Hướng dẫn shop cách gửi giấy tờ qua bưu điện thuận lợi

Nếu muốn gửi tài liệu, giấy tờ, hồ sơ… thì hầu hết các shop đều khá ưa chuộng dịch vụ gửi hàng do bưu điện cung cấp. Nhưng nhìn chung quy trình ký gửi có phần phức tạp nên chủ shop phải nắm rõ cách đóng gói, chi phí và cách gửi để đưa đơn cho người nhận dễ dàng. Hãy cùng GHN khám phá chi tiết trong bài viết sau nhé!

1. Bật mí 3 dịch vụ gửi kiện qua bưu điện thông dụng

Dưới đây là các cách thức chuyển phát giấy tờ phổ biến tại bưu điện cho shop cân nhắc lựa chọn tùy theo nhu cầu:

• Bưu phẩm đảm bảo: Đây là dịch vụ chuyển phát bưu phẩm đến bất kỳ địa chỉ nhận nào trong nước và quốc tế. Mỗi bưu phẩm sẽ gắn liền với một số hiệu nhất định để theo dõi, định vị thuận tiện trong quá trình chuyển phát.

• Chuyển phát nhanh EMS: Đó là dịch vụ gửi hàng nội thành, liên tỉnh (tại Việt Nam) cũng như quốc tế với đa dạng lựa chọn hình thức như EMS tài liệu, EMS hàng hóa nhanh…

• Bưu kiện: Đây là dịch vụ chuyển phát vật phẩm, hàng hóa đến địa chỉ nhận (bao gồm cả các loại giấy tờ, hồ sơ). Tương tự bưu phẩm đảm bảo, mọi bưu gửi đều có số hiệu riêng biệt để định vị hành trình vận chuyển.

Giải đáp: Bưu phẩm, bưu kiện, bưu gửi là gì? 

2. Các hình thức gửi giấy tờ qua bưu điện

Hiện tại, bưu điện chấp nhận 3 phương thức vận chuyển giấy tờ cơ bản sau:

2.1 Gửi trực tiếp tại bưu cục gần nhất

Với hệ thống điểm phục vụ lên đến 13.000, phủ sóng khắp cả nước, người bán có thể đến trực tiếp bất kỳ địa chỉ nào thuận tiện để nhân viên hỗ trợ gói hàng, gửi hàng nhanh chóng.

Ưu điểm:

• Đảm bảo hàng hóa đã có mặt trên hệ thống chuyển phát.

• Được tư vấn phương thức giao hàng phù hợp nhất.

Hạn chế:

• Bưu điện chỉ hoạt động giờ hành chính (từ thứ 2 đến sáng thứ 7, 7h30 sáng đến 19h chiều).

Xem thêm: Hướng dẫn cách gửi hàng online qua bưu điện đơn giản

2.2 Tạo đơn trên hệ thống VNPost

Nếu đang tìm cách gửi giấy tờ qua bưu điện tại nhà thì người bán có thể tham khảo hình thức tạo đơn trực tuyến trên app. Chỉ vài thao tác đăng ký nhanh gọn và điền thông tin người gửi - người  nhận tương tự tại điểm phục vụ, chủ shop đã thành công ship giấy tờ khắp mọi miền đất nước.

(*) Muốn có mã khách hàng CRM, chủ shop bắt buộc đến trực tiếp bưu cục gần nhất để nhân viên hỗ trợ.

Ưu điểm:

• Tính tiện lợi cao, có thể thực hiện mọi lúc, mọi nơi.

• Tiết kiệm thời gian vì không phải di chuyển đến bưu cục.

• Dễ dàng tra cứu gửi giấy tờ qua bưu điện mất bao nhiêu tiền, chờ bao lâu… nhanh chóng.

Hạn chế:

• Có thể không đảm bảo tính bảo mật.

3. Quy trình gửi giấy tờ, tài liệu qua bưu điện chuẩn xác

Tùy theo cách gửi giấy tờ qua bưu điện mà chủ shop lựa chọn, quy trình thực hiện có sự khác biệt. Cụ thể như sau:

3.1 Ký gửi giấy tờ ở bưu cục gần nhà

• Người bán có thể tự đóng gói tại nhà theo cách gói giấy tờ gửi bưu điện quy định hoặc trực tiếp mang kiện đến địa chỉ bưu điện gần nhất để nhân viên hỗ trợ gói giấy tờ. 

Bưu phẩm gửi giấy tờ hoàn chỉnh qua bưu điện

• Sau đó, nhân viên tiến hành kiểm tra, nhập thông tin lên hệ thống, gợi ý các hình thức vận chuyển thích hợp và báo giá. 

• Cuối cùng, shop giữ lại bản sao của phiếu gửi hàng để lấy tiền bưu điện thu hộ (nếu có) hoặc đối chiếu khi có vấn đề xảy ra. 

3.2 Cách gửi giấy tờ qua bưu điện tại nhà

• Bước 1: Tải ứng dụng My Vietnam Post (hay My VNPost) trên App Store hoặc CH Play Store.

My VNPost có mặt trên điện thoại Android lẫn iPhone cho người bán tùy chọn thuận tiện.

