Procurement là gì trong logistics? Quy trình thu mua chi tiết

Ngày đăng: 23/07/2025
Kiến thức giao hàng
– Cập nhật lần cuối: 24/07/2025

Hiểu rõ procurement là gì và cách áp dụng như thế nào là “chìa khóa” giúp shop tối ưu hóa chi phí và đảm bảo nguồn hàng ổn định. Hãy tiếp tục theo dõi những nội dung hữu ích trong bài viết để việc kinh doanh của shop trở nên thuận lợi và phát đạt hơn nhé.

1. Procurement là gì trong logistics?

Procurement, hay còn gọi là thu mua, là toàn bộ quá trình tìm kiếm, chọn và mua sắm hàng hóa từ các nguồn cung ứng bên ngoài. Quá trình này không chỉ đơn thuần là mua hàng, mà còn bao gồm các hoạt động đàm phán, quản lý nhà cung cấp và đảm bảo chất lượng.

Procurement là khái niệm để chỉ một quá trình liên quan đến việc mua bán hàng hóa, bắt đầu từ bước nghiên cứu, tư vấn, quản lý sản phẩm đến đánh giá hiệu quả.

>> Xem thêm: LCL là gì trong xuất nhập khẩu? Hướng dẫn cách tính cước vận chuyển

2. 5 loại hình Procurement nổi bật

Hiện có 5 loại Procurement cơ bản là mua sắm trực tiếp, mua sắm gián tiếp, mua sắm dịch vụ, mua sắm công và mua sắm tư nhân. Mỗi loại có những ưu điểm và hướng đến tệp người dùng khác nhau. Bên dưới là phân tích chi tiết cho shop dễ dàng phân biệt:

Direct Procurement (Mua sắm trực tiếp): Mua sắm trực tiếp liên quan đến việc thu mua nguyên vật liệu và hàng hóa cần thiết cho sản phẩm. Ví dụ, một xưởng may sẽ mua vải, chỉ, nút áo.
Indirect Procurement (Mua sắm gián tiếp): Mua sắm gián tiếp bao gồm việc mua các sản phẩm, dịch vụ không trực tiếp tạo ra sản phẩm cuối cùng nhưng cần thiết để vận hành. Ví dụ như văn phòng phẩm, dịch vụ vệ sinh, hay phần mềm quản lý bán hàng.
Services Procurement (Mua sắm dịch vụ): Mua sắm dịch vụ là việc thuê cá nhân hoặc công ty ngoài thực hiện danh sách công việc cụ thể. Chẳng hạn như thuê nhân công thời vụ, chuyên gia tư vấn, hoặc đơn vị vận chuyển.
Public Procurement (Mua sắm công): Mua sắm công là quá trình thu mua hàng hóa và dịch vụ được thực hiện bởi cơ quan chính phủ hoặc tổ chức nhà nước. Quá trình này thường phải tuân thủ quy định nghiêm ngặt về tính minh bạch, công bằng và cạnh tranh.
Private Procurement (Mua sắm tư nhân): Mua sắm tư nhân là hoạt động thu mua được tiến hành bởi các công ty, doanh nghiệp tư nhân không thuộc sở hữu nhà nước. Quy trình này linh hoạt hơn và tập trung vào tối ưu hóa lợi nhuận và hiệu quả kinh doanh.

3. Mục tiêu của Procurement trong logistics

Mục tiêu cơ bản của procurement là đảm bảo nguồn cung ứng ổn định, chất lượng và giá hợp lý cho shop. Ngoài ra còn có một số vai trò quan trọng khác như:

Đảm bảo chuỗi cung ứng: Mục tiêu hàng đầu là đảm bảo nguồn cung ổn định, không bị gián đoạn. Điều này giúp hoạt động sản xuất, kinh doanh của shop diễn ra liên tục, đáp ứng kịp thời nhu cầu khách hàng.
Tối ưu chi phí: Procurement hiệu quả giúp shop tìm nhà cung cấp với mức giá tốt nhất mà vẫn đảm bảo chất lượng. Từ đó, người bán giảm thiểu chi phí vận hành và đạt doanh thu lớn, thu hồi vốn nhanh.
Đảm bảo chất lượng hàng hóa: Quá trình thu mua không chỉ đơn giản là tìm hàng giá rẻ mà còn phải đảm bảo sản phẩm đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng đề ra. Nhờ thế, shop giữ niềm tin khách hàng.
Đánh giá và quản lý rủi ro: Hoạt động thu mua luôn tiềm ẩn những rủi ro như nhà cung cấp giao hàng chậm, chất lượng không đồng đều hoặc biến động giá cả. Procurement giúp người bán nhận diện, đánh giá và xây dựng kế hoạch dự phòng nhằm giảm thiểu tác động tiêu cực đến hoạt động kinh doanh.
Xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp: Một mục tiêu quan trọng khác là xây dựng và duy trì mối quan hệ hợp tác tốt đẹp, lâu dài giữa shop và các nhà cung cấp. Điều này mang lại nhiều lợi ích như được ưu tiên về nguồn hàng, giá cả ưu đãi và hỗ trợ kịp thời khi có vấn đề phát sinh.

Procurement vừa đảm bảo chuỗi cung ứng ổn định, vừa tối ưu chi phí và xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng và nhà cung cấp.

>> Xem thêm: Phương thức thanh toán LC trong xuất nhập khẩu là gì?

4. Quy trình thu mua Procurement là gì?

Xây dựng quy trình thu mua chuyên nghiệp giúp shop quản lý nhập hàng hiệu quả. Dưới đây là 8 bước cơ bản trong quy trình Procurement mà bạn có thể tham khảo:

4.1 Xác định nhu cầu hàng hóa

Đây là bước đầu tiên khi người bán cần xác định loại hàng hóa, số lượng và tiêu chuẩn chất lượng cần thiết. Qua đó, người bán có thể đưa ra quyết định nhập hàng hoặc thanh lý chính xác.

4.2 Gửi yêu cầu mua hàng

Sau khi xác định nhu cầu, người bán tiến hành đặt đơn phù hợp với ngân sách. Đây là bước quan trọng để kiểm soát chi tiêu nội bộ.

4.3 Tham khảo và lựa chọn nhà cung cấp

Ở bước này, shop tìm kiếm, sàng lọc và đánh giá chất lượng của các nhà cung cấp tiềm năng dựa trên tiêu chí giá cả, chất lượng, độ uy tín và thời gian giao hàng. Việc lựa chọn đúng đối tác sẽ quyết định đến 50% thành công của hoạt động thu mua.

4.4 Đàm phán giá cả và các điều khoản trong hợp đồng

Sau khi chọn được nhà cung cấp, hai bên tiến hành đàm phán giá cả, điều khoản thanh toán, chính sách bảo hành và thời gian vận chuyển. Mục tiêu của bước này là đạt thỏa thuận có lợi cho cả hai bên, ghi rõ trong hợp đồng.

4.5 Tạo đơn đặt hàng

Khi đã thống nhất mọi điều khoản, người bán tạo một Đơn đặt hàng (Purchase Order) chính thức và gửi cho nhà cung cấp. Đơn đặt hàng là một tài liệu pháp lý xác nhận việc mua bán, trong đó nêu rõ thông tin về sản phẩm, số lượng, giá cả và các điều kiện đã thỏa thuận.

4.6 Vận chuyển hàng và theo dõi, quản lý đơn hàng

Sau khi nhà cung cấp hoàn tất đơn hàng, bước tiếp theo là vận chuyển hàng hóa đến kho shop. Ở giai đoạn này, lựa chọn đối tác vận chuyển uy tín rất quan trọng để đảm bảo hàng hóa được giao an toàn và đúng tiến độ.

>> Xem thêm: Packing list là gì trong xuất nhập khẩu? Những điều shop cần lưu ý

Dịch vụ giao hàng nhanh, giá tốt, uy tín TOP đầu Việt Nam - Giao Hàng Nhanh (GHN)

Công ty Cổ phần Dịch vụ Giao Hàng Nhanh (GHN) có kinh nghiệm hơn 12 năm hoạt động cũng như hiện đang đồng hành cùng 100.000 shop online và doanh nghiệp. Vì thế, shop an tâm có thể trải nghiệm dịch vụ vận chuyển chất lượng, đáng tin cậy.

Bên dưới là những quyền lợi shop nhận được khi liên kết trực tiếp cùng GHN:

Giao nhận nhanh chóng: Công ty GHN sở hữu mạng lưới bưu cục rộng khắp cả nước, có thể rút ngắn thời gian giao hàng tối đa. Trong đó, đơn nội thành chỉ cần 24 giờ, còn đơn liên tỉnh Hà Nội - Sài Gòn mất 1 - 2 ngày.
Hỗ trợ lưu kho, xử lý hàng hóa theo yêu cầu: Ngoài vận chuyển, công ty Giao Hàng Nhanh còn cung cấp dịch vụ kho bãi và xử lý đơn hàng chuyên nghiệp - GHN Fulfillment. Do đó, shop an tâm lưu trữ hàng hóa tại kho GHN và để GHN phụ trách đóng gói, giao hàng nhanh chóng khi có đơn.
Cước phí hợp lý: Cước phí Giao Hàng Nhanh rất cạnh tranh kèm theo nhiều chương trình ưu đãi dành cho chủ shop. Đối với đơn thông thường, GHN đồng giá từ 15.5K/đơn, còn đơn nặng ký hoặc cồng kềnh thì chỉ cần 4.000 đồng/kg cho 20 kg đầu tiên. Điều này giúp shop tối ưu chi phí vận chuyển, gia tăng lợi nhuận.
Theo dõi tình trạng hàng hóa với app/web hiện đại: Hệ thống quản lý web/app GHN VN rất trực quan và dễ sử dụng. Vì thế, người bán dễ dàng theo dõi hành trình của lô hàng theo thời gian thực, từ lúc lấy hàng từ nhà cung cấp đến khi về kho. Qua đó, shop chủ động hơn trong việc quản lý và sắp xếp hàng hóa.

Giao Hàng Nhanh cùng shop “bức tốc” doanh thu nhờ tốc độ giao hàng ấn tượng, cước phí hợp lý cùng dịch vụ GHN Fulfillment chuyên nghiệp.

>> Đăng ký sử dụng dịch vụ của GHN ngay hôm nay để tối ưu hóa khâu vận chuyển và nâng cao hiệu quả kinh doanh shop nhé!

4.7 Thanh toán

Khi nhận đủ hàng và kiểm tra chất lượng, shop thanh toán cho nhà cung cấp theo các điều khoản đã thỏa thuận. Điều này giúp xây dựng uy tín và mối quan hệ tốt đẹp với đối tác.

4.8 Đánh giá hiệu suất nhà cung cấp

Đây là bước cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng giúp shop đánh giá lại toàn bộ quá trình hợp tác với nhà cung cấp. Lúc này shop cần xem xét thật kỹ các yếu tố như chất lượng sản phẩm, thời gian giao hàng, khả năng hỗ trợ để quyết định có tiếp tục hợp tác trong tương lai hay không.

>> Xem thêm: Ocean Freight là gì? Phân loại các loại phụ phí Ocean Freight

5. Sự khác biệt giữa Purchasing và Procurement

Purchasing và Procurement là hai khái niệm dễ nhầm lẫn, nhưng chủ shop có thể dễ phân biệt qua một số yếu tố như phạm vi, mục tiêu, quá trình hoạt động và mối quan hệ với người gửi. Thông tin cụ thể như sau:

Tiêu chí	Procurement (Thu mua)	Purchasing (Mua hàng)
Khái niệm	Là một quá trình chiến lược bao gồm nhiều hoạt động trước, trong và sau khi mua hàng.	Là một hoạt động trong Procurement, tập trung vào hành động mua hàng hóa, dịch vụ.
Phạm vi	Rộng, mang tính chiến lược, bao gồm cả Purchasing.	Hẹp, mang tính giao dịch, là một phần của Procurement.
Mục tiêu	Tạo ra giá trị, quản lý rủi ro, xây dựng quan hệ đối tác lâu dài.	Mua hàng với chi phí thấp, đúng số lượng và thời gian
Quá trình và hoạt động	Xác định nhu cầu, tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp, đàm phán hợp đồng, quản lý quan hệ, đánh giá hiệu suất.	Gửi đơn đặt hàng, theo dõi giao hàng, nhận hàng và thanh toán.
Mối quan hệ với người gửi	Tập trung xây dựng mối quan hệ đối tác chiến lược, lâu dài	Chủ yếu là mối quan hệ giao dịch, ngắn hạn.

6. Một số khó khăn trong hoạt động Procurement

Procurement tuy mang lại nhiều lợi ích tích cực với hoạt động kinh doanh, nhưng đồng nghĩa đặt ra không ít thách thức cho shop về cách quản lý nguồn cung cấp hàng, kỹ năng đàm phán,... Cụ thể:

Quản lý nhà cung cấp kém hiệu quả: Nếu thiếu hệ thống theo dõi và đánh giá có thể dẫn đến hợp tác với nhà cung cấp không đáng tin cậy. Điều này ảnh hưởng không tốt đến chất lượng hàng hóa và tiến độ giao hàng.
Rủi ro từ chuỗi cung ứng: Các yếu tố bất ngờ như thiên tai, dịch bệnh hay biến động chính trị có thể làm gián đoạn chuỗi cung ứng toàn cầu. Vì thế, việc nhập hàng trở nên khó khăn và tốn kém hơn.
Đàm phán không thành công: Thiếu kỹ năng đàm phán sẽ buộc shop chấp nhận điều khoản bất lợi về giá cả và chính sách. Từ đó làm giảm khả năng cạnh tranh và lợi nhuận.
Thiếu minh bạch trong nội bộ: Quy trình thu mua không rõ ràng tạo cơ hội hành vi gian lận, gây thất thoát cho người bán. Qua đó kiểm soát chi tiêu của shop trở nên khó khăn.

Procurement đặt ra nhiều thách thức cho shop trong việc quản lý nguồn cung ứng, doanh thu và dự kiến rủi ro có thể xảy ra.

7. Câu hỏi thường gặp

Dưới đây là giải đáp một số câu hỏi thường gặp khác, liên quan đến lĩnh vực Procurement:

7.1 Tiêu chí đánh giá nhà cung cấp hiệu quả là gì?

Các tiêu chí quan trọng để đánh giá một nhà cung cấp hiệu quả bao gồm giá cả cạnh tranh, chất lượng sản phẩm ổn định, thời gian giao hàng đúng hẹn và năng lực sản xuất. Bên cạnh đó, shop cũng nên xem xét sự uy tín trên thị trường và khả năng hỗ trợ, giao tiếp của họ.

7.2 Nếu muốn trở thành chuyên viên Procurement thì cần làm gì?

Để trở thành một chuyên viên Procurement, chủ shop cần trang bị kiến thức vững chắc về chuỗi cung ứng, logistics và quản trị kinh doanh. Bên cạnh đó, các kỹ năng mềm như đàm phán, giao tiếp, phân tích dữ liệu và giải quyết vấn đề cũng cực kỳ quan trọng.

7.3 Các công cụ nào hỗ trợ hoạt động Procurement nhanh hơn?

Hiện nay, có rất nhiều công cụ hỗ trợ Procurement hiệu quả và nhanh chóng như hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP). Nhờ đó, người bán tự động hóa quy trình mua hàng từ tạo yêu cầu mua hàng, quản lý đơn hàng đến theo dõi nhà cung cấp. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót do con người.

Hiểu rõ procurement là gì và áp dụng một quy trình bài bản chính là nền tảng giúp chủ shop kinh doanh hiệu quả hơn. Chúc người bán áp dụng thành công và phát triển cửa hàng của mình ngày càng lớn mạnh!

Bài viết liên quan: