Hướng dẫn cách xác nhận đơn hàng trên TikTok Shop dễ dàng

Việc nắm rõ cách xác nhận đơn hàng trên TikTok Shop giúp các chủ shop chủ động quản lý gian hàng và vận hành trôi chảy hơn mỗi ngày. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn từng bước xử lý đơn đơn giản, giúp tiết kiệm thời gian và hạn chế tối đa các sự cố không đáng có. Nhờ đó, shop vừa giữ được trải nghiệm tốt cho người mua, vừa duy trì điểm vận hành ổn định trên hệ thống.

1. Vì sao cần xác nhận đơn hàng trên TikTok Shop?

Xác nhận đơn hàng trên TikTok Shop giúp người bán chuyển trạng thái đơn sang bước xử lý vận chuyển, đồng thời kiểm tra hàng tồn kho để tránh việc bị hủy đơn đáng tiếc. Bạn nên tham khảo ngay các lý do quan trọng dưới đây để hiểu rõ hơn về quy trình này.

• Kiểm tra tồn kho: Thao tác này giúp bạn chủ động kiểm tra xem sản phẩm khách đặt còn hàng hay không để chuẩn bị giao. Nhờ vậy, shop sẽ không rơi vào thế bị động khi kho thiếu hàng đột xuất.

• Kích hoạt quy trình vận chuyển: Việc xác nhận kịp thời giúp giảm thiểu tỷ lệ giao hàng trễ hoặc hủy đơn, giữ cho điểm shop không bị phạt. Đây là nền tảng quan trọng giúp gian hàng duy trì phong độ bán hàng ổn định.

• Tránh hủy đơn tự động: Nếu không xác nhận và xử lý kịp thời, hệ thống sẽ tự động hủy đơn và hoàn tiền cho khách. Tình trạng này kéo dài sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín của gian hàng trên nền tảng.

Xem thêm: Hướng dẫn cách mở TikTok shop khi chưa đủ follow

Xác nhận đơn kịp thời giúp chủ shop chủ động kiểm tra kho và nắm rõ cách xử lý đơn hàng trên TikTok Shop an toàn.

2. Làm sao để biết TikTok Shop có đơn hàng mới?

Bạn có thể dễ dàng nhận biết đơn hàng mới phát sinh qua thông báo trên ứng dụng TikTok, mục quản lý bán hàng hoặc qua email đăng ký. Chi tiết từng cách kiểm tra được liệt kê cụ thể ngay bên dưới.

2.1 Kiểm tra thông báo đơn hàng trên ứng dụng TikTok Shop

Chủ shop chỉ cần mở ứng dụng TikTok trên điện thoại và đăng nhập vào tài khoản của mình. Tiếp theo, bạn nhấn vào biểu tượng thông báo hình quả chuông ngay trên màn hình. Tại đây, mọi tin nhắn cập nhật về đơn hàng mới sẽ hiện ra đầy đủ.

2.2 Kiểm tra đơn mới trong mục Quản lý đơn hàng

Người bán truy cập vào giao diện TikTok Shop Seller Center trên máy tính hoặc điện thoại. Sau khi đăng nhập, bạn chọn ngay mục Quản lý đơn hàng trong menu chính. Lúc này, danh sách tất cả các đơn hàng mới đang chờ duyệt sẽ hiển thị rõ ràng.

2.3 Kiểm tra thông báo đơn hàng qua email

Bạn cũng có thể theo dõi đơn hàng mới thông qua hòm thư điện tử cá nhân. Mỗi khi có khách đặt hàng, hệ thống sẽ tự động gửi một email thông báo đến địa chỉ bạn dùng đăng ký gian hàng. Việc kiểm tra hộp thư hàng ngày giúp bạn không bỏ sót bất kỳ bưu kiện nào.

3. Cách xác nhận đơn hàng trên TikTok Shop nhanh chóng, đơn giản

Việc xác nhận đơn hàng trên TikTok Shop có thể được thực hiện trực tiếp thông qua ứng dụng TikTok hoặc giao diện TikTok Shop Seller Center trên máy tính và điện thoại. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước giúp chủ shop xử lý và bàn giao đơn hàng nhanh chóng, chính xác.