• Bước 2: Đăng ký tài khoản bằng số điện thoại và bổ sung thông tin cá nhân. 

• Bước 3: Sử dụng mã khách hàng (*) để tạo đơn hàng bằng cách điền tất cả thông tin cần thiết như tên, địa chỉ, số điện thoại… của người nhận.

• Bước 4: Tiếp tục điền thông tin của đơn hàng gồm số lượng, trọng lượng, kích thước… và click chọn hình thức vận chuyển.

Khi hoàn thiện thông tin kiện hàng, người bán có thể biết được phí gửi giấy tờ qua bưu điện bao nhiêu.

• Bước 5: Lúc này, màn hình xuất hiện giá cước dự tính. Nếu shop đồng ý thì chỉ cần nhấn tiếp tục.

• Bước 6: Nhấp chọn hình thức thu gom bưu phẩm thích hợp (tận nơi hoặc đến bưu cục) và nhập số tiền bưu gửi COD (nếu có).

• Bước 7: Xác nhận lại toàn bộ thông tin trước khi nhấp gửi yêu cầu.

• Bước 8: Màn hình tự động xuất hiện hóa đơn.

Mỗi đơn hàng gửi qua bưu cục đều có số hiệu mà người bán có thể sử dụng để tra cứu vị trí hàng hóa.

4. Gửi giấy tờ qua bưu điện mất bao lâu?

Thời gian hoàn thành đơn qua bưu điện dao động trong 1 - 7 ngày tùy địa chỉ giao nhận hàng hóa, cách thức vận chuyển… và có thể lâu hơn 2 - 3 ngày nếu điều kiện di chuyển phức tạp (như bão, lũ…). 

Theo đó, để biết câu trả lời gửi giấy tờ qua bưu điện mất bao lâu chính xác, người bán hãy liên hệ trực tiếp nhân viên tại bưu điện hoặc tra cứu trực tuyến trên app My VNPost.

Có thể shop quan tâm: Chi tiết thời gian giao hàng của bưu điện và các đơn vị vận chuyển

5. Gửi giấy tờ qua bưu điện mất bao nhiêu tiền?

Tổng Công ty Bưu điện Việt Nam công khai bảng cước phí minh bạch trên website chính thức. Thông tin cụ thể như sau:

5.1 Phí gửi giấy tờ qua bưu điện trong nước

Với các đơn trong nước, đơn vị áp dụng hai bảng giá cơ bản sau:

• Dịch vụ chuyển phát nhanh EMS: 

• Dịch vụ bưu kiện:

5.2 Cước phí gửi giấy tờ qua bưu điện đi nước khác

Nếu gửi đơn đi nước ngoài thì bưu điện có biểu phí riêng là:

Lưu ý: Thông tin kể trên chỉ mang tính chất tham khảo. Chủ shop hãy liên hệ trực tiếp nhân viên bưu điện để biết cước phí chuẩn xác.

Xem thêm: Bưu cục là gì? Phân biệt bưu điện và bưu cục

6. Hướng dẫn cách gói giấy tờ gửi bưu điện đúng chuẩn

Có thể thấy, giấy tờ là một trong các loại hàng hóa chứa nhiều thông tin quan trọng, cần phải bảo mật cao. Do vậy, đóng gói đúng cách theo yêu cầu của bưu điện góp phần bảo vệ tài liệu an toàn.

Theo đó, các bước gói giấy tờ chuẩn xác như sau:

• Bước 1: Chọn bao thư hoặc thùng carton có kích thước vừa vặn với giấy tờ.

• Bước 2: Đặt giấy tờ gọn gàng trong bao thư hoặc thùng carton đã chọn và dán kín tất cả các góc bằng băng keo. Ngoài ra, để đảm bảo tài liệu không bị rơi mất trong lúc vận chuyển, người bán nên cố định kiện hàng bằng dây buộc.

• Bước 3: Ghi địa chỉ người gửi, người nhận bên ngoài hộp đựng và dán một lớp keo trong lên trên để thông tin không bị mất nếu lỡ thấm nước hoặc bám bụi.

• Bước 4: Đưa kiện đến bưu cục gần nhất hoặc đặt hẹn trên app để nhân viên hỗ trợ đóng gói thêm một lớp bao bì bên ngoài theo quy định.

• Bước 5: Tiếp tục thực hiện các bước còn lại theo cách gửi giấy tờ qua bưu điện đã hướng dẫn ở trên.

Mong rằng cách gửi giấy tờ qua bưu điện kể trên mang lại nhiều thông tin hữu ích cho các shop, qua đó thuận tiện giao đơn cho người nhận nhanh chóng khi cần thiết. Trong trường hợp vận chuyển kiện hàng là giấy tờ thường xuyên, chủ shop nên cân nhắc liên hệ dịch vụ giao nhận chuyên nghiệp để đồng hành lâu dài, nhờ vậy cước phí phải chăng hơn.

Các chủ đề liên quan:

• Dịch vụ báo phát là gì? GHN có không?
• Cập nhật mã bưu điện TP.HCM mới nhất tại GHN
• Cách nhận hàng từ nước ngoài gửi về