Cargo Manifest là gì? Ý nghĩa và một số sai sót lưu ý

Ngày đăng: 15/07/2025
Kiến thức giao hàng

Khai báo Cargo Manifest là một bước quan trọng trong thủ tục xuất nhập khẩu, giúp bạn quản lý hàng hóa hiệu quả và tránh những phát sinh không đáng có. Vậy Cargo Manifest là gì và cần lưu ý những gì khi thực hiện khai báo? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết này để vận chuyển hàng quốc tế không còn là nỗi lo!

1. Cargo Manifest là gì?

Cargo Manifest (hay bản khai sơ lược hàng hóa) là chứng từ liệt kê toàn bộ thông tin về hàng hóa được vận chuyển trên một phương tiện như tàu biển hoặc máy bay. Đây là tài liệu bắt buộc phải nộp cho cơ quan hải quan tại cảng đi và cảng đến. Về cơ bản, nó hoạt động như một bản kê khai chi tiết, giúp cơ quan chức năng kiểm soát và quản lý hàng hóa xuất nhập khẩu.

E-Manifest là gì?

E-Manifest là viết tắt của Electronic Manifest, tức là bản lược khai hàng hóa được tạo và nộp qua hệ thống điện tử của cơ quan hải quan. Việc này giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót giấy tờ và đẩy nhanh quá trình thông quan hàng hóa.

Cargo Manifest là bản khai lược hàng hóa chứa đầy đủ thông tin vận chuyển, đảm bảo hàng hóa được thông quan và giao nhận hiệu quả.

2. Ý nghĩa của việc khai báo Cargo Manifest là gì?

Khai báo Cargo Manifest đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo an ninh và tuân thủ pháp luật tại các cảng biển, sân bay. Dựa vào thông tin trên bản lược khai, cơ quan hải quan có thể xác định những lô hàng có rủi ro cao để tiến hành kiểm tra, ngăn chặn buôn lậu và các hoạt động bất hợp pháp. Đây là cơ sở để hải quan đối chiếu thông tin và quyết định thông quan cho lô hàng.

Đối với các bên liên quan như chủ hàng và đơn vị vận chuyển, Cargo Manifest giúp việc theo dõi và quản lý lô hàng trở nên dễ dàng hơn. Tài liệu này cung cấp một cái nhìn tổng quan về tất cả hàng hóa trên tàu, hỗ trợ quá trình dỡ hàng và giao nhận tại cảng đích một cách chính xác. Nhờ đó, các bên có thể giảm thiểu rủi ro thất lạc hay nhầm lẫn hàng hóa.

3. Thông tin thể hiện trên Cargo Manifest gồm những gì?

Một bản lược khai hàng hóa tiêu chuẩn cần có đầy đủ các thông tin như hàng hóa, lịch trình, phương tiện vận tải,... Chi tiết như sau:

Thông tin về phương tiện vận chuyển: Bao gồm tên tàu/số hiệu máy bay, số chuyến, quốc tịch của phương tiện vận chuyển.
Thông tin về lịch trình: Ghi rõ cảng xếp hàng (Port of Loading), cảng dỡ hàng (Port of Discharge) và ngày khởi hành, ngày dự kiến đến.
Thông tin về vận đơn: Mỗi lô hàng sẽ có một mã vận đơn riêng, được liệt kê đầy đủ trên manifest.
Thông tin chi tiết về hàng hóa: Mô tả cụ thể tên hàng, số lượng, trọng lượng, thể tích, loại bao bì và ký mã hiệu hàng hóa.
Thông tin về các bên liên quan: Bao gồm tên và địa chỉ của người gửi hàng (Shipper), người nhận hàng (Consignee) và bên được thông báo (Notify Party).
Thông tin về container (nếu có): Liệt kê số container, số chì (seal) đối với hàng hóa vận chuyển nguyên container.

4. Thời gian khai báo Cargo Manifest là khi nào?

Theo quy định, hãng vận chuyển hoặc đại lý phải hoàn thành việc khai báo manifest trước khi phương tiện vận chuyển cập cảng đích khoảng 1 - 2 ngày. Hiện nay, hải quan ở nhiều nước như Trung Quốc, Nhật Bản đã rút ngắn khoảng thời gian này, yêu cầu khai báo khi tàu đã chạy được 12 giờ để hạn chế tình trạng buôn lậu.

Khai báo manifest cần được thực hiện trước khi hàng cập bến 1 - 2 ngày.

5. Các hình thức khai báo Cargo Manifest

Hiện nay, có hai hình thức khai báo Cargo Manifest chính là Cổng thông tin điện tử Tổng cục Hải quan và theo chuẩn định dạng do Tổng cục Hải quan công bố. Cụ thể như sau:

Khai báo qua Cổng thông tin điện tử Tổng cục Hải quan:

Đây là hình thức khai báo manifest trực tuyến trên e-manifest.customs.gov.vn. Hệ thống này kết nối trực tiếp với cơ quan hải quan, giúp xử lý thủ tục nhanh chóng và hiệu quả.

Khai báo theo chuẩn định dạng do Tổng cục Hải quan công bố:

Cách 1: Tải mẫu định dạng Microsoft Excel, nhập dữ liệu và gửi lên hệ thống.
Cách 2: Với bản khai sơ lược hàng hóa (mẫu 1), bạn có thể tạo phần mềm kết xuất bản khai hàng hóa thành file EDI và gửi lên hệ thống. Phần mềm cần tuân thủ theo chuẩn UN/EDIFACT CUSCAR D98B, dữ liệu này có tương thích với Hệ thống VNACCS/VCIS.