3.1 Bước 1: Kiểm tra và xác nhận đơn hàng

Sau khi nhận thông báo đơn hàng mới, việc xác nhận nhanh chóng và chính xác là thao tác bắt buộc giúp đảm bảo chất lượng dịch vụ cho gian hàng. Chi tiết quy trình thực hiện gồm các bước cụ thể dưới đây:

• Kiểm tra và xác nhận đơn hàng: Người bán truy cập mục quản lý đơn hàng trên giao diện TikTok Shop Seller Center, sau đó nhấn chọn Sắp xếp vận chuyển để xác nhận đơn. Trước khi tiếp tục, bạn cần đối soát kỹ các thông tin đặt hàng, từ số lượng đến chất lượng sản phẩm trong kho. Tuyệt đối không đóng gói và giao cho khách những mặt hàng bị hỏng hóc hoặc đã quá hạn sử dụng.

• Lựa chọn đơn vị vận chuyển và phương thức giao hàng: Khi đã kiểm tra xong, bạn tiến hành chọn đơn vị vận chuyển cùng phương thức thu gom phù hợp với shop. Bạn chọn hình thức Lấy hàng nếu muốn shipper tới tận kho nhận bưu kiện, hoặc chọn Gửi hàng nếu muốn tự mình mang sản phẩm ra điểm gửi của đơn vị vận chuyển.

• Xử lý các tình huống đặc biệt phát sinh:

  • Sản phẩm lỗi hoặc hết hàng: Trường hợp mặt hàng trong kho bị hỏng hoặc hết hoàn toàn, chủ shop hãy báo ngay cho khách và tiến hành hủy đơn nếu cần.

  • Thời điểm hủy đơn: Người bán chỉ có quyền tự hủy đơn trên hệ thống trước khi đơn chuyển sang trạng thái Shipped.

  • Hủy đơn tự động từ hệ thống: Đơn hàng sẽ bị TikTok Shop tự động hủy nếu khách không thực hiện thanh toán đúng trong khoảng thời gian quy định.

  • Xử lý yêu cầu hủy từ phía khách: Nếu người mua chủ động gửi yêu cầu hủy đơn, bạn bắt buộc phải phản hồi và xử lý trong vòng 48 giờ. Quá thời hạn này mà shop không thao tác, hệ thống sẽ tự động chấp thuận yêu cầu hủy của khách.

• Thông báo hủy đơn hàng: Trong mọi trường hợp phải hủy đơn, người bán cần chủ động gửi tin nhắn giải thích rõ cho khách qua tính năng chat tích hợp trên TikTok Shop để đảm bảo thông tin minh bạch.

Xem thêm: Chi tiết cách hủy đơn hàng trên TikTok Shop

Chủ shop cần kiểm tra và xác nhận đơn hàng nhanh chóng và chính xác nhằm đảm bảo chất lượng dịch vụ cho gian hàng.

3.2 Bước 2: Chuẩn bị và đóng gói sản phẩm

Để bưu kiện giữ được sự nguyên vẹn và không hư hỏng suốt quá trình vận chuyển, chủ shop cần đóng gói hàng hóa cẩn thận bằng các vật tư phù hợp như hộp giấy, túi nilon hay xốp chèn. Khi đã chuẩn bị đúng mẫu mã và đủ số lượng theo đơn đặt, bạn thực hiện in mã vận đơn để dán lên kiện hàng theo thứ tự sau:

• Bước 1: Tại giao diện chi tiết thông tin đơn hàng, bạn nhấn vào biểu tượng dấu 3 chấm ở góc bên phải.

• Bước 2: Nhấp chọn mục In nhãn vận chuyển, sau đó tick chọn đơn hàng lẻ cần in hoặc chọn in hàng loạt nếu bạn đang xử lý đồng thời nhiều đơn.

• Bước 3: In mã nhãn thành công, bạn tiến hành dán chắc chắn lên bưu kiện đã đóng gói và sẵn sàng bàn giao cho đối tác vận chuyển.

3.3 Bước 3: Bàn giao đơn hàng cho đơn vị vận chuyển

Khi bưu kiện đã dán mã nhãn hoàn chỉnh, bước tiếp theo là bàn giao cho đơn vị vận chuyển liên kết với TikTok Shop. Chủ shop có thể chọn một trong hai phương án: chờ shipper tới tận kho lấy hàng hoặc tự mang bưu kiện ra điểm bưu cục.

Trường hợp chọn shipper đến lấy hàng tận nhà:

• Thời gian đóng gói: Người bán phải đóng gói sản phẩm và đổi trạng thái đơn sang Shipped (chờ lấy hàng) trong vòng 72 giờ kể từ thời điểm phát sinh đơn hàng.

