Cập nhật 8 thiết bị bán hàng cần thiết cho shop vừa & nhỏ

Thiết bị quản lý bán hàng là công cụ hỗ trợ chủ shop theo dõi, quản lý hoạt động kinh doanh hiệu quả, tránh sai sót. Tuy nhiên, các shop mới có thể gặp khó khăn trong việc lựa chọn đâu là sản phẩm thiết yếu nhất để tối ưu chi phí đầu tư ban đầu. Hãy để bài viết sau đây từ Giao Hàng Nhanh (GHN) giúp người bán lựa chọn những thiết bị quản lý bán hàng dễ dàng hơn.

1. Thiết bị bán hàng là gì?

Thiết bị bán hàng là những sản phẩm được dùng cho mục đích kiểm soát và vận hành cửa hàng tối ưu. Nhờ đó, chủ shop vừa tiết kiệm vốn tối đa, vừa tận dụng tốt nguồn nhân lực hiện có để đạt doanh thu cao nhất.

Các thiết bị bán hàng cơ bản mà chủ shop không thể bỏ qua là máy POS, máy in hóa đơn, máy quét mã vạch, máy in mã vạch, phần mềm quản lý bán hàng, máy chấm công, két đựng tiền,...

Thiết bị quản lý bán hàng là khoản đầu tư xứng đáng vì sẽ giúp hoạt động kinh doanh diễn ra mượt mà nhất.

2. Đầu tư thiết bị quản lý bán hàng online: Nên hay không?

Chủ shop mới có thể phân vân liệu rằng mua thiết bị bán hàng có thực sự cần thiết hay không. Trước tiên, người bán hãy tìm hiểu những lợi ích nổi bật của sản phẩm bên dưới:

• Tối ưu hóa quá trình bán hàng: Shop thuận tiện tính tiền, xuất hóa đơn cho khách và theo dõi tình trạng hàng hóa (như số lượng, nhà sản xuất, hạn sử dụng,...) trong kho, doanh thu chính xác trên một thiết bị duy nhất. Nhờ vậy, người bán dễ dàng lên kế hoạch nhập hàng hoặc thanh lý phù hợp nhằm hạn chế nguy cơ thâm hụt vốn. Song song, người bán cũng kiểm soát doanh thu, chi phí phải trả chính xác, ít sai sót. 

• Trở nên chuyên nghiệp hơn với người mua: Khi trải nghiệm quy trình mua bán tích hợp nhiều thiết bị hiện đại, người mua sẽ cảm thấy an tâm và hài lòng hơn. Nhờ đó, shop tăng thêm thiện cảm với khách hàng. 

• Tiết kiệm chi phí tối đa: Sở hữu trọn bộ thiết bị bán hàng từ đầu giúp người bán quản lý hàng hóa, doanh thu kỹ lưỡng, tránh thất thoát. Qua đó, chủ shop không mất nhiều tiền bạc, công sức khi mới bán hàng nhưng vẫn đảm bảo hiệu suất kinh doanh tốt nhất.

Qua phân tích trên, có thể thấy, chủ shop nên chủ động đầu tư bộ thiết bị bán hàng càng sớm càng tốt. Điều này tạo điều kiện cho người bán vận hành shop online lẫn offline thuận lợi, ổn định.

3. Gợi ý trọn bộ thiết bị bán hàng cơ bản shop cần có

Các thiết bị quản lý hoạt động bán hàng mà chủ cửa hàng nên chủ động đầu tư ngay từ đầu là:

3.1 Máy POS bán hàng

Máy POS giúp chủ shop và nhân viên bán hàng tính tiền (bằng cách quẹt thẻ ATM) và xuất hóa đơn tại chỗ cho người mua. Ưu điểm của thiết bị là thiết kế nhỏ gọn, tốc độ đọc thẻ nhanh, thao tác dùng đơn giản và có thể linh hoạt sử dụng ở nhiều khu vực trong cửa hàng.

Để chọn được chiếc máy tốt nhất, shop cân nhắc mua hàng từ thương hiệu uy tín như Sapo, HP, Citizen, Samsung,... Đồng thời, đừng bỏ qua yếu tố về tính năng (như có thể quét được loại thẻ nào, có chức năng in hóa đơn không, có đọc mã vạch sản phẩm được không,...) để tạo trải nghiệm trọn vẹn cho khách hàng và tối ưu chi phí cho người bán.

Chia sẻ: 8 phần mềm quản lý bán hàng POS giúp shop vận hành hiệu quả

Máy POS bán hàng có cách sử dụng đơn giản nên shop mới rất dễ làm quen.

3.2 Máy in hóa đơn

Đây là thiết bị hỗ trợ người bán ghi chép tất cả hàng hóa mà người mua phải thanh toán chính xác. Qua đó, hai bên dễ dàng đối soát thông tin trước khi khách hàng “xuống ví”. Những điểm nổi bật của máy in hóa đơn là có thể kết nối cùng các thiết bị quản lý bán hàng khác (như két tiền, máy POS bán hàng,...) nhanh chóng; kích thước nhỏ gọn, phù hợp đặt ở bất kỳ nơi đâu trong shop; thời gian in xong hóa đơn cực nhanh, rõ nét,...

Tiêu chí quan trọng mà người bán cần quan tâm khi chọn mua máy in hóa đơn là giá cả. Cụ thể, chủ cửa hàng nên chọn sản phẩm ở phân khúc giá phù hợp với kinh phí của shop, tránh quá cao vì có thể khiến thâm hụt vốn. Ngoài ra, shop ưu tiên chọn máy có công nghệ in nhanh, rõ ràng như máy in nhiệt, máy in laser,... 

Xem thêm: 5 máy in hóa đơn bán hàng chính hãng, giá tốt 2024

3.3 Máy quét mã vạch

Đa phần các shop online lẫn offline hiện nay đều quản lý hàng hóa bằng mã vạch. Do vậy, đầu tư một chiếc máy quét mã để đọc thông tin sản phẩm nhanh gọn, chuẩn xác là điều shop nên làm. Chỉ với thao tác nhấn giữ nút bấm và đưa đầu đọc gần dãy mã, chủ shop có thể nắm dữ liệu về mặt hàng và số lượng ngay lập tức để tính tiền cho khách cũng như kiểm soát hàng ở kho dễ dàng.

Chủ shop hãy dựa vào các câu hỏi như thương hiệu có nổi tiếng trên thị trường chưa, chức năng quét mã vạch 1D hay 2D, số lượng cổng kết nối có đáp ứng nhu cầu của shop không, giá cả ở phân khúc nào,... Từ đó, người bán tìm mua thiết bị thích hợp, dùng được lâu dài.

Máy quét mã vạch tạo điều kiện cho shop quản lý hàng ở cửa hàng lẫn trong kho thuận tiện.

3.4 Máy in mã vạch

Thiết bị này giúp người bán in hàng loạt mã vạch sản phẩm khác nhau với số lượng lớn. Nhờ vậy, chủ shop quản lý hàng hóa hiệu quả, tránh sai sót khi kết hợp cùng máy quét mã vạch. Đồng thời, máy in mã vạch có thể hỗ trợ shop in ấn logo, hình ảnh,... để trang trí thêm trên mỗi đơn hàng, từ đó tăng độ nhận diện.

Gợi ý cho shop mới những tiêu chí mua sắm quan trọng để lựa chọn máy in dễ dàng hơn là độ rộng đầu in (ưu tiên mức tiêu chuẩn 104mm), độ phân giải của hình ảnh sau in (mức trung bình 300 dpi), số lượng cổng kết nối (lựa chọn tùy theo thiết bị kết nối với máy có cổng cắm gì),...

Bật mí: Máy in mã vạch - Thiết bị giúp shop quản lý sản phẩm hiệu quả

3.5 Phần mềm bán hàng

Phần mềm quản lý bán hàng là giải pháp tân tiến cho phép chủ cửa hàng kiểm soát mọi hoạt động của shop online lẫn offline trực tuyến, 24/7. Qua đó, người bán tối ưu hóa hoạt động kinh doanh, chăm sóc khách hàng và theo dõi hành trình vận đơn thuận tiện. Những tính năng thường có trên một phần mềm bán hàng là đồng bộ dữ liệu hàng hóa và khách hàng từ đa kênh về một hệ thống duy nhất, đối soát COD linh hoạt, kiểm soát doanh thu định kỳ nhanh chóng,...

Lựa chọn phần mềm bán hàng phù hợp rất quan trọng vì có thể quyết định đến tỷ lệ thành công của shop mới. Theo đó, các yếu tố shop không thể bỏ qua khi chọn phần mềm này là các tính năng sẵn có, chi phí duy trì hàng tháng, đối tác vận chuyển,...

Gợi ý: 10 phần mềm quản lý bán hàng đa kênh hữu ích cho shop online

3.6 Thiết bị kết nối phần mềm (như máy tính, điện thoại,...)

Chủ shop đừng quên đầu tư thêm một máy chủ (có thể là điện thoại, máy tính bảng, PC, laptop,...) để kết nối tất cả thiết bị bán hàng online, offline kể trên. Ngoài ra, chiếc máy này còn hỗ trợ shop lưu trữ các báo cáo hàng hóa, doanh số,... định kỳ an toàn và truy xuất dữ liệu đó khi cần thiết.

Theo đó, khi mua thiết bị kết nối phần mềm, người bán cân nhắc loại có màn hình hiển thị sắc nét và cấu hình mạnh mẽ để đảm bảo hiệu quả sử dụng.

3.7 Máy chấm công

Đây là thiết bị cần thiết giúp shop theo dõi, đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên. Cách sử dụng rất đơn giản là nhân viên sẽ quét sinh trắc học (như vân tay, gương mặt,...) hoặc thẻ từ mỗi lần vào - ra shop và thông tin thời gian đó được ghi nhận lại ngay lập tức.

Tùy theo số lượng nhân viên và yếu tố bảo mật mà người bán chọn sản phẩm phù hợp. Ví dụ, cửa hàng có quy mô dưới 200 người hãy cân nhắc máy chấm công vân tay hoặc máy chấm công thẻ nhằm tối ưu chi phí, nhưng vẫn đảm ghi nhận ngày giờ làm việc của từng người chính xác. Còn shop đòi hỏi bảo mật dữ liệu cao (như sản xuất phần mềm), đừng bỏ qua máy chấm công khuôn mặt.

Máy chấm công là thiết bị quản lý bán hàng không thể bỏ qua nếu shop mong muốn kiểm soát hiệu quả của nhân viên sát sao.

3.8 Két đựng tiền

Góp phần bảo vệ tài sản của shop và thể hiện sự chuyên nghiệp với người mua, người bán đừng ngần ngại đầu tư thêm một két đựng tiền. Chủ shop có thể đặt két ngay dưới máy POS bán hàng để cùng lúc tính tiền, thối tiền, quản lý hàng hóa,... tối ưu.

Cách lựa chọn két đựng tiền không quá phức tạp, chỉ cần tương thích tốt với máy chủ; kích thước vừa phải, không chiếm dụng nhiều diện tích và độ an toàn cao.

4. Tiêu chí quan trọng khi chọn mua trọn bộ thiết bị bán hàng online

Ngoài các yếu tố cần quan tâm khi mua từng thiết bị quản lý bán hàng riêng lẻ, nếu chủ shop online đang cân nhắc đầu tư theo combo thì không thể không biết những tiêu chí bên dưới:

• Thương hiệu: Người bán cân nhắc sắm bộ thiết bị bán hàng từ thương hiệu có nhiều năm kinh nghiệm hoạt động. Đồng thời, nhà sản xuất cũng được hầu hết khách hàng đánh giá cao. Tất cả điều này đều khẳng định độ tin cậy của sản phẩm, chất lượng xứng đáng với giá tiền.

• Giá cả: Phân khúc giá của combo thiết bị rất phong phú, từ bình dân (khoảng vài triệu) đến cao cấp (vài chục triệu). Nếu là shop mới kinh doanh thì shop hãy chọn mặt hàng ở tầm giá bình dân để trải nghiệm trước.

• Nhu cầu: Trường hợp shop chủ yếu tính tiền hàng hóa tại quầy thì có thể chọn những loại máy in bill, máy quét mã vạch,... kích thước vừa vặn, đặt cố định ở khu vực thanh toán. Còn nếu nhân viên shop hỗ trợ khách hàng thanh toán tại bất kỳ vị trí nào thì máy POS bán hàng cầm tay, máy in bill cầm tay,... là những lựa chọn lý tưởng hơn.

Trên đây là trọn bộ thiết bị bán hàng online lẫn offline mà người bán nhất định phải biết. Nhờ đó, hoạt động kinh doanh của cửa hàng diễn ra mượt mà, thuận lợi và tối ưu hóa chi phí, nhân lực tối đa.