Phần mềm FAST là gì? Lợi ích trong kế toán & cách sử dụng

Ngày đăng: 04/07/2025
Tip bán hàng

Là chủ shop, có phải bạn phải thường xuyên ‘căng não’ với hàng tá con số, cộng trừ sổ sách đôi khi xảy ra sai sót? Việc quản lý tài chính thủ công đang vô tình lấy đi thời gian và công sức của người bán. Trong bài viết này, GHN sẽ cùng chủ shop tìm hiểu xem phần mềm FAST có thể trở thành ‘cánh tay phải’ đắc lực giúp giải quyết những vấn đề này như thế nào nhé.

1. Phần mềm FAST là gì?

Công ty Cổ phần Phần mềm Quản lý Doanh nghiệp (FAST) được thành lập vào năm 1997. Đây là một trong những đơn vị tiên phong tại Việt Nam chuyên cung cấp các giải pháp phần mềm quản lý tài chính - kế toán. Với hơn 25 năm kinh nghiệm, FAST đã và đang mang đến những công cụ hữu ích, giúp các doanh nghiệp và các shop kinh doanh tối ưu quy trình vận hành, nâng cao hiệu quả quản lý và đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật.

Các sản phẩm của FAST - phần mềm kế toán được thiết kế đa dạng, đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp nhỏ và vừa, hộ kinh doanh cho đến các doanh nghiệp lớn. Một số ứng dụng nổi bật là:

Fast Financial: Là giải pháp quản trị tài chính - kế toán chuyên sâu dành cho các doanh nghiệp/hộ kinh doanh có quy mô vừa và lớn. Phần mềm có khả năng xử lý khối lượng giao dịch lớn và cho phép truy cập từ xa qua internet.
Fast DMS Online: Đây là giải pháp quản lý hệ thống phân phối, giúp doanh nghiệp/shop tối ưu hóa các hoạt động bán hàng, theo dõi đội ngũ kinh doanh, quản lý hàng tồn kho và các chương trình khuyến mãi.
Fast HRM Online: Là phần mềm quản lý nhân sự toàn diện trên nền tảng web, hỗ trợ doanh nghiệp/shop trong công tác tuyển dụng, quản lý hồ sơ nhân viên, chấm công, tính lương và thuế thu nhập cá nhân.
Fast CRM Online: Giải pháp quản lý quan hệ khách hàng này giúp nhà kinh doanh nâng cao hiệu quả trong các hoạt động marketing, bán hàng và chăm sóc khách hàng.
Fast Accounting: Là phần mềm kế toán chuyên dụng cho các shop vừa và nhỏ, chuyên sâu về quản trị và tính giá thành sản phẩm.
Fast Accounting Online (FAO): Phiên bản kế toán cho phép người dùng làm việc mọi lúc, mọi nơi trên nhiều thiết bị. Sản phẩm đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ kế toán cho shop cung cấp dịch vụ, thương mại, xây lắp hay sản xuất.
Fast Hộ Kinh Doanh: Là phần mềm kế toán được thiết kế đơn giản, dễ sử dụng, đáp ứng đầy đủ các quy định về chứng từ, sổ sách theo Thông tư 88/2021/TT-BTC dành riêng cho các hộ kinh doanh.
Fast e-Invoice: Giải pháp hóa đơn điện tử toàn diện, giúp shop lập, phát hành, quản lý hóa đơn điện tử đầu vào và đầu ra dễ dàng, an toàn và tuân thủ đầy đủ quy định của cơ quan thuế.
Fast e-Contract: Phần mềm quản lý hợp đồng điện tử này giúp tự động hóa quy trình ký kết và quản lý hợp đồng, đảm bảo tính pháp lý, tiết kiệm thời gian và chi phí cho shop.

>> Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng phần mềm Misa

2. Tại sao nên chọn phần mềm kế toán FAST

Phần mềm FAST là một trong những lựa chọn hàng đầu cho các nhà kinh doanh nhờ vào khả năng hỗ trợ quản trị, quản lý dễ dàng và đảm bảo tuân thủ pháp luật.

2.1. Tự động hóa quy trình bán hàng

Thay vì các thao tác thủ công lặp đi lặp lại, FAST giúp tự động hóa liền mạch quy trình bán hàng của shop. Dữ liệu từ đơn đặt hàng sẽ được tự động cập nhật để tạo phiếu xuất kho và hóa đơn điện tử, giúp đồng bộ thông tin giữa các bộ phận và giảm thiểu thời gian nhập liệu. Điều này giúp shop nắm bắt nhanh chóng tình hình tồn kho và công nợ của khách hàng, từ đó đưa ra quyết định kinh doanh nhanh chóng và hiệu quả hơn.

FAST - phần mềm kế toán hỗ trợ tự động hóa quy trình bán hàng tiết kiệm, hiệu quả.

2.2. Tiết kiệm thời gian và chi phí

Phần mềm FAST online hỗ trợ bộ phận kế toán các công việc tốn nhiều thời gian như tổng hợp báo cáo, đối chiếu ngân hàng hay tính giá thành sản phẩm. Mọi báo cáo tài chính, báo cáo quản trị đều được cập nhật theo thời gian thực và có thể xuất ra chỉ bằng vài cú nhấp chuột. Qua đó không chỉ giúp nhân sự tập trung vào các công việc mang lại giá trị cao hơn mà còn trực tiếp cắt giảm các chi phí liên quan đến in ấn, lưu trữ chứng từ truyền thống.

2.3. Giảm thiểu sai sót

Sai sót trong nhập liệu là một trong những rủi ro lớn nhất của việc hạch toán thủ công. Phần mềm kế toán FAST online hoạt động trên cơ sở dữ liệu tập trung, đảm bảo tính nhất quán và chính xác trên toàn hệ thống. Phần mềm còn tích hợp các cơ chế kiểm tra, đối chiếu thông minh để tự động cảnh báo khi phát hiện chênh lệch. Nhờ vậy shop luôn có được những báo cáo tài chính với độ tin cậy cao nhất để phục vụ công tác quản lý và ra quyết định kinh doanh.

2.4. Cập nhật và tuân thủ các quy định pháp luật

Một trong những giá trị quan trọng mà FAST mang lại là sự an tâm về mặt pháp lý. Phần mềm cam kết luôn cập nhật kịp thời các thay đổi trong chính sách thuế và chế độ kế toán của Nhà nước (ví dụ: Nghị định 68 về hóa đơn điện tử,...). Điều này giúp shop của bạn luôn hoạt động an toàn trong khuôn khổ pháp luật, nộp báo cáo chính xác và đúng hạn, tránh các rủi ro bị xử phạt không đáng có.

2.5. Hỗ trợ đa dạng

FAST không chỉ cung cấp sản phẩm mà là cả một hệ sinh thái giải pháp, từ phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử cho đến quản lý nhân sự, phù hợp với từng giai đoạn phát triển của shop. Bên cạnh đó, FAST có đội ngũ hỗ trợ chuyên nghiệp, sẵn sàng tư vấn, đào tạo và giải đáp thắc mắc cho khách hàng nhanh chóng.

3. Hướng dẫn sử dụng phần mềm FAST đơn giản, nhanh chóng

FAST là phần mềm kế toán trả phí, vì vậy nếu muốn cài đặt và sử dụng lâu dài phần mềm này, shop cần liên hệ với công ty FAST để được tư vấn các gói sử dụng và cách cài đặt. Tuy nhiên, đơn vị vẫn cung cấp bản dùng thử để shop trải nghiệm trước các tác vụ có phù hợp hay không. Cùng tìm hiểu cách tải phần mềm FAST dùng thử và một số tác vụ sau đây.

3.1. Cách tải FAST accounting bản dùng thử

Bước 1: Bạn nhấp vào link tải phần mềm kế toán Fast Accounting miễn phí dùng thử tại: https://fast.com.vn/phan-mem-ke-toan-fast-accounting/.

Bước 2: Sau đó shop điền đầy đủ các thông tin rồi nhấn vào GỬI NGAY. Ngay khi nhận được thông tin, FAST sẽ liên hệ để gửi bản dùng thử cho shop.

Shop điền đầy đủ thông tin rồi nhấn GỬI NGAY để nhận bản dùng thử.

3.2. Cách tải phần mềm FAST accounting online bản dùng thử

Bước 1: Shop nhấn vào link đăng ký dùng thử phần mềm kế toán Fast accounting online tại https://demo.faonline.vn/Main/registerForm.aspx.

Bước 2: Bạn nhập các thông tin vào và nhấn vào Nhận (Ok). Sau khi nhận được thông tin, shop sẽ nhận được email kích hoạt về địa chỉ email shop đã đăng ký tại form. Cuối cùng bạn chỉ cần nhấn vào link để trải nghiệm phần mềm.

Bạn điền thông tin rồi bấm vào Nhận (Ok).

Nếu shop có trải nghiệm tốt với FAST sau quá trình dùng thử, hãy liên hệ với hotline công ty để được hỗ trợ mua phần mềm và sử dụng lâu dài.

>> Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng phần mềm bán hàng Sapo

3.3. Hướng dẫn sử dụng phần mềm FAST accounting với các thao tác chung

Để bắt đầu làm việc hiệu quả với phần mềm kế toán FAST online, người dùng mới cần thực hiện tuần tự ba giai đoạn chính: Khai báo dữ liệu nền tảng (danh mục), nhập số dư đầu kỳ và sau đó là cập nhật các chứng từ phát sinh hàng ngày. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cho từng giai đoạn.

Bước 1: Khai báo dữ liệu nền tảng (Thiết lập các danh mục):

Đây là bước khởi tạo quan trọng, tạo ra khung sườn dữ liệu để phần mềm có thể hoạt động. Shop cần định nghĩa các đối tượng và thông tin sẽ được sử dụng thường xuyên trong quá trình hạch toán.

Danh mục khách hàng và nhà cung cấp:

+ Để khai báo Khách hàng, bạn vào Phân hệ Bán hàng & Công nợ phải thu, chọn Danh mục rồi chọn tiếp Danh mục khách hàng.

+ Để khai báo Nhà cung cấp, shop vào Phân hệ Mua hàng & Công nợ phải trả, click Danh mục và nhấn tiếp vào Danh mục nhà cung cấp.

Danh mục vật tư, hàng hóa: Shop truy cập Phân hệ Kế toán Tồn kho > Danh mục > Danh mục vật tư, hàng hóa.
Hệ thống Tài khoản Kế toán: Người bán chọn Phân hệ Kế toán Tổng hợp > Danh mục > Danh mục hệ thống tài khoản.
Một số danh mục quan trọng khác:

+ Danh mục Kho hàng: Định nghĩa các kho mà shop sử dụng để quản lý hàng tồn.
+ Danh mục Tài khoản Ngân hàng: Khai báo thông tin các tài khoản ngân hàng của shop.
+ Danh mục Vụ việc/Hợp đồng: Dùng để theo dõi doanh thu, chi phí theo từng dự án, công trình.
+ Danh mục các Khoản mục phí: Phân loại các chi phí phát sinh để phục vụ báo cáo quản trị.

Bước 2: Cập nhật số dư đầu kỳ:

Sau khi đã có các danh mục, shop cần nhập số dư của các tài khoản tại thời điểm bắt đầu sử dụng phần mềm (ví dụ: số dư tại ngày 31/12 của năm trước).

Ví dụ về nhập số dư tồn kho đầu kỳ:

+ Shop vào Phân hệ Kế toán Tồn kho > Số dư đầu kỳ > Cập nhật tồn kho đầu kỳ.
+ Khi nhập liệu, người bán cần cung cấp các thông tin sau cho từng mặt hàng như mã kho, mã hàng hóa, số lượng tồn, giá trị tồn.

Tương tự, bạn cần cập nhật các số dư quan trọng khác như:

+ Số dư công nợ của từng khách hàng.
+ Số dư công nợ phải trả cho từng nhà cung cấp.
+ Số dư tiền mặt tại quỹ và tiền gửi tại các ngân hàng.

3.4. Cách sử dụng danh mục Nhóm phí

Đây là danh mục dùng để phân nhóm các khoản mục chi phí, doanh thu có cùng tính chất. Hệ thống hỗ trợ phân nhóm theo 3 tiêu chí khác nhau thông qua trường Loại nhóm = 1/2/3. Điều này giúp cho việc lọc dữ liệu và lên báo cáo thống kê, phân tích theo nhóm.

Bước 1: Shop vào menu Tổng hợp, chọn Quản trị phí rồi click Danh mục nhóm phí.
Bước 2: Sau đó chọn biểu tượng Mới trên thanh công cụ.

Shop phân loại nhóm phí chính xác theo trường thông tin.

*Giải thích một số trường thông tin:

Loại nhóm: Chọn loại tiêu chí mà shop muốn tạo nhóm (chọn 1, 2, hoặc 3). Ví dụ: Chọn 1 nếu bạn đang muốn thêm một phòng ban mới.
Mã nhóm: Nhập một mã ngắn gọn, duy nhất và dễ nhớ cho nhóm bạn đang tạo. Ví dụ: IT.
Tên nhóm: Nhập tên diễn giải đầy đủ cho mã nhóm. Ví dụ: Chi phí phòng bán hàng.

Bước 3: Cuối cùng người bán chỉ cần nhấn Lưu là đã hoàn tất việc thêm nhóm phí mới.

3.5. Cách khai báo danh mục thuế suất thuế GTGT trên phần mềm FAST accounting

Đây là chức năng dùng để thiết lập và quản lý tất cả các mức thuế suất Giá trị gia tăng (GTGT) theo quy định của pháp luật Việt Nam (ví dụ: 0%, 5%, 10%, không chịu thuế,...).