• Thời gian lấy hàng: Nhận được thông báo từ hệ thống, shipper sẽ tới kho của bạn để nhận bưu kiện trong thời hạn 48 giờ sau đó.

• Cập nhật trạng thái: Ngay sau khi bưu kiện được giao cho shipper, bên vận chuyển sẽ đổi trạng thái đơn thành Đã lấy. Bạn dễ dàng kiểm tra thông tin này tại mục Trung tâm người bán - Quản lý đơn hàng.

• Xử lý khi shipper trễ hạn: Nếu phía giao vận chậm trễ trong khâu lấy hàng, bạn có thể nhấn Khiếu nại - Khiếu nại nhà cung cấp dịch vụ hậu cần để yêu cầu TikTok Shop hỗ trợ xử lý.

Trường hợp chọn tự mang hàng ra bưu cục:

• Chuẩn bị: Trước khi đem bưu kiện đi, bạn hoàn thành việc đóng gói trên Seller Central và chọn điểm nhận hàng bưu cục thuận tiện.

• Thời gian cập nhật: Bạn cần chủ động chuyển trạng thái đơn hàng sang Đã gửi - Đang chờ nhận hàng trong thời gian 72 giờ từ lúc khách đặt.

• Thời gian gửi hàng: Chủ shop tiến hành mang trực tiếp gói hàng ra bưu cục đã chọn trong vòng 48 giờ tiếp theo.

• Cập nhật trạng thái: Khi bưu cục nhận xong hàng, đối tác vận chuyển sẽ chuyển đơn sang trạng thái Đang vận chuyển. Bạn có thể theo dõi tiến độ này ngay tại Trung tâm người bán - Quản lý đơn hàng.

3.4 Bước 4: Theo dõi hành trình giao hàng

Người bán cần chủ động kiểm tra trạng thái bưu kiện từ lúc xuất kho cho tới khi đơn đổi sang trạng thái giao thành công. Trong suốt quá trình này, chủ shop hoàn toàn chịu trách nhiệm về chất lượng hàng hóa cũng như các vấn đề hậu cần phát sinh.

Một số quy định và cách xử lý sự cố trong quá trình giao hàng bạn cần lưu ý:

• Đơn hàng thất lạc: Khi bạn tự chọn phương thức vận chuyển riêng, nếu quá 14 ngày kể từ lúc gửi mà người mua vẫn chưa nhận được thì bưu kiện được xác định là bị thất lạc.

• Giao hàng chậm trễ: Đơn vị vận chuyển không giao bưu kiện đến tay người mua đúng khung giờ hoặc số ngày đã cam kết sẽ bị ghi nhận là giao trễ.

• Mất gói hàng: Nếu shipper thực hiện phát hàng không thành công đủ 2 lần theo cam kết thì đơn hàng đó được tính là đã mất.

• Xử lý sự cố bất thường: Gặp phải các tình huống như hàng bị hư hỏng, trễ hạn dài hoặc thất lạc, chủ shop có thể chủ động bấm hủy đơn hàng, gửi tin nhắn thông báo cụ thể cho khách và gửi yêu cầu hoàn tiền trên hệ thống.

Xem thêm: Các rủi ro trong quá trình vận chuyển hàng hóa

Theo dõi hành trình giao hàng là Bước cuối trong cách xác nhận đơn hàng trên TikTok Shop.

4. Cách xử lý đơn hàng trên TikTok Shop hiệu quả

Áp dụng đúng cách xử lý đơn hàng trên TikTok Shop sẽ giúp chủ shop tiết kiệm tối đa thời gian vận hành và hạn chế tối đa các sai sót không đáng có. Tùy thuộc vào quy mô và lượng bưu kiện phát sinh, bạn có thể linh hoạt chọn phương án xử lý từng đơn lẻ hoặc xử lý hàng loạt cùng lúc.

4.1. Cách xử lý từng đơn hàng trên TikTok Shop

Khi xử lý từng đơn lẻ, trước hết bạn cần truy cập vào mục Sắp xếp vận chuyển trên hệ thống và chọn phương thức thu gom phù hợp: Lấy hàng (Pick up) hoặc Gửi hàng (Drop off).

• Nếu chọn Lấy hàng, bạn sẽ tiến hành hẹn ngày để đơn vị vận chuyển qua kho lấy bưu kiện.

• Nếu chọn Gửi hàng, bạn sẽ tự mang bưu kiện ra điểm tiếp nhận trong khu vực.

