Cut Off Time là gì trong Logistics? 7 thông tin nên biết

Tìm hiểu Cut Off Time là gì giúp shop chủ động hơn trong khâu gửi hàng, tránh phát sinh các sự cố không mong muốn như trễ chuyến hoặc rớt tàu. Cùng khám phá ngay các thông tin quan trọng về Cut Off Time trong bài viết sau đây nhé!

1. Cut Off Time là gì trong vận tải hàng hóa?

Cut Off Time (hay Closing Time) là thuật ngữ chỉ thời hạn cuối cùng mà người gửi phải hoàn tất việc giao hàng hoặc nộp chứng từ cho đơn vị vận chuyển. Nếu trễ thời gian này, lô hàng có thể sẽ không được xếp lên tàu/máy bay theo lịch trình đã định.

2. Ý nghĩa của Closing Time là gì?

Closing Time là cột mốc đảm bảo hàng hóa xếp lên phương tiện vận chuyển đúng hẹn để hãng tàu/hãng bay quản lý lịch trình hiệu quả.

Chi tiết hơn về ý nghĩa của Cut Off Time trong vận chuyển hàng hóa như sau:

• Giúp hãng vận chuyển chốt sổ, tổng hợp và hoàn thiện các chứng từ cần thiết cho lô hàng trước khi khởi hành.

• Đảm bảo các container được sắp xếp và bốc dỡ lên tàu một cách an toàn, đúng kế hoạch, tránh làm ảnh hưởng đến lịch trình chung.

• Là cơ sở để các bên liên quan (người gửi, người nhận, công ty giao nhận) phối hợp nhịp nhàng, đảm bảo chuỗi cung ứng diễn ra suôn sẻ.

Closing Time giúp toàn bộ quy trình vận chuyển hàng hóa từ người bán đến người mua thuận lợi, nhanh chóng.

3. Có bao nhiêu loại Cut Off Time?

Trong lĩnh vực logistics, có nhiều loại Cut Off Time khác nhau như Cut-off C/Y, Cut-off S/I, Cut-off VGM và Cut-off Doc. Mỗi loại tương ứng với một công đoạn cụ thể trong quy trình vận chuyển.

• Cut-off C/Y: Đây là thời hạn cuối cùng người gửi phải giao container đã đóng hàng và làm xong thủ tục hải quan tại bãi container (CY) của cảng. Việc này đảm bảo container sẵn sàng để được bốc lên tàu đúng theo kế hoạch.

• Cut-off S/I (Shipping Instruction): Đây là thời hạn cuối cùng người gửi hàng phải gửi các hướng dẫn vận chuyển chi tiết cho hãng tàu. Các thông tin này rất quan trọng để hãng tàu có thể phát hành vận đơn (Bill of Lading) chính xác.

• Cut-off VGM (Verified Gross Mass): Trả lời cho câu hỏi “VGM Cut Off là gì”, đây là thời hạn cuối cùng người gửi phải nộp phiếu cân xác nhận khối lượng toàn bộ của container hàng. Phiếu VGM là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo an toàn cho việc bốc xếp và vận hành tàu.

• Cut-off Doc (B/L Draft): Đây là thời hạn cuối cùng người gửi hàng xác nhận lại nội dung của vận đơn nháp (Draft Bill of Lading) với hãng tàu. Sau thời gian này, mọi thay đổi trên vận đơn có thể sẽ bị tính phí hoặc không được chấp nhận.

Xem thêm: Tổng hợp các trạng thái đơn hàng và cách kiểm tra

4. Thời gian Cut Off Time trong Logistics thông thường kéo dài bao lâu?

Cut Off Time thường được hãng tàu quy định trước ngày tàu khởi hành (ETD) khoảng 2 - 3 ngày. Tuy nhiên, thời hạn này có thể thay đổi tùy thuộc vào quy định của từng hãng tàu và đặc điểm của tuyến vận chuyển.

5. Những đối tượng liên quan mật thiết đến Closing Time

Closing Time có sự tham gia và phối hợp của nhiều bên trong chuỗi cung ứng như Người gửi hàng, Hãng vận chuyển và Cảng vụ.

• Người gửi hàng (Shipper/Exporter): Đây là đối tượng có trách nhiệm chính trong việc chuẩn bị hàng hóa, đóng gói, làm thủ tục hải quan và giao hàng đến cảng trước Cut Off.

• Hãng vận chuyển (Carrier/Shipping Line): Đây là đơn vị đưa ra các mốc thời gian Cut Off và có trách nhiệm đảm bảo tàu khởi hành đúng lịch.

• Cảng vụ/Đơn vị khai thác bến bãi (Port/Terminal Operator): Đây là đơn vị quản lý hoạt động tại cảng, chịu trách nhiệm tiếp nhận, sắp xếp và bốc dỡ container lên tàu.

Closing Time liên quan trực tiếp đến Người gửi hàng, Hãng vận chuyển và Cảng vụ.

6. Phải làm gì khi shop không kịp chuẩn bị hàng hóa đúng thời gian Cut Off?

Khi không may trễ Cut Off, chủ shop hãy thử liên hệ ngay với hãng tàu hoặc xem xét việc đi chuyến tàu sau.

• Liên hệ với hãng tàu để xin thêm thời gian (Late Coming): Trong một số trường hợp, nếu có lý do chính đáng và thời gian trễ không quá lâu, bạn có thể liên hệ với hãng tàu để xin gia hạn. Tuy nhiên, việc này thường đi kèm với một khoản phí phạt khá lớn và không phải lúc nào cũng được chấp thuận.

• Chấp nhận rớt tàu và đi chuyến sau (Booking): Nếu không thể xin gia hạn, giải pháp an toàn nhất là chấp nhận để hàng ở lại và đặt chỗ cho chuyến tàu kế tiếp. Điều này giúp bạn có thêm thời gian chuẩn bị và tránh các rủi ro phát sinh không đáng có.

Tìm hiểu: Phí DEM DET là gì? Tính phí như thế nào?

7. Cách phòng tránh trễ Closing Time hiệu quả

Để tránh rắc rối do trễ Closing Time, chủ shop nên lên kế hoạch và chuẩn bị kỹ cho lô hàng; đồng thời lựa chọn đối tác vận chuyển nội địa uy tín. Cụ thể:

• Lập kế hoạch vận chuyển chi tiết: Chủ shop nên xây dựng lịch trình rõ ràng cho các công đoạn từ đóng gói, làm thủ tục hải quan đến vận chuyển ra cảng. Nhờ đó kiểm soát tiến độ và dự phòng thời gian cho những sự cố bất ngờ.

Chủ shop nên lên kế hoạch chi tiết cho từng công đoạn vận chuyển hàng hóa để tránh trễ Cut Off Time.

• Chuẩn bị đầy đủ và chính xác các chứng từ: Các giấy tờ như hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, hướng dẫn vận chuyển (S/I) cần được chuẩn bị từ sớm và kiểm tra kỹ lưỡng. Việc này giúp tránh sai sót và chậm trễ trong khâu làm thủ tục với hãng tàu.

• Lựa chọn đơn vị vận chuyển nội địa đáng tin cậy: Một trong những yếu tố then chốt của Cut-off trong Logistics là đúng giờ. Vì vậy, việc lựa chọn đơn vị trung chuyển hàng hóa uy tín từ kho shop đến địa điểm nhận hàng đúng hẹn là vô cùng quan trọng.