15 phần mềm chấm công tốt và dễ sử dụng nhất hiện nay
- Ngày đăng:
- Tip bán hàng
Đối với các chủ shop, việc quản lý giờ giấc làm việc của nhân viên đôi khi khá đau đầu và mất thời gian. Sử dụng phần mềm chấm công chính là giải pháp giúp bạn tự động hóa quy trình này, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc tính lương thưởng. Hãy cùng khám phá ngay 15 phần mềm tốt và dễ sử dụng nhất, được dự đoán sẽ là xu hướng trong năm 2025 nhé!
1. Phần mềm quản lý chấm công là gì?
Phần mềm chấm công là công cụ được phát triển để theo dõi, ghi nhận và quản lý thời gian làm việc của nhân viên một cách tự động. Thay vì chấm công thủ công bằng sổ sách, phần mềm sẽ tổng hợp dữ liệu và giúp bạn tính toán một cách chính xác, nhanh chóng.
Các tính năng cơ bản của phần mềm này bao gồm:
- Ghi nhận thời gian vào - ra của nhân viên (check-in/check-out).
- Quản lý ca làm việc, lịch làm việc linh hoạt.
- Tự động tổng hợp công, tính ngày nghỉ, giờ làm thêm.
- Xuất báo cáo chi tiết theo ngày, tuần, tháng.
- Tích hợp với các thiết bị chấm công như máy vân tay, thẻ từ hoặc chấm công qua điện thoại.
Phần mềm chấm công tính lương giúp theo dõi và quản lý thời gian làm việc, lương thưởng nhân viên hiệu quả hơn.
2. Vì sao nên dùng phần mềm máy chấm công?
Sử dụng phần mềm máy chấm công giúp chủ shop tối ưu thời gian quản lý, tăng độ chính xác trong tính lương thưởng cũng như minh bạch thông tin đối với nhân viên.
Dưới đây là 6 ưu điểm chi tiết khi dùng phần chấm công tính lương:
- Tiết kiệm thời gian: Phần mềm tự động hóa toàn bộ quá trình ghi nhận và tổng hợp dữ liệu chấm công, giúp chủ shop không còn phải tính toán thủ công. Nhờ đó, bạn sẽ có thêm thời gian để tập trung vào việc bán hàng và chăm sóc khách hàng.
- Tiện lợi: Nhân viên có thể chấm công linh hoạt bằng nhiều hình thức như vân tay, khuôn mặt, GPS hay qua ứng dụng di động. Quản lý cũng có thể theo dõi và quản lý từ xa mọi lúc mọi nơi chỉ với một chiếc điện thoại thông minh.
- Độ chính xác cao: Dữ liệu được ghi nhận theo thời gian thực và không thể can thiệp, giúp loại bỏ hoàn toàn các sai sót so với việc ghi chép bằng tay. Điều này đảm bảo kết quả công, lương thưởng luôn chính xác.
- Quản lý dễ dàng: Mọi dữ liệu về giờ công, ngày nghỉ, đi trễ, về sớm của nhân viên đều được hệ thống hóa trên một nền tảng duy nhất. Chủ shop có thể dễ dàng truy xuất và xem báo cáo tổng quan hoặc chi tiết chỉ với vài cú nhấp chuột.
- Tăng sự minh bạch: Khi mọi dữ liệu chấm công đều rõ ràng và công khai, nhân viên có thể tự theo dõi bảng công của mình. Điều này giúp xây dựng môi trường làm việc công bằng, minh bạch và hạn chế các vấn đề phát sinh.
3. Gợi ý phần mềm chấm công tốt và dễ dùng mới nhất
Thị trường hiện nay có rất nhiều lựa chọn phần mềm chấm công online và offline. Dưới đây là danh sách 15 phần mềm được đánh giá cao về tính năng và sự tiện dụng mà các chủ shop có thể tham khảo.
3.1. Phần mềm Base Checkin
Base Checkin là một trong những ứng dụng chấm công phổ biến thuộc hệ sinh thái quản trị Base.vn. Phần mềm này nổi bật với khả năng chấm công đa dạng và tích hợp sâu với các ứng dụng quản lý nhân sự, công việc khác.
Tính năng nổi bật:
- Chấm công qua Wifi, GPS.
- Hiển thị thông tin chấm công nhanh chóng.
- Có thể thông báo cho quản lý nếu có sai sót qua mục comment.
- Dễ dàng tìm kiếm thông tin khi cần.
- Tích hợp với Base HRM để quản lý nhân sự toàn diện.
- Chi phí: Với gói Starter, mức giá là 450.000 VNĐ/tháng cho tối đa 30 tài khoản.
Base Checkin là phần mềm chấm công được nhiều shop tin dùng hiện nay.
3.2. Phần mềm Hubstaff
Hubstaff là giải pháp lý tưởng cho các đội nhóm làm việc từ xa hoặc có tính chất công việc di chuyển nhiều. Phần mềm này tập trung vào việc theo dõi thời gian làm việc trên máy tính và định vị GPS.
Tính năng nổi bật:
- Theo dõi thời gian làm việc trên từng ứng dụng, trang web.
- Chấm công dựa vào dự án, nhiệm vụ làm việc.
- Lên lịch làm việc dễ dàng.
- Tích hợp 30 ứng dụng để quản lý dự án, chấm công, kế toán,...
- Cung cấp 17 loại báo cáo về thời gian, năng suất làm việc.
Chi phí: Bản dùng thử miễn phí 14 ngày và từ 4.99 USD/người/ tháng (tối thiểu 2 người).
3.3. Phần mềm TSheets
TSheets, hiện có tên là QuickBooks Time, là một phần mềm mạnh mẽ đến từ Intuit. Đây là lựa chọn hàng đầu cho các doanh nghiệp cần một giải pháp phần mềm chấm công tính lương chính xác và tích hợp liền mạch với hệ thống kế toán.
Tính năng nổi bật:
- Chấm công qua di động với GPS.
- Lên lịch làm việc cho nhân viên.
- Quản lý nghỉ phép hiệu quả.
- Báo cáo chi tiết và tích hợp với QuickBooks.
Chi phí:
- Gói Premium là 20 USD phí duy trì và 8 USD/người dùng mỗi tháng.
- Gói Elite là 40 USD phí duy trì và 10 USD/người dùng mỗi tháng.
3.4. Phần mềm quản lý chấm công Replicon
Replicon cung cấp một bộ giải pháp quản lý thời gian toàn diện, không chỉ dừng lại ở việc chấm công. Phần mềm này phù hợp cho các doanh nghiệp muốn quản lý thời gian theo dự án và khách hàng.
Tính năng nổi bật:
- Đồng bộ đồng hồ chấm công hiện đại.
- Quản lý lương và thời gian nghỉ phép.
- Chấm công nhanh trên app và website.
- Theo dõi thời gian theo dự án.
Chi phí: Gói Quick Start là 30 USD/tháng cho tối đa 5 người dùng. Mỗi người dùng bổ sung sẽ tính thêm 5 USD/người.
3.5. Phần mềm ACheckin
ACheckin là một app chấm công miễn phí và có trả phí được phát triển tại Việt Nam. Phần mềm có giao diện thân thiện, dễ sử dụng, phù hợp với các cửa hàng, văn phòng vừa và nhỏ.
Tính năng nổi bật:
- Chấm công bằng face ID, Wifi, GPS.
- Cập nhật chấm công theo thời gian thực, hạn chế lỗi nhận diện khuôn mặt.
- Quản lý đơn từ, lịch làm việc ngay trên app.
- Có hơn 50 mẫu báo cáo quản lý chấm công, nhân sự.
- Đồng bộ dữ liệu với phần mềm xếp ca, tính lương cùng hệ sinh thái.
Chi phí: Có gói miễn phí cho quy mô dưới 50 nhân sự. Gói trả phí có nhiều tính năng nâng cao hơn với mức giá từ 199.000 VNĐ/tháng.
Phần mềm chấm công online ACheckin có đa dạng hình thức chấm công, dữ liệu được đồng bộ và kiểm soát chặt chẽ.
3.6. Phần mềm OnTheClock
OnTheClock là một giải pháp chấm công trực tuyến đơn giản nhưng hiệu quả. Phần mềm này được yêu thích bởi sự tiện lợi và chi phí hợp lý, phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ.
Tính năng nổi bật:
- Chấm công bằng vân tay, GPS.
- Tính toán giờ làm thêm tự động.
- Quản lý ngày nghỉ phép của nhân viên chính xác.
- Theo dõi vị trí làm việc của nhân viên.
Chi phí: Miễn phí cho 2 người dùng. Sau đó, chi phí được tính theo số lượng nhân viên với mức giá từ 2.50 USD/người dùng/tháng.
3.7. Phần mềm Tanca
Tanca là một phần mềm chấm công qua điện thoại và quản lý nhân sự toàn diện. Giải pháp này cung cấp nhiều hình thức chấm công hiện đại và tích hợp nhiều tiện ích quản lý khác. Phần mềm phù hợp với doanh nghiệp vừa và lớn.
Tính năng nổi bật:
- Chấm công bằng AI Camera, GPS, Wifi, vân tay.
- Quản lý ca làm việc linh hoạt.
- Tự động tính lương.
Chi phí: Miễn phí với 5 tài khoản. Bản trả phí sẽ tính theo đầu người hoặc theo tháng.
3.8. Phần mềm chấm công online VeriClock
VeriClock là giải pháp chấm công dựa trên nền tảng đám mây, cho phép xác thực thời gian và địa điểm chấm công theo thời gian thực. Phần mềm này phù hợp cho các ngành nghề có nhân viên làm việc tại nhiều địa điểm khác nhau.
Tính năng nổi bật:
- Chấm công qua điện thoại, SMS hoặc cuộc gọi.
- Xác thực vị trí bằng GPS.
- Nhập liệu bảng công và tính lương tự động.
- Báo cáo chi tiết và có thể tùy chỉnh.
Chi phí: Có bản miễn phí và trả phí từ 5 USD/người dùng/tháng.
3.9. Phần mềm quản lý chấm công Buddy Punch
Buddy Punch cung cấp giải pháp chấm công online đơn giản và dễ cài đặt. Chủ shop có thể thiết lập và sử dụng ngay lập tức mà không cần các kiến thức kỹ thuật phức tạp.
Tính năng nổi bật:
- Chấm công bằng mã PIN, nhận diện khuôn mặt, mã QR.
- Quản lý chấm công theo địa chỉ IP và hình ảnh từ webcam.
- Theo dõi nghỉ phép của nhân viên.
- Tự động tính giờ làm thêm.
- Tích hợp với các phần mềm tính lương phổ biến.
Chi phí: Miễn phí và trả phí với mức giá từ 3.49 USD/người dùng/tháng.
Buddy Punch là phần mềm chấm công rất dễ sử dụng, quản lý thời gian làm việc nhân viên hiệu quả.
3.10. Phần mềm UKG Ready
UKG Ready là một giải pháp quản trị nhân sự (HCM) tất cả trong một, trong đó có module chấm công và tính lương rất hiệu quả. Phần mềm phù hợp cho các doanh nghiệp có quy mô từ trung bình đến lớn.
Tính năng nổi bật:
- Quản lý thời gian và lịch làm việc thông minh.
- Chấm công trên nhiều nền tảng như đồng hồ chấm công, ứng dụng di động, website.
- Tự động hóa tính lương phức tạp.
- Phân tích dữ liệu nhân sự chuyên sâu.
Chi phí: Phí duy trì hệ thống là 40 USD/tháng và 3.8 USD/nhân viên/tháng. Nếu bạn muốn dùng các tính năng nâng cao cần trả thêm 25 USD/tháng.
3.11. Phần mềm WISAMI
WISAMI là phần mềm quản lý chấm công, nhân sự được nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam tin dùng. Phần mềm này nổi bật với khả năng tùy biến cao để phù hợp với các quy định chấm công đặc thù của từng công ty.
Tính năng nổi bật:
- Có nhiều hình thức chấm công như wifi, GPS, vân tay,...
- Tính công tự động, đảm bảo chính xác.
- Quy trình nghỉ phép được tối giản hóa, thực hiện ngay trên ứng dụng di động.
- Quản lý hồ sơ nhân sự và hợp đồng lao động.
Chi phí: Miễn phí 30 ngày và tính phí từ 10.000 VNĐ/người/tháng với chu kỳ thanh toán 6 tháng 1 lần.
3.12. Phần mềm chấm công miễn phí Wise Eye
Wise Eye là phần mềm máy chấm công quen thuộc, thường đi kèm với các thiết bị chấm công vân tay, thẻ từ của thương hiệu Ronald Jack/ZKTeco/Wise Eye. Đây là một lựa chọn phổ biến cho các cửa hàng, văn phòng truyền thống.
Tính năng nổi bật:
- Theo dõi hoạt động nhân viên theo thời gian thực.
- Chấm công bằng sinh trắc học, nhận diện khuôn mặt.
- Hỗ trợ sắp xếp lịch trình tạm thời cho nhân viên.
- Xuất báo cáo chấm công ra file Excel.
- Quản lý thông tin nhân viên cơ bản.
Chi phí: Miễn phí
3.13. Phần mềm 1Office
1Office là nền tảng quản trị tổng thể doanh nghiệp, cung cấp phân hệ quản lý nhân sự và chấm công mạnh mẽ. Giải pháp này cho phép đồng bộ dữ liệu chấm công với quản lý công việc và tính lương tự động.
Tính năng nổi bật:
- Chấm công đa hình thức (GPS, Wifi, FaceID).
- Liên kết dữ liệu công với hệ thống KPI và lương thưởng.
- Tính toán lương thưởng chính xác cho nhân viên.
- Cung cấp nhiều giải pháp quản lý nhân sự như nghỉ phép, lên lịch làm việc, hồ sơ nhân viên,...
Chi phí: Có nhiều gói dịch vụ gồm miễn phí và trả phí từ 40.000 VNĐ/người/tháng.
Phần mềm 1Office cung cấp giải pháp chấm công toàn diện và linh hoạt.
3.14. Phần mềm chấm công qua điện thoại Sổ Chấm Công
Sổ Chấm Công là một ứng dụng di động tập trung vào việc giúp các chủ doanh nghiệp nhỏ, chủ shop quản lý chấm công một cách nhanh chóng và tiện lợi ngay trên điện thoại.
Tính năng nổi bật:
- Chấm công bằng vân tay, khuôn mặt.
- Tự động tính công và gửi bảng lương qua Zalo.
- Quản lý nhân viên như hồ sơ, bảng lương,...
- Quản lý lịch làm việc như ca làm, giờ làm, thời gian nghỉ phép.
Chi phí: Cung cấp gói miễn phí và các gói trả phí với nhiều tính năng hơn.
3.15. Phần mềm Bitrix
Bitrix là một nền tảng làm việc và quản lý doanh nghiệp toàn diện. Phần mềm cung cấp công cụ quản lý thời gian và chấm công linh hoạt, phù hợp cho các đội nhóm cộng tác.
Tính năng nổi bật:
- Theo dõi giờ làm việc trực tuyến.
- Quản lý lịch làm việc và báo cáo công việc.
- Tích hợp với CRM và quản lý dự án.
- Cung cấp báo cáo, phân tích dữ liệu nhân viên.
Chi phí: Có gói miễn phí với tính năng giới hạn. Các gói trả phí có mức giá đa dạng.
4. Tiêu chí chọn phần mềm máy chấm công tính lương phù hợp
Để chọn được phần mềm chấm công tính lương ưng ý, chủ shop nên xem xét kỹ lưỡng các tiêu chí quan trọng như giao diện, các tính năng, độ bảo mật,... Điều này giúp đảm bảo phần mềm không chỉ giải quyết được vấn đề trước mắt mà còn hỗ trợ phát triển lâu dài.
4.1. Giao diện dễ sử dụng
Một phần mềm có giao diện trực quan, thân thiện sẽ giúp cả quản lý và nhân viên dễ dàng làm quen và sử dụng. Điều này giúp tiết kiệm thời gian đào tạo và giảm thiểu các thao tác sai trong quá trình vận hành.
4.2. Tích hợp được với bảng lương và phần mềm nhân sự
Khả năng tích hợp là yếu tố cực kỳ quan trọng để tạo nên một quy trình liền mạch. Một phần mềm chấm công tốt cần kết nối được với hệ thống tính lương để tự động hóa việc chi trả, tránh sai sót khi nhập liệu thủ công.
4.3. Hỗ trợ chấm công linh hoạt: vân tay, GPS, mobile app
Tùy vào đặc thù kinh doanh, bạn nên chọn phần mềm hỗ trợ đa dạng phương thức chấm công. Điều này vừa tạo sự thuận tiện cho nhân viên (đặc biệt là nhân viên làm việc online), vừa đảm bảo dữ liệu được ghi nhận chính xác.
Phần mềm cần hỗ trợ nhiều hình thức chấm công để thuận tiện hơn cho nhân viên.
4.4. Có thể truy cập dữ liệu từ xa và theo thời gian thực
Là một người quản lý, bạn cần nắm bắt tình hình nhân sự mọi lúc mọi nơi. Hãy chọn phần mềm nền tảng đám mây để có thể xem báo cáo, duyệt đơn xin nghỉ... ngay trên điện thoại hoặc máy tính dù không có mặt tại cửa hàng.
4.5. Bảo mật và tuân thủ pháp lý
Dữ liệu chấm công và thông tin nhân viên là những dữ liệu nhạy cảm, cần được bảo vệ an toàn. Hãy đảm bảo nhà cung cấp có các chính sách bảo mật rõ ràng và phần mềm tuân thủ các quy định của pháp luật lao động Việt Nam.
5. Câu hỏi thường gặp
Khi tìm hiểu về các giải pháp chấm công, các chủ shop thường có một vài thắc mắc chung. Dưới đây là giải đáp cho những câu hỏi phổ biến nhất.
5.1. Nên chọn phần mềm chấm công miễn phí hay có phí?
Phần mềm chấm công miễn phí là lựa chọn tốt cho các shop nhỏ hoặc mới bắt đầu kinh doanh để tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, các phiên bản này thường bị giới hạn tính năng và không được hỗ trợ kỹ thuật, trong khi phần mềm có phí sẽ cung cấp giải pháp toàn diện, bảo mật và ổn định hơn.
5.2. App chấm công miễn phí có thể kết hợp với những máy chấm công nào?
Hầu hết các app chấm công miễn phí thường hoạt động độc lập trên điện thoại thông qua GPS, Wifi hoặc QR Code. Một số ít phần mềm miễn phí (thường là bản đi kèm máy) có thể kết nối với các dòng máy chấm công cụ thể, bạn cần kiểm tra thông tin tương thích từ nhà sản xuất.
5.3. Phần mềm máy chấm công hoạt động như thế nào?
Phần mềm máy chấm công hoạt động bằng cách kết nối với thiết bị chấm công (máy vân tay, thẻ từ) qua mạng LAN hoặc Internet. Khi nhân viên chấm công, dữ liệu sẽ được máy ghi nhận và đồng bộ về phần mềm để xử lý, tổng hợp và xuất thành các báo cáo chi tiết.
Việc lựa chọn một phần mềm chấm công phù hợp sẽ giúp các chủ shop tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự, từ đó có thêm thời gian để phát triển kinh doanh. Bên cạnh quản lý nhân sự, việc tối ưu chi phí vận hành như giao hàng cũng là một yếu tố quan trọng. Để tiết kiệm chi phí, thay vì tự xây dựng đội ngũ giao hàng tốn kém, các shop có thể hợp tác với đơn vị vận chuyển chuyên nghiệp như Giao Hàng Nhanh (GHN).
GHN Express - Giao nhanh giá tốt, tiết kiệm chi phí đáng kể cho shop GHN mang đến giải pháp vận chuyển tối ưu cho các shop kinh doanh online với nhiều ưu điểm vượt trội như:
GHN đảm bảo hàng hóa được giao nhanh mỗi ngày, kể cả cuối tuần. |