Bước 1: Từ menu chính, shop vào phân hệ Kế toán Tổng hợp > Thuế > Danh mục thuế suất thuế GTGT.
Bước 2: Trên thanh công cụ, chọn biểu tượng Mới để khai báo một mã thuế suất mới.
Bước 3: Người bán điền các thông tin chi tiết cho mã thuế.

Trên giao diện màn hình, shop nhập các thông tin mã thuế.

Bước 4: Nhấn nút Lưu để hoàn tất.

4. Một số lưu ý về thao tác sử dụng phần mềm FAST

Để đảm bảo quá trình làm việc trên phần mềm kế toán FAST online được ổn định, bảo mật và hiệu quả, shop cần chú ý:

Thao tác đăng xuất đúng cách: Khi kết thúc hoặc tạm dừng công việc, bạn nên luôn nhấn vào biểu tượng ‘Thoát’ (thường ở góc trên bên phải màn hình) để đăng xuất khỏi tài khoản một cách an toàn.
Xử lý khi có cảnh báo ‘Phiên làm việc đã tồn tại’: Tại màn hình đăng nhập, shop chỉ cần nhấn vào dòng chữ ‘Hủy phiên làm việc trước’. Hệ thống sẽ tự động đóng phiên cũ và cho phép bạn đăng nhập vào một phiên làm việc mới.

Bên cạnh cách sử dụng FAST hỗ trợ quá trình tính toán chi phí, thuế hiệu quả, shop cũng cần kết hợp các kế hoạch marketing, chăm sóc khách hàng để nâng cao lợi nhuận. Trong đó, dịch vụ giao hàng nhanh chóng là một trong những yếu tố quyết định đến sự hài lòng, quay lại mua hàng vào lần sau. Vì vậy shop cần lựa chọn đơn vị vận chuyển uy tín, tốc độ nhanh chóng cùng cước phí tiết kiệm.

5. Giao Hàng Nhanh - Giao nhanh, giá tốt mọi đơn hàng đến khắp mọi miền

Công ty GHN chuyên cung cấp dịch vụ vận chuyển chuyên nghiệp, được tin dùng bởi hàng trăm nghìn chủ shop trên toàn quốc. Với sứ mệnh giao hàng nhanh chóng, an toàn cùng chi phí tối ưu, GHN đã trở thành đối tác vận chuyển đáng tin cậy, giúp các nhà bán hàng phát triển kinh doanh hiệu quả. Các ưu điểm nổi bật của Giao Hàng Nhanh:

Bảng giá GHN siêu hời: GHN Express có cước phí vận chuyển cạnh tranh từ 15.500 VNĐ/đơn hàng thường, 4.000 VNĐ/kg đơn hàng nặng (20kg đầu tiên).
Tốc độ giao hàng siêu nhanh: Với hệ thống phân loại tự động 100% và quy trình xử lý tối ưu, GHN cam kết tốc độ giao hàng vượt trội, chỉ trong 24 giờ đơn nội thành, 1-2 ngày đơn liên tỉnh.
Dịch vụ kèm theo đa dạng: GHN VN phát triển các dịch vụ kèm theo như Giao 1 phần - Trả 1 phần, Giao thất bại - Thu tiền, Cảnh báo bom hàng,... giúp shop giảm tỷ lệ hoàn/bom hàng.
Bưu cục GHN rộng khắp: Đơn vị sở hữu mạng lưới hơn 2.000 bưu cục phủ sóng khắp 63 tỉnh thành, kể cả các huyện đảo xa. Điều này đảm bảo việc gửi hàng của shop luôn thuận tiện và hàng hóa được giao đến tận tay người nhận ở mọi miền đất nước.
Shipper chuyên nghiệp, làm việc 7 ngày/tuần: Đội ngũ shipper của GHN được đào tạo bài bản, thân thiện và chuyên nghiệp, giao hàng an toàn suốt cả tuần.

Dù mặt hàng nặng hay nhẹ ở bất cứ đâu, shipper GHN vẫn luôn có mặt nhận hàng và giao tận tay khách hàng.

>> Shop hãy nhanh chóng đăng ký Giao Hàng Nhanh ngay để được trải nghiệm những dịch vụ giao hàng chuyên nghiệp nhé!

Tóm lại, phần mềm FAST thực sự là công cụ đắc lực cho các chủ shop trong thời đại số. Thay vì sử dụng sổ sách, người bán sẽ có được hỗ trợ quản lý thu chi, lời lỗ và yên tâm về thuế, từ đó dành trọn tâm trí và thời gian để sáng tạo sản phẩm và phát triển cửa hàng của mình.

Bài viết liên quan: