Cách gửi giấy tờ qua bưu điện như thế nào? Chi phí & lưu ý

Khi vận hành một doanh nghiệp hoặc cửa hàng trực tuyến, việc nắm rõ cách gửi giấy tờ qua bưu điện chuẩn xác là yếu tố cực kỳ quan trọng giúp bảo toàn các chứng từ pháp lý và hóa đơn kinh doanh. Để giúp bạn tối ưu hóa quy trình luân chuyển bưu phẩm này một cách an toàn và tiết kiệm nhất, hãy cùng Giao Hàng Nhanh khám phá ngay cẩm nang hướng dẫn chi tiết từ A đến Z trong bài viết dưới đây nhé!

1. Có những dịch vụ gửi giấy tờ qua bưu điện thông dụng nào?

Để đáp ứng nhu cầu giao nhận khứ hồi ngày một tăng cao, Bưu điện Việt Nam hiện đang triển khai nhiều gói giải pháp vận chuyển bưu phẩm đa dạng. Dưới đây là các loại hình chuyển phát nhanh giấy tờ thông dụng nhất hiện nay mà bạn có thể tham khảo:

• Bưu phẩm đảm bảo: Đây là dịch vụ chuyển phát bưu phẩm đến bất kỳ địa chỉ nhận nào trong nước và quốc tế. Mỗi bưu phẩm sẽ gắn liền với một số hiệu nhất định để theo dõi, định vị thuận tiện trong quá trình chuyển phát.
• Chuyển phát nhanh EMS: Đó là dịch vụ gửi hàng nội thành, liên tỉnh (tại Việt Nam) cũng như quốc tế với đa dạng lựa chọn hình thức như EMS tài liệu, EMS hàng hóa nhanh…
• Bưu kiện: Đây là dịch vụ chuyển phát vật phẩm, hàng hóa đến địa chỉ nhận (bao gồm cả các loại giấy tờ, hồ sơ). Tương tự bưu phẩm đảm bảo, mọi bưu gửi đều có số hiệu riêng biệt để định vị hành trình vận chuyển.

Giải đáp: Bưu phẩm, bưu kiện, bưu gửi là gì? 

Bưu điện cung cấp nhiều dịch vụ chuyển phát giấy tờ có mã định vị theo dõi lộ trình.

2. Các hình thức gửi giấy tờ qua bưu điện

Tùy thuộc vào quỹ thời gian và khối lượng công việc, các chủ shop và đối tác B2B có thể lựa chọn linh hoạt giữa việc xử lý trực tiếp hoặc ứng dụng công nghệ trực tuyến. Hãy cùng đánh giá ưu - nhược điểm của hai cách gửi giấy tờ qua bưu điện phổ biến nhất ngay sau đây:

2.1 Gửi trực tiếp tại bưu cục gần nhất

Với hệ thống điểm phục vụ lên đến 13.000, phủ sóng khắp cả nước, người bán có thể đến trực tiếp bất kỳ địa chỉ nào thuận tiện để nhân viên hỗ trợ gói hàng, gửi hàng nhanh chóng.

Ưu điểm:

• Đảm bảo hàng hóa đã có mặt trên hệ thống chuyển phát.
• Được tư vấn phương thức giao hàng phù hợp nhất.

Hạn chế:

• Bưu điện chỉ hoạt động giờ hành chính (từ thứ 2 đến sáng thứ 7, 7h30 sáng đến 19h chiều).

Xem thêm: Hướng dẫn cách gửi hàng online qua bưu điện đơn giản

2.2 Tạo đơn trên hệ thống VNPost

Nếu đang tìm cách gửi giấy tờ qua bưu điện tại nhà thì người bán có thể tham khảo hình thức tạo đơn trực tuyến trên app. Chỉ vài thao tác đăng ký nhanh gọn và điền thông tin người gửi - người  nhận tương tự tại điểm phục vụ, chủ shop đã thành công ship giấy tờ khắp mọi miền đất nước.

(*) Muốn có mã khách hàng CRM, chủ shop bắt buộc đến trực tiếp bưu cục gần nhất để nhân viên hỗ trợ.

Ưu điểm:

• Tính tiện lợi cao, có thể thực hiện mọi lúc, mọi nơi.
• Tiết kiệm thời gian vì không phải di chuyển đến bưu cục.
• Dễ dàng tra cứu gửi giấy tờ qua bưu điện mất bao nhiêu tiền, chờ bao lâu… nhanh chóng.

Hạn chế:

• Có thể không đảm bảo tính bảo mật.

3. Quy trình gửi giấy tờ, tài liệu qua bưu điện như thế nào?

Để bưu phẩm của bạn được luân chuyển mượt mà, việc áp dụng đúng quy trình là điều bắt buộc. Tùy vào việc bạn chọn ký gửi trực tiếp tại quầy hay áp dụng cách gửi giấy tờ qua bưu điện tại nhà, các bước thực hiện sẽ được chuẩn hóa chi tiết bên dưới.

3.1 Cách gửi thư bưu điện gần nhà

Quy trình nộp chứng từ trực tiếp gồm 3 bước cơ bản giúp bạn hoàn tất thủ tục nhanh gọn khi làm việc với giao dịch viên tại bưu cục gần nhất:

• Bước 1: Người bán có thể tự đóng gói sản phẩm tại nhà theo đúng quy định hoặc mang trực tiếp tài liệu đến địa chỉ bưu điện gần nhất để nhân viên hỗ trợ bọc màng chuyên dụng.
• Bước 2: Nhân viên tiến hành kiểm tra danh mục bưu gửi, nhập thông tin người nhận lên hệ thống, gợi ý cách chuyển phát nhanh giấy tờ bưu điện thích hợp và tiến hành báo giá cước.
• Bước 3: Sau khi hoàn tất thanh toán, shop giữ lại bản sao phiếu gửi hàng (bill) để theo dõi hành trình và làm cơ sở đối soát lấy tiền thu hộ COD (nếu có).

3.2 Cách gửi giấy tờ qua bưu điện tại nhà

Nếu muốn tối ưu hóa nhân sự và tự lên đơn thông qua điện thoại thông minh, các chủ shop hãy áp dụng cách gửi giấy tờ ở bưu điện bằng ứng dụng trực tuyến theo các bước sau đây:

• Bước 1: Tải ứng dụng My Vietnam Post (hay My VNPost) trên App Store hoặc CH Play Store.

My VNPost có mặt trên điện thoại Android lẫn iPhone cho người bán tùy chọn thuận tiện.

• Bước 2: Đăng ký tài khoản bằng số điện thoại và bổ sung thông tin cá nhân. 
• Bước 3: Sử dụng mã khách hàng (*) để tạo đơn hàng bằng cách điền tất cả thông tin cần thiết như tên, địa chỉ, số điện thoại… của người nhận.
• Bước 4: Tiếp tục điền thông tin của đơn hàng gồm số lượng, trọng lượng, kích thước… và click chọn hình thức vận chuyển.

Khi hoàn thiện thông tin kiện hàng, người bán có thể biết được phí gửi giấy tờ qua bưu điện bao nhiêu.

• Bước 5: Lúc này, màn hình xuất hiện giá cước dự tính. Nếu shop đồng ý thì chỉ cần nhấn tiếp tục.
• Bước 6: Nhấp chọn hình thức thu gom bưu phẩm thích hợp (tận nơi hoặc đến bưu cục) và nhập số tiền bưu gửi COD (nếu có).
• Bước 7: Xác nhận lại toàn bộ thông tin trước khi nhấp gửi yêu cầu.
• Bước 8: Màn hình tự động xuất hiện hóa đơn.

Mỗi đơn hàng gửi qua bưu cục đều có số hiệu mà người bán có thể sử dụng để tra cứu vị trí hàng hóa.

4. Gửi giấy tờ qua bưu điện mất bao lâu?

Thời gian hoàn thành đơn qua bưu điện dao động trong 1 - 3 ngày tùy địa chỉ giao nhận hàng hóa, cách thức vận chuyển… và có thể lâu hơn 2 - 3 ngày nếu điều kiện di chuyển phức tạp (như bão, lũ…). 

Theo đó, để biết câu trả lời gửi giấy tờ qua bưu điện mất bao lâu chính xác, người bán hãy liên hệ trực tiếp nhân viên tại bưu điện hoặc tra cứu trực tuyến trên app My VNPost.

Có thể shop quan tâm: Chi tiết thời gian giao hàng của bưu điện và các đơn vị vận chuyển

5. Gửi giấy tờ qua bưu điện mất bao nhiêu tiền?

Để hỗ trợ tối đa cho các nhà bán hàng, mức phí gửi giấy tờ qua bưu điện đã được điều chỉnh theo hướng tinh gọn và tiết kiệm. Theo đó, các bưu gửi (thư từ, công văn) nội tỉnh sẽ áp dụng mức cước đồng giá từ 8.000 – 8.500 đồng/đơn, trong khi các đơn gửi liên tỉnh sẽ áp dụng mức đồng giá từ 8.500 – 11.000 đồng/đơn.

Xem thêm: Bưu cục là gì? Phân biệt bưu điện và bưu cục

6. Hướng dẫn cách gói giấy tờ gửi bưu điện đúng chuẩn

Việc bảo quản chứng từ không bị rách, ướt hay nhàu nát trong quá trình chuyển phát nhanh giấy tờ đòi hỏi các shop phải thực hiện đúng cách gói giấy tờ gửi bưu điện. Hãy áp dụng ngay quy trình 5 bước đơn giản dưới đây khi thực hiện gửi giấy tờ qua bưu điện để bưu phẩm luôn nguyên vẹn:

• Bước 1: Chọn bao thư hoặc thùng carton có kích thước vừa vặn với giấy tờ.
• Bước 2: Đặt giấy tờ gọn gàng trong bao thư hoặc thùng carton đã chọn và dán kín tất cả các góc bằng băng keo. Ngoài ra, để đảm bảo tài liệu không bị rơi mất trong lúc vận chuyển, người bán nên cố định kiện hàng bằng dây buộc.
• Bước 3: Ghi địa chỉ người gửi, người nhận bên ngoài hộp đựng và dán một lớp keo trong lên trên để thông tin không bị mất nếu lỡ thấm nước hoặc bám bụi.
• Bước 4: Đưa kiện đến bưu cục gần nhất hoặc đặt hẹn trên app để nhân viên hỗ trợ đóng gói thêm một lớp bao bì bên ngoài theo quy định.
• Bước 5: Tiếp tục thực hiện các bước còn lại theo cách gửi giấy tờ qua bưu điện đã hướng dẫn ở trên.

Mong rằng cách gửi giấy tờ qua bưu điện kể trên mang lại nhiều thông tin hữu ích cho các shop, qua đó thuận tiện giao đơn cho người nhận nhanh chóng khi cần thiết. Trong trường hợp vận chuyển kiện hàng là giấy tờ thường xuyên, chủ shop nên cân nhắc liên hệ dịch vụ giao nhận chuyên nghiệp để đồng hành lâu dài, nhờ vậy cước phí phải chăng hơn.

Các chủ đề liên quan:

• Dịch vụ báo phát là gì?
• Cập nhật mã bưu điện TP.HCM mới nhất
• Bưu điện làm việc đến mấy giờ?