6. Những sai sót có thể gặp phải khi khai Cargo Manifest là gì?

Khi khai báo manifest có thể gặp phải các sai sót như sai thông tin container, thiếu thông tin bên nhập/xuất khẩu, sai trọng lượng hàng hóa,... Việc khai báo thông tin không chính xác có thể dẫn đến chậm trễ và phát sinh chi phí. Dưới đây là những lỗi phổ biến mà các chủ shop cần đặc biệt lưu ý để tránh gặp phải:

6.1. Khai sai hoặc nhầm thông tin container

Lỗi này thường xảy ra khi khai sai số container hoặc số chì (seal). Từ đó dẫn đến sự không trùng khớp giữa thông tin trên manifest và thực tế, khiến hải quan yêu cầu xác minh lại và làm chậm quá trình thông quan.

6.2. Khai nhầm thông tin giữa CFS/CFS và CY/CY

Việc nhầm lẫn giữa phương thức giao hàng lẻ (CFS/CFS) và giao hàng nguyên container (CY/CY) là một lỗi thường gặp. Sai sót này ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình giao nhận tại cảng, gây khó khăn cho cả người gửi và người nhận trong việc lấy hàng.

6.3. Khai nhầm hàng container thành hàng lẻ

Lỗi này xảy ra khi một lô hàng nguyên container (FCL) lại được khai báo dưới dạng hàng lẻ (LCL). Điều này không chỉ gây ra sự không nhất quán trong hồ sơ hải quan mà còn làm phức tạp hóa quá trình dỡ hàng và kiểm kê tại cảng đến.

Nhầm lẫn hàng FCL với hàng LCL có thể khiến quá trình vận chuyển bị chậm trễ.

6.4. Khai sai hoặc khai thiếu thông tin về bên xuất khẩu, bên nhập khẩu

Thông tin của người gửi (Shipper) và người nhận (Consignee) phải được khai báo chính xác tuyệt đối, bao gồm tên công ty, địa chỉ, mã số thuế. Khai sai hoặc thiếu các thông tin này có thể khiến lô hàng bị giữ lại để điều tra, gây tốn kém thời gian và chi phí.

6.5. Khai sai trọng lượng hoặc số lượng hàng hóa

Sự chênh lệch giữa trọng lượng, số lượng hàng hóa thực tế và con số trên manifest là một lỗi phổ biến nhưng có thể gây hậu quả lớn. Hải quan sẽ coi đây là hành vi khai báo gian lận và có thể áp dụng các biện pháp xử phạt nghiêm khắc, bao gồm phạt tiền và kiểm tra toàn bộ lô hàng.

6.6. Khai sai cảng xếp và cảng dỡ hàng, địa điểm đích

Nhầm lẫn cảng xếp (Port of Loading) và cảng dỡ (Port of Discharge) sẽ khiến toàn bộ lịch trình vận chuyển bị ảnh hưởng. Lô hàng có thể bị gửi đến sai địa điểm, gây ra tổn thất lớn về thời gian và chi phí để điều chỉnh và vận chuyển lại.

Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ Cargo Manifest là gì cũng như tầm quan trọng và những lưu ý khi khai báo loại chứng từ này. Việc nắm vững các quy định sẽ giúp hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của shop trở nên thuận lợi và chuyên nghiệp hơn. Qua đó, bạn có thể tự tin mở rộng quy mô kinh doanh ra thị trường quốc tế.

Bên cạnh việc chinh phục thị trường quốc tế, các chủ shop cũng đừng bỏ quên tiềm năng của thị trường nội địa nhé. Với những đơn hàng trong nước, Giao Hàng Nhanh (GHN) sẽ là đối tác vận chuyển đáng tin cậy, giúp shop trao gửi hàng hóa đến tay người mua một cách nguyên vẹn và nhanh chóng.

GHN Express cùng shop giao nhận chuyên nghiệp, nâng cao hiệu quả kinh doanh

Giao Hàng Nhanh (GHN) là đơn vị vận chuyển được nhiều shop lựa chọn khi sở hữu nhiều điểm vượt trội trong dịch vụ giao nhận nội địa như:

Giao hàng nhanh: GHN sở hữu hệ thống phân loại tự động 100% giúp rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng, cam kết giao hàng nhanh như hỏa tốc. Các đơn nội tỉnh được giao chỉ trong 24 giờ, đơn HN-SG chỉ mất 1 - 2 ngày.
Giá cước tiết kiệm: Bảng giá GHN chỉ từ 15.500 đồng/đơn với hàng thường và 4.000 đồng/kg cho 20kg đầu tiên với hàng nặng. Shop có thể tiết kiệm chi phí vận hành mà vẫn đảm bảo chất lượng dịch vụ tốt nhất.
Tích hợp trên nhiều nền tảng: GHN VN tích hợp trên các phần mềm quản lý bán hàng như Nhanh.vn, Sapo, TPos,... và sàn TMĐT Shopee, Lazada,... giúp shop quản lý đơn hàng tập trung và hiệu quả.
Đối soát COD các ngày trong tuần: GHN thực hiện đối soát và chuyển tiền thu hộ (COD) linh hoạt các ngày trong tuần. Tính năng này giúp shop xoay vòng vốn nhanh chóng, tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường.