Ủy nhiệm chi là gì? Tìm hiểu nội dung và cách ghi chuẩn

Ủy nhiệm chi là một trong những phương thức thanh toán an toàn, không dùng tiền mặt, có tính pháp lý cao và được ứng dụng rộng rãi trong các hoạt động kinh doanh. Hãy cùng tìm hiểu ủy nhiệm chi là gì và cách sử dụng trong bài viết sau đây để đảm bảo tính minh bạch cho dòng tiền nhé. 

1. Giấy ủy nhiệm chi là gì?

Khoản 3 Điều 3 Thông tư 46/2014/TT-NHNN quy định, ủy nhiệm chi (hay lệnh chi) là phương thức thanh toán không dùng tiền mặt, bên trả tiền sẽ lập lệnh thanh toán theo mẫu của ngân hàng và yêu cầu ngân hàng trích một khoản tiền từ tài khoản thanh toán của mình để chuyển cho bên thụ hưởng. Đây là lệnh trích tiền hợp pháp, khách hàng tự chi tiền và ngân hàng chỉ đóng vai trò là đơn vị trung gian thực hiện lệnh.

2. Ủy nhiệm chi để làm gì?

Ủy nhiệm chi mang lại nhiều lợi ích, chủ yếu được dùng để thanh toán chi phí, chuyển khoản tiền, nộp thuế/lệ phí,... Chi tiết như sau: 

• Dùng để thanh toán các khoản nợ hàng hóa, dịch vụ giữa các đối tác kinh doanh với nhau một cách nhanh chóng và có chứng từ lưu trữ rõ ràng.
• Chuyển tiền giữa các tài khoản thanh toán khác nhau của cùng một khách hàng mở tại cùng một ngân hàng hoặc tại các hệ thống ngân hàng khác nhau.
• Hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện chi trả lương cho nhân viên định kỳ một cách đồng loạt, an toàn và tiết kiệm thời gian.
• Dùng để nộp thuế, lệ phí, các loại phí khác cho nhà nước.

3. Đặc điểm của ủy nhiệm chi

Ủy nhiệm chi là một chứng từ tài chính quan trọng nên nó có những quy định nghiêm ngặt về số liên, chữ ký và đóng dấu. Việc hiểu rõ các đặc điểm sẽ giúp bạn tránh được những sai sót không đáng có khi tiến hành giao dịch.

• Về số liên: Mỗi chứng từ lệnh chi thường được lập thành ít nhất 2 liên để các bên liên quan cùng lưu trữ và đối chiếu một cách minh bạch. Một liên sẽ do ngân hàng phục vụ người trả tiền giữ lại để xử lý, liên còn lại được đóng dấu và gửi trả lại cho khách hàng làm chứng từ hạch toán kế toán.
• Về chữ ký: Giấy ủy nhiệm chi bắt buộc phải có đầy đủ chữ ký của chủ tài khoản hoặc người được ủy quyền hợp pháp. Đồng thời, chữ ký của kế toán trưởng (nếu doanh nghiệp có bố trí chức danh này) cũng là yếu tố bắt buộc để chứng từ có giá trị thanh toán.
• Về đóng dấu: Với các tổ chức hoặc doanh nghiệp có sử dụng con dấu pháp nhân, chứng từ bắt buộc phải được đóng dấu đỏ rõ nét, không bị nhòe hay đóng chồng chéo lên chữ ký. Con dấu này phải trùng khớp hoàn toàn với mẫu dấu mà doanh nghiệp đã đăng ký tại ngân hàng nơi mở tài khoản.

4. Nội dung của giấy ủy nhiệm chi

Mỗi ngân hàng sẽ có mẫu giấy ủy nhiệm chi khác nhau, nhưng nhìn chung các thông tin bên trong lệnh chi đều tuân thủ quy định của ngân hàng nhà nước. Theo đó giấy ủy nhiệm chi cần có đầy đủ nội dung được quy định tại khoản 1 Điều 8 Thông tư 46/2014/TT-NHNN như sau: 

• Chữ lệnh chi/ủy nhiệm chi và số sê ri của chứng từ.
• Họ tên, địa chỉ, số tài khoản của người trả tiền và tên ngân hàng phục vụ người trả tiền.
• Họ tên, địa chỉ, số tài khoản của người thụ hưởng và tên ngân hàng phục vụ người thụ hưởng.
• Số tiền thanh toán được ghi chú rõ ràng, chính xác bằng cả số và bằng chữ.
• Nội dung thanh toán chi tiết (ví dụ: thanh toán tiền hàng, trả lương...).
• Ngày, tháng, năm lập chứng từ ủy nhiệm.
• Chữ ký của chủ tài khoản, kế toán trưởng và con dấu đỏ của đơn vị (nếu có).

5. Ưu - nhược điểm của giấy ủy nhiệm chi là gì?

Ủy nhiệm chi giúp giao dịch tài chính diễn ra an toàn, nhanh chóng và tiện lợi. Tuy nhiên người lập chứng từ cần chi trả phí dịch vụ và thời gian xử lý lệnh chi có thể chậm trễ nếu sai thông tin hoặc phải giao dịch tại quầy. 

5.1. Ưu điểm

• Giao dịch diễn ra an toàn, tính bảo mật cao do được thực hiện trực tiếp bởi hệ thống ngân hàng.
• Quá trình xử lý nhanh chóng, giúp người thụ hưởng nhận được tiền trong thời gian ngắn, thuận lợi cho việc kinh doanh.
• Quy trình thực hiện đơn giản, khách hàng có thể ủy thác hoàn toàn cho ngân hàng, giúp doanh nghiệp giảm bớt áp lực quản lý dòng tiền mặt.
• Là chứng từ hợp pháp để kế toán hạch toán, kiểm soát các khoản chi định kỳ.

5.2. Nhược điểm

• Người trả tiền phải trả một khoản phí dịch vụ thanh toán nhất định cho ngân hàng theo biểu phí hiện hành.
• Giao dịch có thể bị từ chối hoặc chậm trễ nếu số dư trong tài khoản trích nợ không đủ để thanh toán toàn bộ số tiền.
• Việc xử lý chứng từ giấy đôi khi cần khách hàng đến trực tiếp quầy giao dịch vào giờ hành chính, gây tốn nhiều thời gian. 

6. Hướng dẫn ghi và thanh toán ủy nhiệm chi

Để đảm bảo giao dịch được ngân hàng xét duyệt nhanh chóng và không bị trả lại, bạn cần điền thông tin chính xác và tuân thủ đúng quy trình. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết giúp bạn dễ dàng thực hiện thao tác lập và thanh toán ủy nhiệm chi.

6.1. Cách ghi giấy ủy nhiệm chi

Giấy ủy nhiệm chi gồm có 2 phần là phần dành cho doanh nghiệp và phần dành cho ngân hàng, cụ thể:

Phần dành cho doanh nghiệp ghi:

• Ngày, tháng, năm: Doanh nghiệp ghi rõ ngày giao dịch
• Đơn vị trả tiền: Ghi rõ tên doanh nghiệp thực hiện việc trả tiền
• Số tài khoản: Là số tài khoản của doanh nghiệp chuyển tiền
• Tên ngân hàng: Ghi tên ngân hàng thực hiện giao dịch
• Đơn vị thụ hưởng: Ghi tên cá nhân/doanh nghiệp được nhận tiền
• CCCD/Hộ chiếu: Ghi số CCCD/Hộ chiếu cùng với ngày cấp, nơi cấp
• Số tiền bằng số, số tiền bằng chữ: Ghi số tiền bằng số, bằng chữ tương ứng tính theo VNĐ. Đối với số tiền ghi bằng chữ cần viết hoa chữ cái đầu tiên và kết thúc bằng ký tự (./). VD: sáu mươi triệu đồng./
• Nội dung: Ghi nội dung thực hiện thanh toán
• Chủ tài khoản: Giám đốc/kế toán trưởng thực hiện ký tên và đóng dấu. Đóng thêm dấu chức danh giám đốc ở dưới

Phần dành cho ngân hàng ghi:

• Số bút toán: Ghi STT bút toán
• Loại tiền: VNĐ
• Tài khoản ghi nợ
• Tài khoản ghi có
• Kế toán ký và đóng dấu

6.2. Cách thanh toán ủy nhiệm chi

• Bước 1: Người trả tiền lập chứng từ, ký tên và đóng dấu đầy đủ theo đúng quy định rồi nộp trực tiếp tại quầy giao dịch ngân hàng hoặc tạo lệnh duyệt trên hệ thống ngân hàng điện tử (e-banking).
• Bước 2: Ngân hàng tiếp nhận hồ sơ, tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ, kiểm tra chữ ký, con dấu và số dư tài khoản của người trả tiền.
• Bước 3: Nếu hợp lệ, ngân hàng tiến hành trích tiền từ tài khoản người trả tiền và ghi có ngay vào tài khoản người thụ hưởng (nếu cùng ngân hàng) hoặc chuyển lệnh qua hệ thống thanh toán bù trừ (nếu khác ngân hàng).

7. Sự khác nhau giữa ủy nhiệm chi và chuyển khoản

Ủy nhiệm chi và chuyển khoản đều là các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt qua ngân hàng, nhưng khác nhau về bản chất chứng từ và đối tượng nhận tiền. Ủy nhiệm chi là văn bản do người trả tiền lập để ra lệnh cho ngân hàng trích tiền, còn chuyển khoản là thực hiện giao dịch ngay trên Internet Banking mà không cần lập văn bản chi tiền.

Dưới đây là bảng so sánh sự khác nhau giữa ủy nhiệm chi và chuyển khoản:

8. Làm sao để gửi nhận giấy ủy nhiệm chi nhanh chóng, an toàn?

Để luân chuyển các loại chứng từ quan trọng giữa công ty, ngân hàng và đối tác diễn ra thông suốt, bạn cần chọn một đơn vị vận chuyển uy tín. Hiện nay, dịch vụ vận chuyển chứng từ của Giao Hàng Nhanh (GHN) đang được nhiều doanh nghiệp tin chọn nhờ quy trình chuyên nghiệp, bảo mật, thời gian nhanh và cước phí hợp lý (Xem chi tiết tại Dịch vụ Giao Hàng Doanh Nghiệp). Sử dụng dịch vụ của GHN Express mang lại nhiều ưu điểm vượt trội như:

• GHN VN hỗ trợ giao nhận chứng từ 2 chiều an toàn, lấy chữ ký đầy đủ.
• Chứng từ được niêm phong an toàn bằng túi chuyên dụng và dán nhãn ưu tiên xử lý. 
• Giao nhanh trong 24 giờ (nội thành), 1 - 2 ngày (HN-SG) với giá cước chỉ từ 15.500 đồng/đơn giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa chi phí.
• Hệ thống theo dõi đơn hàng hiện đại, bạn có thể kiểm soát chặt chẽ lộ trình vận chuyển mọi lúc mọi nơi trên website và app GHN.
• Mạng lưới hơn 1000 bưu cục GHN giúp giao nhận chứng từ dễ dàng trên toàn quốc trong thời gian ngắn.

> Hãy đăng ký sử dụng dịch vụ của GHN ngay hôm nay để trải nghiệm giải pháp vận chuyển chứng từ chuyên nghiệp!

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã hiểu rõ giấy ủy nhiệm chi là gì, biết cách lập lệnh chi và sự khác nhau giữa ủy nhiệm chi và chuyển khoản. Khi sử dụng chứng từ này, bạn cần lưu ý điền các thông tin chính xác, quản lý chữ ký cũng như con dấu cẩn thận để mọi giao dịch diễn ra thuận lợi. Hãy áp dụng đúng các quy chuẩn của ngân hàng để quá trình thanh toán, vận hành dòng tiền luôn an toàn và minh bạch. 

Nguồn tham khảo:

1. Thư viện pháp luật. Ủy nhiệm chi là gì? Nội dung và cách ghi giấy ủy nhiệm chi. https://thuvienphapluat.vn/banan/tin-tuc/uy-nhiem-chi-la-gi-noi-dung-va-cach-ghi-giay-uy-nhiem-chi-10210 (truy cập 06 05 2026)
2. Luật Việt Nam. Ủy nhiệm chi là gì? Sự khác nhau giữa ủy nhiệm chi và chuyển khoản. https://luatvietnam.vn/linh-vuc-khac/uy-nhiem-chi-la-gi-883-93496-article.html (truy cập 06 05 2026)