả thông tin trên tờ khai trước khi gửi cho cơ quan thẩm quyền. Bởi, bất kỳ sai sót nào cũng có thể dẫn đến việc phải khai báo lại, gây tốn thời gian và chi phí.
• Nhập đúng thông tin hàng hóa khi lấy mã vạch: Thông tin trên mã vạch phải khớp hoàn toàn với thông tin hàng hóa thực tế và trên chứng từ. Nếu có sự không nhất quán, lô hàng sẽ bị giữ lại để kiểm tra, làm chậm trễ quá trình thông quan.
• Lưu trữ và quản lý mã vạch cẩn thận: Sau khi in, chủ shop cần bảo quản mã vạch ở nơi sạch sẽ để tránh nhàu nát, mờ mực khiến máy quét không đọc được. Ngoài ra, shop cũng nên lưu một bản sao điện tử để phòng trường hợp cần in lại.
• Cập nhật phần mềm thường xuyên: Người bán luôn sử dụng phiên bản mới nhất của phần mềm khai báo hải quan. Qua đó giúp đảm bảo tính tương thích với hệ thống của cơ quan hải quan và tránh các lỗi phát sinh không đáng có.
• Tuân thủ thời gian sử dụng mã vạch: Mã vạch hải quan chỉ có giá trị sử dụng trong một khoảng thời gian nhất định, thường là 15 ngày kể từ ngày khai báo. Vì thế, chủ shop cần hoàn tất thủ tục lấy hàng trong thời gian này để mã vạch không bị hết hiệu lực.

Hy vọng bài viết đã giúp shop hiểu rõ mã vạch hải quan là gì, cũng như nắm được lợi ích và quy trình lấy, in mã vạch chính xác. Nhờ đó, hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của người bán thuận lợi và hiệu quả hơn.
Ngoài việc quan tâm đến quy trình vận chuyển hàng quốc tế, shop đừng quên tối ưu hóa khâu giao nhận nội địa để thu về lợi nhuận tốt nhất. Đặc biệt với các đơn trong nước, lựa chọn một đơn vị vận chuyển uy tín sẽ giúp giao hàng nhanh chóng và hạn chế rủi ro phát sinh.

Giao Hàng Nhanh - Giao siêu nhanh, Giá siêu tốt! Với hơn 400.000 khách hàng tin tưởng đồng hành, Giao Hàng Nhanh (GHN) tự hào là một trong những đơn vị vận chuyển hàng đầu tại Việt Nam. Mỗi tháng, GHN xử lý thành công hơn 20.000.000 đơn, khẳng định vị thế và năng lực vượt trội của mình. Quy trình giao nhận nhanh chóng: Công ty GHN cam kết thời gian giao hàng vượt trội, chỉ mất 24 giờ cho đơn nội thành và từ 1 - 2 ngày cho đơn liên tỉnh. Điều này giúp shop tăng lợi thế cạnh tranh và nâng cao sự hài lòng của khách hàng. Cước phí hợp lý, minh bạch: Bảng giá Giao Hàng Nhanh tối ưu cho các shop online, chỉ từ 15.5K/đơn thông thường hoặc 4.000 đồng/kg cho 20kg đầu tiên của đơn nặng ký/cồng kềnh. Nhờ thế, shop dễ dàng dự toán chi phí vận hành hàng tháng. Theo dõi tình trạng đơn hàng 24/7: Hệ thống quản lý trên website và ứng dụng GHN Express cho phép shop và khách hàng theo dõi hành trình đơn hàng mọi lúc, mọi nơi. Mọi thông tin đều được cập nhật theo thời gian thực, mang lại sự an tâm tuyệt đối. Có các tính năng hiện đại hỗ trợ: GHN tích hợp nhiều tính năng hữu ích như Giao 1 phần - Trả 1 phần, Cảnh báo bom hàng, Giao thất bại - Thu tiền,... giúp giảm thiểu rủi ro vận hành và tối ưu hóa tỷ lệ giao hàng thành công cho shop. Chính sách bồi thường rõ ràng: GHN cung cấp chính sách bồi thường minh bạch - bồi hoàn lên đến 5 triệu đồng khi xảy ra hư hỏng hoặc thất thoát, đảm bảo quyền lợi tối đa cho khách hàng. Giao Hàng Nhanh giao đơn mọi tỉnh thành với cước phí siêu tốt. >> Đăng ký tài khoản và trải nghiệm dịch vụ giao hàng vượt trội của GHN ngay hôm nay tại: https://sso.ghn.vn/register!

Bài viết liên quan:

• Quản lý chuỗi cung ứng là gì?
• E-Logistics là gì?
• Logistics xanh là gì?