Hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh từ 2025 và 6 điều cần biết

Từ năm 2025, việc sử dụng hóa đơn điện tử trở thành quy định bắt buộc đối với nhiều hộ kinh doanh. Nắm bắt các thay đổi quan trọng về hóa đơn điện tử theo quy định mới nhất sẽ giúp shop có sự chuẩn bị tốt nhất. Bài viết này sẽ tổng hợp 6 điều cần biết về hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh từ năm 2025. Đừng chần chừ, hãy cùng khám phá ngay!

1. Hóa đơn điện tử được áp dụng từ 01/06/2025 là gì?

Hóa đơn điện tử (hay hóa đơn điện tử có mã) là loại hóa đơn sau khi lập sẽ được gửi đến cơ quan thuế để cấp mã xác thực trước khi gửi cho người mua. Mã của cơ quan thuế là dãy ký hiệu giúp xác nhận hóa đơn hợp pháp, được lưu trữ và quản lý tập trung trong hệ thống của ngành thuế.

So với hóa đơn điện tử không có mã (do người bán tự phát hành), hóa đơn có mã được cơ quan thuế kiểm tra và xác thực từ ban đầu. Điều này không chỉ giúp tăng cường tính minh bạch trong mua bán mà còn hạn chế tối đa các rủi ro gian lận về thuế. Qua đó mang lại sự an tâm cho cả người bán và người mua.

Hóa đơn điện tử có mã giúp tăng tính minh bạch và độ tin cậy cho giao dịch, đồng thời hạn chế rủi ro gian lận.

2. Hộ kinh doanh nào cần áp dụng hóa đơn điện tử từ 01/06/2025?

Theo Điều 8 Thông tư số 32/2025/TT-BTC của Bộ Tài chính, các hộ kinh doanh dưới đây cần áp dụng hóa đơn điện tử có mã từ ngày ngày 01/06/2025:

2.1 Hộ kinh doanh có doanh thu hàng năm từ 1 tỷ đồng trở lên

Hộ kinh doanh có mức doanh thu hàng năm từ 1 tỷ đồng trở lên sẽ thuộc đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế. Quy định này có hiệu lực từ ngày 01/06/2025, nhằm mục đích tăng cường quản lý thuế và minh bạch hóa các giao dịch mua bán.

2.2 Hộ kinh doanh có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ

Các hộ kinh doanh có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng như các siêu thị, trung tâm thương mại, cửa hàng bán lẻ (trừ ô tô, mô tô, xe máy và xe có động cơ khác), nhà hàng, khách sạn, dịch vụ ăn uống, vận tải hành khách và các dịch vụ phục vụ cá nhân khác theo hệ thống ngành kinh tế Việt Nam cũng phải sử dụng hóa đơn điện tử. Điều này giúp cơ quan thuế dễ dàng quản lý doanh thu phát sinh từng ngày và hạn chế gian lận.

2.3 Có quy mô về doanh thu, lao động tương ứng với doanh nghiệp siêu nhỏ

Hộ kinh doanh có doanh thu, lao động đáp ứng từ mức cao nhất về tiêu chí của doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa. Ngoài ra, hộ kinh doanh thực hiện chế độ kế toán hay nộp thuế theo phương pháp kê khai cũng phải sử dụng hóa đơn điện tử. 

3. Hướng dẫn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền cho hộ kinh doanh

Để giúp bạn có sự chuẩn bị tốt nhất khi quy định được áp dụng, dưới đây là hướng dẫn chi tiết về quy trình đăng ký hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

Bước 1: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Dưới đây là hướng dẫn cách đăng ký cũng như chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế chi tiết:

- Trường hợp 1: Nếu đây là lần đầu bạn sử dụng hóa đơn điện tử và thuộc đối tượng bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, quy trình đăng ký sẽ được thực hiện thông qua đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử mà bạn lựa chọn. Các đơn vị này sẽ hỗ trợ bạn hoàn tất các thủ tục cần thiết để đăng ký hóa đơn điện tử có mã.

- Trường hợp 2: Trường hợp đã đăng ký hóa đơn điện tử thành công nhưng muốn chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, bạn cần thực hiện thay đổi thông tin đăng ký thông qua:

• Đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử mà bạn đang sử dụng.
• Trang web chính thức của Tổng cục Thuế.

Giao diện trang web chính thức của Tổng cục Thuế hỗ trợ đăng ký hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền cho hộ kinh doanh. 

Bước 2: Đảm bảo đầy đủ nội dung của hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

Để hóa đơn điện tử từ máy tính tiền hợp lệ, bạn cần đảm bảo hóa đơn chứa đầy đủ các nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đã được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Việc này sẽ giúp hóa đơn điện tử của bạn được cơ quan thuế chấp nhận và có giá trị pháp lý.

Bước 3: Gửi thông báo phát hành hóa đơn điện tử đến cơ quan Thuế

Sau khi hoàn tất quy trình đăng ký và điền đầy đủ, chính xác các thông tin vào mẫu hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, bạn gửi thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế. Đây là thủ tục bắt buộc để hồ sơ của bạn được tiếp nhận và xử lý.

Bước 4: Cục Thuế gửi thông báo điện tử về việc tiếp nhận đăng ký hóa đơn điện tử

Cổng thông tin điện tử của Cục thuế sẽ gửi một thông báo điện tử đến địa chỉ (email) mà bạn đã đăng ký trước đó. Thông báo này được thực hiện theo Mẫu số 01/TB-TNĐT Phụ lục IB của Nghị định 70/2025/NĐ-CP, nhằm xác nhận việc tiếp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của bạn.

Bước 5: Cục Thuế gửi kết quả về việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Trong vòng 01 ngày làm việc (kể từ khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký), Cổng thông tin điện tử của Cục thuế sẽ tự động đối chiếu thông tin người đại diện theo pháp luật, đại diện hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, hoặc chủ doanh nghiệp tư nhân. Việc đối chiếu này được thực hiện dựa trên dữ liệu đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thuế với thông tin tại Hệ thống Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc Hệ thống Định danh và xác thực điện tử.

• Trường hợp thông tin không trùng khớp: Cổng thông tin điện tử của Cục thuế sẽ tự động gửi Thông báo không chấp nhận hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Đồng thời, thông báo này cũng sẽ chỉ rõ các thông tin không khớp để bạn kịp thời điều chỉnh cho chính xác.
• Trường hợp thông tin trùng khớp: Cổng thông tin điện tử của Cục thuế sẽ tự động gửi yêu cầu xác nhận đến bạn thông qua địa chỉ thư điện tử hoặc số điện thoại đã đăng ký trên hồ sơ.

Lưu ý:

• Khi nhận được yêu cầu xác nhận thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Cục thuế (trong trường hợp thông tin đăng ký khớp đúng), bạn cần trả lời xác nhận ngay trong ngày hoặc chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo.
• Nếu bạn không xác nhận kịp thời hoặc việc xác nhận không thành công, Cổng thông tin điện tử của Cục thuế sẽ tự động gửi thông báo không chấp nhận hồ sơ đăng ký cho bạn ngay trong ngày hoặc chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo.
• Kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, bạn phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử phát hành theo các quy định trước đây và tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có).

Khi nhận thông báo từ Cổng thông tin điện tử của Cục thuế, bạn cần xác nhận trong ngày hoặc chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo.

4. Hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh cần có những nội dung nào?

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền cần có đầy đủ các thông tin sau để đảm bảo tính hợp lệ:

• Tên, địa chỉ và mã số thuế người bán.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế/số định danh cá nhân/số điện thoại của người mua theo quy định (nếu người mua yêu cầu).
• Tên hàng hóa/dịch vụ, đơn giá, số lượng và giá thanh toán. Trường hợp chủ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khấu trừ phải ghi rõ nội dung giá bán chưa thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán có thuế giá trị gia tăng.
• Thời điểm lập hóa đơn điện tử.
• Mã của cơ quan thế hoặc dữ liệu điện tử để người mua có thể truy xuất, kê khai thông tin hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

5. Các nguyên tắc cần chú ý đối với hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền cần đảm bảo các nguyên tắc quan trọng sau:

• Có khả năng nhận biết được hóa đơn được in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
• Không bắt buộc phải có chữ ký số.
• Chi phí mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn, hoặc tra cứu thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền sẽ được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền cần đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc theo quy định của pháp luật.

6. Mức phạt đối với hộ kinh doanh không sử dụng hóa đơn điện tử là bao nhiêu?

Bạn cần đặc biệt lưu ý về các mức phạt nếu không tuân thủ quy định về hóa đơn điện tử, cụ thể:

• Không sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế có thể bị phạt tiền từ 10 đến 20 triệu đồng.
• Trường hợp có hóa đơn điện tử nhưng không có kết nối, chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan Thuế thì sẽ bị phạt tiền từ 4 đến 8 triệu đồng.

Trên đây là những thông tin hữu ích về hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh từ 2025. Việc chủ động tìm hiểu, chuẩn bị và tuân thủ đúng các quy định không chỉ giúp bạn tránh được những rủi ro pháp lý và mức phạt không đáng có, mà còn góp phần nâng cao hiệu quả quản lý, minh bạch hóa hoạt động kinh doanh. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào trong quá trình chuyển đổi, đừng ngần ngại liên hệ với cơ quan thuế hoặc các đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để được hỗ trợ kịp thời bạn nhé!