GHN đã xây dựng công cụ tính lương tự động như thế nào?

Có thể nói lương là một trong những vấn đề được quan tâm hàng đầu khi anh em quyết định làm việc ở công ty. Thấu hiểu vấn đề ấy, GHN luôn cố gắng cải thiện việc thanh toán lương cho anh em nhân viên một cách hiệu quả nhất, thông minh nhất, hiện đại nhất. Từ mong muốn đó, công cụ tính lương tự động đã được đội ngũ GHN bao gồm nhiều bộ phận: HRIS, Tech, C&B, Ops ‘thai nghén’ cho ra đời.

Để hiểu hơn về công cụ tính lương tự động cũng như những lợi ích của nó mang đến cho anh em Chiến binh, phóng viên GHN đã có cuộc phỏng vấn chị Võ Duy Đoan - Trưởng phòng Hệ thống Nhân sự, một trong những người góp phần tạo nên sự thành công của công cụ tính lương tự động GHN.

Vì sao GHN phải tự xây dựng công cụ tính lương tự động vậy chị?

Trong quá trình 7 năm từ khi GHN được thành lập đến nay, ban lãnh đạo GHN luôn trăn trở làm sao để có thể cải thiện việc thanh toán lương cho nhân viên một cách nhanh hơn và chính xác hơn nhưng vẫn tiết kiệm được nguồn nhân lực trong khâu tính toán lương.

Trước đây, một bộ phận lớn nhân sự của GHN phải dành một khoảng thời gian dài để tính toán lương, phục vụ cho 10,000 anh em hằng tháng. Trung bình phải mất đến 5 ngày làm việc của tập thể từ 7 đến 10 nhân viên để tính lương, sau đó, mất thêm 1 ngày rưỡi để gửi phiếu lương cho toàn thể nhân viên. Việc này lặp đi lặp lại trong một thời gian dài gây hao tốn thời gian, nhân lực. Việc sai sót về số liệu hoàn toàn có thể xảy ra khi tính lương bằng phương pháp truyền thống.

Từ chính những lý do ban đầu đó, đội ngũ GHN quyết tâm triển khai và đầu tư xây dựng một công cụ tính lương tự động riêng của công ty.

Mục đích to lớn của việc xây dựng tool tính lương là gì vậy chị?

Ngoài những lý do cơ bản trên, công cụ tính lương tự động của GHN hướng đến đối tượng chính là anh em Chiến binh GHN. Với những chức năng thông minh của công cụ mới này, anh em dễ dàng ước tính được mức lương mỗi ngày của mình. Điều này giúp anh em theo dõi được hiệu suất làm việc để có thể điều chỉnh phù hợp hơn với ý muốn và sức lao động của từng người.

Trong tương lai, công cụ tính lương tự động sẽ được cải thiện và nâng cấp hơn, việc kết nối với tất cả các ngân hàng sẽ dễ dàng, nhanh chóng; từ đó thúc đẩy nhanh quá trình thanh toán lương đồng nghĩa với việc anh em sẽ nhận lương sớm hơn.

Chị có thể chia sẻ quá trình xây dựng tool tính lương?

Việc thực hiện thành công công cụ tính lương tự động đòi hỏi sự đóng góp của nhiều nhân viên ở các phòng ban. Đầu tiên phải kể đến các anh em trong đội Công nghệ (Tech), các anh em phải tính toán tất cả các số liệu, thông tin đơn hàng để đưa ra được thông tin lương chính xác nhất. Phối hợp chặt chẽ với anh em đội Công nghệ chính là anh em phòng Nhân sự (HR), anh em đội tính lương phải ráp tất cả các số liệu lên hệ thống một cách chuẩn xác. Tiếp theo là sự kiểm tra kỹ lưỡng của các anh em của phòng Tiền lương và Phúc lợi (C&B), ngoài việc kiểm tra, anh em C&B phải so sánh nhiều lần kết quả từ hệ thống và kết quả làm bằng phương pháp truyền thống để đảm bảo không có sai sót xảy ra. Kế tiếp đội tính lương GHN của Vận hành sẽ rà soát thông tin, đối chiếu kết quả với C&B. Cuối cùng chính là đội Hệ thống thông tin nguồn lực (HRIS), người tập hợp tất cả các đội nêu trên và tổng hợp thông tin cuối cùng.

Sau thời gian 3 tháng và 4 kỳ kiểm tra, nhờ sự phối hợp ăn ý của tất cả các đội, cuối cùng công cụ tính lương tự động của GHN đã được xây dựng thành công. Vào kỳ lương tháng 9 vừa qua (5/9/2019), công cụ tính lương tự động này đã được chính thức đưa vào hoạt động.

Những lợi ích từ công cụ tính lương đã được kiểm nghiệm là gì vậy chị?

Thay vì mất đến 5 ngày làm việc để có thể hoàn thành thanh toán lương, thì hiện nay, với công cụ tính lương tự động, thời gian được rút ngắn lại chỉ còn 2 ngày. Hơn thế nữa, độ chính xác của lương được nâng cao vì tất cả các con số được tính bằng máy. Bây giờ, chỉ mất chưa đến 1 giờ đồng hồ, tất cả các phiếu lương sẽ được gửi đi một cách nhanh chóng.

Có thể nói, sự thành công trong việc xây dựng công cụ tính lương tự động mang đến những lợi ích vô cùng to lớn đối với toàn thể nhân viên GHN.

Chị có thể chia sẻ cách sử dụng công cụ tính lương tự động?

Nhân viên GHN cần kích hoạt ứng dụng Telegram để sử dụng công cụ tính lương. Nếu không kích hoạt, anh em không thể nhận được phiếu lương. Nếu anh em còn thắc mắc về công cụ tính lương tự động này, hãy kiểm tra xem mình đã hoàn thành các bước dưới đây chưa nhé!

Bước 1: Anh em kích hoạt Bot Telegram.

Bước 2: Anh em cung cấp thông tin số tài khoản ngân hàng cho phòng Nhân sự thật chính xác.

Lưu ý: Thông tin lương phải được bảo mật tuyệt đối.

Chị có những lời cảm ơn gửi đến những anh em đã cùng nhau xây dựng thành công công cụ tính lương tự động GHN không?

Công cụ tính lương tự động được xây dựng thành công là nhờ vào công sức cũng như tâm huyết của tất cả anh chị em của các đội Tech, HR, C&B, HRIS và đội tính lương GHN. Xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến tất cả các anh em đã cùng nhau tạo nên thành quả này, đưa GHN ngày một phát triển, hiện đại và tiên tiến hơn.

Hy vọng, với những thông tin bổ ích trên, anh em Chiến binh GHN sẽ hiểu hơn về công cụ tính lương mới của công ty, từ đó dễ dàng theo dõi mức lương của mình. Nếu anh em chưa kích hoạt Bot Telegram thì hãy nhanh tay kích hoạt ngay trong hôm nay nhé! Cách thức kích hoạt Bot Telegram anh em xem tại đây