Ngay sau khi hoàn tất chọn phương thức thu gom, hệ thống sẽ tự động tạo nhãn vận chuyển chứa mã ID theo dõi (màn hình hiển thị dòng chữ Xem logistics nghĩa là nhãn đã tạo xong).

Lưu ý về mốc thời gian xử lý:

• Chủ shop cần bấm nhận đơn và sắp xếp vận chuyển trong thời hạn 2 ngày làm việc kể từ khi đơn phát sinh để tránh phạt.

• Nếu không cập nhật trạng thái vận chuyển trong 3 ngày làm việc hoặc không tiếp nhận đơn trong 5 ngày làm việc, hệ thống sẽ tự động hủy đơn hàng hoàn toàn.

4.2. Cách xử lý hàng loạt đơn hàng trên TikTok Shop

Khi gian hàng phát sinh cùng lúc từ 2 đơn trở lên, việc xử lý hàng loạt sẽ giúp bạn giải quyết nhanh chóng các khâu xuất đơn, in nhãn và gửi hàng.

Các bước thực hiện:

• Bước 1: Đăng nhập vào TikTok Shop Seller Center, truy cập mục Quản lý đơn hàng, sau đó chuyển sang phần Đang giao và Chờ vận chuyển.

• Bước 2: Kích hoạt lệnh vận chuyển hàng loạt để hệ thống phát thông báo yêu cầu đơn vị vận chuyển tới lấy hàng.

• Bước 3: Lọc danh sách gói hàng, chọn phương thức thu gom (Lấy hàng hoặc Gửi hàng) và chờ hệ thống trả về lịch lấy hàng tương ứng (lịch này linh hoạt tùy theo thời gian làm việc của bên vận chuyển).

Mẹo đóng gói & lưu ý: Trong lúc chờ hệ thống tạo nhãn, bạn có thể in danh sách lấy hàng để đi nhặt sản phẩm chính xác, tránh nhầm lẫn. Khi nhãn in xong, bạn dán lên bưu kiện đã đóng gói và bàn giao đúng hẹn; nếu việc giao hàng cho shipper thất bại, điểm hiệu suất của shop sẽ bị sụt giảm.

Chủ shop lọc danh sách và kích hoạt vận chuyển hàng loạt khi có số lượng đơn lớn.

5. Lưu ý gì khi xử lý và vận chuyển đơn hàng TikTok Shop?

Khi áp dụng cách xác nhận đơn hàng trên TikTok Shop, chủ shop cần lưu ý bảo mật thông tin khách hàng, không sử dụng các hình thức gian lận, kiểm tra sản phẩm trước khi bàn giao,... Cùng tìm hiểu chi tiết các lưu ý bên dưới:

• Bảo mật thông tin khách hàng: Người bán có trách nhiệm bảo vệ tuyệt đối tất cả dữ liệu cá nhân của người mua như họ tên, số điện thoại và địa chỉ nhận hàng. Việc làm rò rỉ hoặc tự ý chia sẻ thông tin khách hàng ra bên ngoài là vi phạm nghiêm trọng chính sách bảo mật và có thể dẫn đến việc gian hàng bị xử phạt nặng.

• Không sử dụng các hình thức gian lận, buff đơn hàng: Chủ shop cần xây dựng gian hàng dựa trên lượng giao dịch thực tế và tuyệt đối không sử dụng các thủ thuật tạo đơn ảo để tăng uy tín. Nền tảng sở hữu hệ thống quét tự động rất nghiêm ngặt, nếu phát hiện hành vi gian lận thì tài khoản bán hàng của bạn sẽ bị khóa vĩnh viễn.

• Kiểm tra sản phẩm trước khi bàn giao: Trước khi tiến hành đóng gói, bạn nên bỏ ra vài giây để soát lại đúng mẫu mã, kích thước cũng như chất lượng hàng hóa trong kho. Thao tác kiểm tra cẩn thận này giúp hạn chế tối đa việc giao sai mặt hàng hay giao đồ lỗi, từ đó giảm thiểu tỷ lệ khách yêu cầu trả hàng hoàn tiền.

• Đóng gói hàng hóa cẩn thận: Bưu kiện cần được chèn lót kỹ càng bằng xốp bọc hàng hoặc túi khí trước khi cho vào hộp carton và dán băng dính chắc chắn. Việc đóng gói đúng tiêu chuẩn giúp sản phẩm không bị biến dạng hay hư hỏng do lực va đập trong suốt quá trình đơn vị vận chuyển giao tới tay khách.

• Theo dõi thời hạn xử lý đơn: Người bán cần chủ động cập nhật các mốc thời gian quy định cho khâu xác nhận đơn và bàn giao bưu kiện cho phía giao vận. Đảm bảo quy trình diễn ra đúng hạn giúp shop tránh được các điểm phạt cảnh cáo từ nền tảng và hạn chế tình trạng đơn bị tự động hủy.

6. Xử lý và vận chuyển đơn hàng TikTok Shop thuận tiện với Giao Hàng Nhanh

Khi gian hàng TikTok Shop bắt đầu chốt đơn, việc hợp tác với một đối tác vận chuyển chuyên nghiệp sẽ giúp bạn tối ưu toàn bộ khâu từ lấy hàng, giao hàng đến quản lý dòng tiền. Giao Hàng Nhanh (GHN) mang đến giải pháp giao nhận toàn diện, hỗ trợ các chủ shop chủ động xử lý đơn hàng TikTok Shop một cách nhanh chóng và thuận tiện.

Mời bạn cùng tham khảo các ưu điểm nổi bật của dịch vụ giao nhận GHN ngay bên dưới:

• Giao hàng nhanh, an toàn: GHN VN sở hữu hệ thống phân loại tự động 100% giúp xử lý hơn 2 triệu đơn mỗi ngày, nâng cao độ an toàn và hạn chế tối đa nguy cơ móp méo hàng hóa. Nhờ hạ tầng hiện đại này, thời gian giao hàng toàn trình được tối ưu đáng kể, chỉ mất 24 giờ đối với đơn nội thành và từ 1 đến 2 ngày đối với tuyến liên tỉnh Hà Nội - TP.HCM.

• Bảng giá GHN tiết kiệm: Dịch vụ mang đến mức cước phí vô cùng tối ưu cho các chủ shop online, chỉ tính từ 15.500 đồng cho mỗi đơn hàng phát sinh. Ngoài ra, chính sách miễn phí lấy hàng tận kho và miễn phí giao lại nhiều lần sẽ giúp gian hàng tiết kiệm tối đa chi phí vận hành hàng tháng.

• Quản lý đơn hàng dễ dàng: Bên cạnh hệ thống quản lý trực tuyến hoạt động 24/7, GHN còn mang đến ứng dụng di động thông minh giúp người bán thao tác cực kỳ thuận tiện. Nhờ đó, bạn có thể dễ dàng tạo đơn, theo dõi hành trình bưu kiện và kiểm soát dòng tiền COD mọi lúc mọi nơi để tiết kiệm thời gian.

• Nhiều tiện ích đi kèm: GHN Express cung cấp nhiều tính năng hữu ích như Giao 1 phần - Trả 1 phần, Giao Thất bại - Thu tiền, Cảnh báo bom hàn. Với các tính năng này, shop giảm thiểu tối đa rủi ro phát sinh từ các đơn hoàn, bảo vệ nguồn vốn và tối ưu hóa lợi nhuận kinh doanh.

• Mạng lưới bưu cục rộng khắp: Hệ thống bưu cục GHN rộng lớn, phủ sóng trên toàn bộ 34 tỉnh thành. Nhờ đó, bất kể người mua của bạn ở đâu, đơn GHN cũng được trao tận tay một cách chính xác và chuyên nghiệp.

Giao Hàng Nhanh có hệ thống bưu cục trên toàn quốc, hỗ trợ giao hàng xuyên tỉnh với giá chỉ từ 15.5k/ đơn.

>> Nếu bạn là shop mới kinh doanh trên TikTok Shop, hãy chọn ngay GHN để trải nghiệm dịch vụ vận chuyển hàng hóa chất lượng. Đăng ký ngay!

Nắm vững cách xác nhận đơn hàng trên TikTok Shop giúp các chủ shop chủ động trong khâu vận hành, giảm thiểu sai sót và duy trì điểm uy tín cao cho gian hàng. Việc tuân thủ đúng quy trình xử lý kết hợp cùng đối tác vận chuyển phù hợp sẽ là đòn bẩy quan trọng giúp gian hàng của bạn bùng nổ doanh số bền vững.

Bài viết liên quan:

• Hướng dẫn bán hàng trên TikTok Shop cho người mới
• Tiếp thị liên kết TikTok là gì? Người bán có nên tham gia không?