Hướng dẫn cách hạch toán lương nhân viên đơn giản cho chủ shop

Mỗi tháng chủ shop đều phải thực hiện trả lương (thưởng nếu có) cho nhân viên để đảm bảo quyền lợi lao động cũng như khuyến khích tinh thần làm việc của họ. Vậy làm sao để hạch toán lương chính xác và tiết kiệm thời gian? Hãy cùng tìm lời giải đáp chi tiết trong bài viết sau đây! 

1. Khái quát về tiền lương nhân viên

Tiền lương được hiểu đơn giản là số tiền mà shop phải trả cho nhân viên, khi họ hoàn thành công việc theo đúng thỏa thuận trong hợp đồng. Đối với shop, tiền lương nhân viên được tính vào chi phí sản xuất, bởi nhân viên tác động trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm/thu về lợi nhuận. Còn đối với nhân viên, tiền lương là khoản tiền thể hiện giá trị sức lao động, thời gian hao phí của họ trong quá trình sản xuất, bán hàng. 

Hiện nay, tiền lương được chia thành 2 loại sau: 

• Tiền lương danh nghĩa: Là tiền lương shop trả cho nhân viên tương ứng với số lượng, chất lượng công việc mà họ hoàn thành. Thông thường, tiền lương danh nghĩa được đề cập trực tiếp trên hợp đồng. 

• Tiền lương thực tế: Là mức lương mà nhân viên nhận được sau khi trừ đi các khoản thuế, đóng góp hoặc các khoản theo quy định của nhà nước.

Để hiểu rõ mối quan hệ giữa tiền lương danh nghĩa và tiền lương thực tế, chủ shop có thể tham khảo công thức sau: 

Trong đó: 

• ILTT: Chỉ số tiền lương thực tế. 

• ILTD: Số tiền lương danh nghĩa. 

• IG: Chỉ số giá cả (giá cả hàng hóa, dịch vụ,...).

Tiền lương nhân viên là số tiền tương ứng mà nhân viên nhận khi hoàn thành đúng công việc của mình theo thoả thuận. 

2. Hạch toán lương là gì? Các khoản trích theo lương 

Hạch toán lương nhân viên là quá trình ghi nhận các giao dịch tiền liên quan đến việc trả lương cho nhân viên trong sổ sách kế toán của shop. Bảng hạch toán giúp chủ shop theo dõi số liệu tiền lương nhân viên chính xác, đảm bảo công bằng và dễ dàng đối chiếu khi cần thiết. 

Dưới đây là một số tài khoản kế toán phổ biến liên quan hạch toán tiền lương mà chủ shop cần nắm:

• Tài khoản (TK) 334 - Phải trả người lao động: Đây là tài khoản thể hiện tình hình thanh toán các khoản phải trả cho người lao động như tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp và các khoản chi phí khác thuộc thu nhập của nhân viên. 

• Tài khoản (TK) 338 - Phải trả các khoản bảo hiểm, phúc lợi xã hội: Được dùng để phản ánh tình hình chi trả các khoản khác theo lương của nhân viên như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, phí công đoàn và các khoản phúc lợi khác. 

Ví dụ về tài khoản hạch toán lương như sau: Khi cửa hàng trích các khoản bảo hiểm từ tiền lương nhân viên sẽ có bút toán là: Nợ TK 334 - Phải trả cho người lao động; Có TK 3383 - Phải trả BHXH; Có TK 3384 - Phải trả BHYT; Có TK 3386 - Phải trả BHTN; Có TK 3388 - Phải trả KPCĐ.

3. Nguyên tắc hạch toán chi phí lương 

Lương trả cho nhân viên làm việc ở bộ phận nào thì tính vào chi phí của bộ phận đó. Đồng thời, các khoản phải trả khác theo lương được tính dựa trên: khoản doanh nghiệp chịu, tính tương ứng theo bộ phận; khoản do người lao động chịu, doanh nghiệp nộp thay và trừ vào lương danh nghĩa. 

Ví dụ về cách hạch toán cho shop quần áo online:

• Lương của nhân viên đăng bài, chạy quảng cáo, chốt đơn online sẽ được hạch toán vào chi phí bán hàng. 

• Lương của nhân viên đóng gói hàng sẽ được hạch toán vào chi phí sản xuất chung vì đóng gói là một phần của quá trình hoàn thiện sản phẩm.

• Lương của chủ shop kiêm luôn quản lý, kế toán sẽ được hạch toán vào chi phí quản lý shop. 

Quy tắc hạch toán tiền lương cho nhân viên dựa trên phúc lợi bộ phận đang làm việc và các khoản chi phí khác. 

4. Cách hạch toán chi phí tiền lương chi tiết 

Để hạch toán lương cho nhân viên chuẩn xác, tuân thủ theo đúng quy định, chủ shop dựa trên:

4.1. Căn cứ kế toán tính lương nhân viên

Kế toán tính lương nhân viên căn cứ theo: 

• Bảng chấm công của từng bộ phận gửi lên.

• Hợp đồng lao động (chức danh, mức lương danh nghĩa, bộ phận,...).

• Quy chế tiền lương, tiền thưởng và phụ cấp của nhân viên. 

4.2. Hạch toán chi phí lương, thưởng

Trước khi hạch toán chi phí tiền lương, chủ shop phải xác định chi tiết tiền lương đó chi trả cho bộ phận nào và hạch toán theo thông tư nào. Điều đó nhằm đảm bảo hạch toán chính xác các khoản mục chi phí của shop. 

Để tính lương nhân viên theo đúng luật định, chủ shop có thể tham khảo bảng phương pháp hạch toán kế toán sau: 

5. Một số câu hỏi thường gặp

Cùng tìm hiểu một số câu hỏi được nhiều người quan tâm khi tìm hiểu về hạch toán lương nhân viên, giúp chủ shop có thêm nhiều thông tin hữu ích: 

5.1. Hạch toán các khoản trích theo lương bảo hiểm như thế nào? 

Hiện khoản trích theo lương của bảo hiểm mà chủ shop phải đóng gồm hai khoản là: 

- Tính vào chi phí của shop với tổng tiền bảo hiểm phải đóng = 21,5% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm:

• Nợ TK 241, 622, 623, 627, 641, 642: Tổng tiền bảo hiểm + Kinh phí công đoàn doanh nghiệp phải nộp.

• Có TK 3384 (BHYT): 3% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm.

• Có TK 3386 (BHTN): 1% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm.

• Có TK 3383 (BHXH): 17,5% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm.

• Có TK 3382 (KPCĐ): 2% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm (nếu có).

- Trừ vào lương của nhân viên, tổng tiền bảo hiểm phải nộp = 10,5% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm:

• Nợ TK 334: Tổng tiền bảo hiểm nhân viên phải nộp.

• Có TK 3386 (BHTN): 1% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm.

• Có TK 3384 (BHYT): 1,5% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm.

• Có TK 3383 (BHXH): 8% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm.

Để hạch toán lương bảo hiểm chuẩn, chủ shop có thể dựa trên hướng dẫn ở trên. 

5.2. Có các khoản giảm trừ vào lương nào khi hạch toán?

Hiện có các khoản trừ vào lương nhân viên khi hạch toán là: 

• Tạm ứng lương cho nhân viên: Nợ TK 33 - Ghi số tiền phải trả cho nhân viên ứng trước; Có TK 111, 112 - Ghi nhận số tiền giảm tương ứng với số tiền ứng. 

• Thuế thu nhập cá nhân (TNCN) phải nộp: Trường hợp xác định số thuế TNCN khấu trừ: nợ TK 334 - Số thuế TNCN khấu trừ, có TK 3335 - Số thuế TNCN khấu trừ. Trường hợp nộp thuế TNCN thay nhân viên: nợ TK 3335 - Số thuế TNCN phải nộp, có TK 111, 112 - Số thuế TNCN phải nộp. 

5.3. Làm sao để hạch toán lương cho nhân viên?

Chủ shop dựa vào Bảng thanh toán tiền lương, phiếu chi lương hoặc chứng từ thanh toán qua ngân hàng để thực hiện các bút toán: 

Cách hạch toán thực hiện như sau: 

- Trường hợp trả lương bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản:

• Nợ TK 334 (Phải trả cho nhân viên): Số tiền lương thực trả.

• Có TK 111, 112 (Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng): Nguồn tiền chi trả.

- Trường hợp trả lương bằng hàng hóa, sản phẩm:

• Nợ TK 334 (Phải trả người lao động): Số tiền lương phải trả.

• Có TK 5118 (Doanh thu bán hàng nội bộ): Giá trị hàng hóa, sản phẩm.

• Có TK 3331 (Thuế GTGT phải nộp): Thuế GTGT trên hàng hóa, sản phẩm.

5.4. Cách hạch toán nộp tiền bảo hiểm, tiền BHXH trả cho nhân viên thế nào? 

Hàng tháng, shop trích tiền lương tham gia BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ (nếu có) trên tổng quỹ tiền lương phải trả nhân viên, sau đó tiến hành hạch toán như sau: 

• Có TK 111, 112: Tổng số tiền bảo hiểm + kinh phí công đoàn phải nộp.

• Nợ TK 3383 (BHXH): 25.5% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm.

• Nợ TK 3386 (BHTN): 2% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm.

• Nợ TK 3384 (BHYT): 4.5% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm.

• Nợ TK 3382 (KPCĐ): 2% x Tổng quỹ lương tham gia bảo hiểm (nếu có).

Trong trường hợp hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến chế độ thai sản, chế độ ốm đau của nhân viên. Chủ shop tiến hành bút toán: 

• Nợ TK 3383 (Phải trả BHXH): Ghi nhận số tiền chế độ thai sản, ốm đau mà doanh nghiệp tạm ứng cho nhân viên.

• Có TK 334: Ghi nhận giảm số tiền lương phải trả cho nhân viên do đã tạm ứng chế độ.

• Nợ TK 112: Số tiền nhận được.

5.5. Shop nên tự thực hiện hạch toán hay thuê dịch vụ bên ngoài?

Nếu quy mô shop nhỏ, không có quá nhiều nhân viên thì có thể tự thực hiện hạch toán lương nhân viên. Còn trường hợp có nhiều nhân viên thì nên thuê ngoài để đảm bảo tính chính xác, đúng luật định và tiết kiệm thời gian. 

Tuỳ vào mức chi phí và số lượng nhân viên mà chủ shop có thể lựa chọn tự hạch toán lương hoặc thuê dịch vụ bên ngoài. 

Nhìn chung, tiền lương và thưởng nhân viên khi kết hợp cùng các chi phí đầu tư khác tạo nên tổng vốn kinh doanh của shop. Do đó, việc nắm rõ hạch toán lương nhân viên là rất quan trọng, đảm bảo chủ shop có thể phân phối nguồn tiền đúng, hiệu quả. Đặc biệt, để tiết kiệm tối đa nguồn vốn bán hàng online, việc chủ shop lựa chọn hợp tác cùng đơn vị vận chuyển có cước phí tiết kiệm là rất quan trọng. Nhờ đó shop có thể tối ưu chi phí vận hành, tăng lợi nhuận kinh doanh.

Đến đây chắc hẳn các chủ shop đã có câu trả lời cho vấn đề hạch toán lương nhân viên là gì, cùng với đó là cách thực hiện chi tiết. Mong rằng qua bài viết này, chủ shop có thể dễ dàng làm bảng hạch toán chi phí lương chuẩn, rõ ràng, đảm bảo công bằng cho nhân viên và đúng luật định.